Институт управления проектами PMI провел исследования, которые показывают, что до 56% бюджета может быть потрачено впустую из-за плохо налаженной коммуникации внутри команды. В среднем менеджер проекта тратит от 60% до 90% своего времени на общение с участниками и стейкхолдерами. Хочется ли тратить время и деньги неэффективно? Чтобы получить ощутимый эффект от каждого общения, важно использовать план управления коммуникациями проекта.
Что такое управление коммуникациями проекта и почему оно необходимо?
Коммуникация в рамках проектной работы — это процесс передачи информации между участниками проекта и заинтересованными лицами. Благодаря этому выполнять рабочие задачи становится легче.
Управление коммуникациями проекта (УКП) — это организация процесса взаимодействия членов команды. Руководитель осуществляет сбор и распределение информации между участниками проекта. Он находит, внедряет и использует различные инструменты для повышения эффективности коммуникации, а также составляет план УКП, по которому будут взаимодействовать все заинтересованные лица.
Ошибочное, но распространенное мнение, что коммуникации в проекте — это только сбор отчетов и постановка задач. Это минимум, которого в большинстве случаев бывает недостаточно. Эффективное взаимодействие членов команды как клей, который скрепляет разрозненные элементы проекта в одно целое.
Чтобы облегчить общение участников, следует заранее определить принципы, методы и регулярность собраний и других способов связи.
План управления коммуникациями проекта— это документ, в котором прописаны регламенты для взаимодействия, каналы связи и форматы передачи информации.
При небольшом количестве участников менеджер может удержать в памяти основные коммуникации. Но если в проекте так или иначе задействовано более 15 человек, то без продуманного плана УКП обойтись будет трудно.
Преимущества, которые дает использование плана управления коммуникациями проекта:
- Конкретные сроки. Приведем пример: если участники совещания заблаговременно знают о его времени, они точно успеют подготовить все необходимые сведения, презентации, а также так распределять свои рабочие задачи так, что к моменту встречи у них не будет срочных дел или звонков.
- Содержание коммуникации. Если участники совещания знают не только время, но и тему встречи, то они смогут подготовить список вопросов и все данные по проекту. Это значительно экономит время на самом совещании, а также после него: нет потребности собирать какую-то дополнительную информацию, повторно связываться с коллегами.
- Принятие решений. При планировании работы необходимо знать, когда и кем будут приняты ключевые решения по проекту. Например, чтобы запланировать на 10 число покупку материалов для строительства, нужно быть уверенным, что 5 числа будет утвержден список используемых производителей. Поэтому в плане УКП должны быть проставлены даты принимаемых решений, несмотря на то, что пока не собраны все нужные сведения. Также важно фиксировать ответственных за каждую задачу.
- Дисциплина. Наличие четкого плана дисциплинирует всех участников: от инвесторов до рядовых служащих. Все получают долю ответственности перед командой и наличие определенности.
- Экономия времени. Это преимущество вытекает из всех предыдущих пунктов. Повышается продуктивность взаимодействия, а значит, оно проходит в ускоренном темпе без частых заминок.
Какие используются методы управления коммуникациями в проекте
Способов коммуникации множество. Они зависят от количества участников взаимодействия, от степени важности и формата передаваемой информации. В одной компании может использоваться сразу несколько методов, особенно чувствуется различие форматов общения, когда часть сотрудников работает удаленно.
Чаще всего в компаниях встречаются такие методы коммуникации:
- стартовое обсуждение проекта: проводится в самом начале, присутствуют ответственные и заинтересованные лица, обсуждаются общие цели и этапы;
- презентация проекта: организуется для стейкхолдеров, представляется план и планируемые результаты, сроки;
- ежедневные собрания пятиминутки, они же планерки или стендапы. На них руководитель очерчивает план задач на день, а сотрудники в нескольких словах рассказывают о своих рабочих процессах;
- совещания: могут проводиться раз в неделю или месяц, включают в себя презентацию промежуточных результатов;
- совещания по каждому этапу проекта: ими можно открывать новую ступень деятельности или подводить итоги;
- ретроспективы: общение после завершения проекта, которое необходимо для выявления сильных и слабых сторон рабочего процесса.
Также следует отметить ежедневное общение в корпоративных мессенджерах, а также использование специализированных программ для ведения проекта, например, Аспро.Cloud. В CRM можно оставлять комментарии к проекту, а также завершать этапы работы, прикреплять отчеты и сопроводительную документацию. При желании эти взаимодействия тоже можно регламентировать.
В зависимости от коллектива формат любой коммуникации может быть очным или дистанционным. Кроме того, существуют смешанные совещания, на которых часть сотрудников присутствует очно, а часть — дистанционно.
Этапы управления коммуникациями
Все коммуникации по проекту проводятся циклично. Один цикл состоит из 4 этапов, представленных на диаграмме.
Когда цикл завершается, появляется новая информация, она запускает новый виток коммуникации. За каждым этапом должен следить менеджер, фиксировать изменения и результаты.
Планирование коммуникаций
Первый этап — подготовительный. Его основная задача — определить наиболее удобные и эффективные методы связи, а также регулярность и объем передаваемой информации. Результатом этапа планирования должен стать документ — согласованный с заинтересованными лицами план коммуникаций.
Обеспечение коммуникаций
Это сам процесс передачи информации. Менеджер распределяет потоки сведений по заранее оговоренным каналам связи. При этом ему необходимо фиксировать эту информацию, например, создавать отчеты или вести протоколы собраний. Часть коммуникаций он делегирует, поэтому сам не участвует непосредственно в распределении информации, но все же контролирует процесс, например, запрашивает отчет о проведенном совещании.
Отслеживание реакций
Задача мониторинга — определить, насколько эффективно и удобно для всех участников ведется коммуникация по утвержденному плану. Если есть слабые места, их нужно исправить. К примеру, кто-то из заинтересованных лиц не получает информацию в полном объеме или обратная связь занимает слишком долгое время. Чтобы убедиться в эффективности плана УКП или узнать о его недостатках, лучше всего просто напрямую спросить у участников проекта их мнение.
Адаптация
Если на предыдущем этапе были выявлены недочеты, нужно их исправить, внести корректировки в план. Наиболее часто меняют такие критерии:
- канал связи, например, вместо бумажной почты отправляют информацию по email или через мессенджер;
- регулярность собраний, она может меняться в обе стороны, так как слишком частые встречи иногда оказываются излишними;
- количество участников переговоров — иногда информацию уместнее доносить один на один.
Планирование управления коммуникациями проекта
Подходить к планированию УКП нужно на том этапе, когда уже есть общее видение проекта. До этого момента коммуникации будут хаотичны, но этого бывает достаточно для первичных обсуждений. Переходить к плану УКП нужно, когда:
- вы определились с объемом и временем работы;
- этапы проекта обозначены, есть базовый план их выполнения;
- уже разработан план управления проектом, где одним из пунктов является выбор коммуникаций;
- вы собрали всю информацию о стейкхолдерах;
- распределена ответственность по отделам и конкретным сотрудникам, собрана основная команда.
Планирование проекта — долгий и рутинный процесс. И многие уже на своем опыте убедились, что иногда планирование еще не завершено, а работа над проектом уже идет. В таком случае не оставляйте коммуникации без контроля и не дожидайтесь завершения планирования. Набросайте базовый план с оговоркой, что он будет дорабатываться.
Несколько важных моментов, о которых нужно помнить при составлении плана коммуникации:
- Общение нужно не только руководителям, но и рядовым служащим. Поэтому важно учесть их интересы и удобство. Например, при введении CRM-системы нужно подготовить небольшой гайд по тому, как с ней работать.
- Нужно учитывать специфику коллектива. Если изначально пунктуальность не являлась сильной стороной команды, а больше ценился творческий подход и некоторая свобода, то строгие временные рамки могут не прижиться.
- Избыток коммуникации только отнимает время. Формализм — это крайность, которая сжигает рабочее время, но не приносит эффективности. Поэтому не стоит вносить в план ежедневные совещания с отчетами и презентациями, если без них вполне можно обойтись.
- Информация бывает срочной и несрочной. Если разделять степень срочности, то можно использовать разные процессы управления коммуникациями проекта, что приведет к экономии времени.
- Смысл коммуникации не в том, чтобы отправить информацию, а в том, чтобы получатель ее принял и понял. Поэтому всегда нужно ориентироваться на слушателей и просить обратную связь.
- Необходимо учитывать разницу во времени и в менталитетах, если вы ведете международный проект.
Как составить план управления коммуникациями проекта: пример
Прежде чем сесть за план УКП, ответьте на вопросы:
- Кто заинтересован в получении информации? Заказчики, инвесторы, члены команды.
- Какая именно информация необходима каждому лицу или отделу? Промежуточные результаты, затраченные ресурсы, проектная документация.
- Кто обладает этой информацией и будет ее передавать? Руководители отделов маркетинга, производства, бухгалтерия.
- С какой регулярностью требуется передача? Ежедневно, раз в неделю, месяц, по завершении этапа.
- Какие каналы связи будут более эффективны? Личные встречи, мессенджеры, почта.
- В какой форме будет передана та или иная информация? Устно, в виде отчета, таблицы, диаграммы.
После этого можно выработать для компании адаптивный шаблон, в который будут подставляться те или иные данные, в зависимости от задачи коммуникации.
Приведем пример таблицы, которую можно подстроить под себя:
Вы можете иметь несколько планов УКП: на весь проект с базовыми коммуникациями, а также на конкретный период, например, на один этап или месяц. Эти планы могут корректироваться в ходе работы, но они должны задавать общий тон общения внутри компании, дисциплинировать сотрудников и организовывать их взаимодействие. Если сумели наладить коммуникацию, то львиная часть работы уже сделана. Как в часовом механизме, главная задача часовщика — подогнать все шестеренки, чтобы они работали слаженно, а каждая стрелка была на своем месте.