5 простых фишек Excel для бизнеса

Таблицы Excel помогут перевести громоздкие ручные задачи в режим удобной автоматики: так бизнес пойдет быстрее и легче.

В этой подборке рассказываем о пяти простых, но важных функциях таблиц.

Как установить денежный формат

Зачем нужно. Добавляет к числам обозначение валюты. Понадобится, чтобы понимать,
что операции в таблице ведутся с деньгами, а не с количеством товара или номерами заказов.
 И если расчеты компании ведутся не только в рублях.

Как использовать. Выделить нужную ячейку и настроить ее формат → меню «Формат» →
 «Числа» → «Валюта» → настроить нужный денежный формат.

Здесь можно выбрать один из форматов отображения рубля и, если потребуется, другой валюты

Как автоматически отформатировать ячейки по условиям

Зачем нужно. Условное форматирование помогает подсветить ячейки с нужными данными
и наглядно увидеть ее. Например, в таблице продаж выделить цветом ячейки с покупками
на сумму более 10 000 ₽.

Как использовать:

1. В меню «Формат» выбрать «Условное форматирование».

2. Указать диапазон, на который будет распространяться условное форматирование.
Например, ячейки C2:С.

3. Выбрать правило форматирования, например «больше или равно».
 И указать значение — 10 000.

4. Задать, как будут выделены значения, которые подходят под условие.
 Например, выбрать зеленую заливку ячейки.

5. Нажать «Готово».

Данные можно выделить цветом шрифта, заливкой, сделать шрифт жирным, курсивным, подчеркнутым или зачеркнутым

Как построить сводную таблицу

Зачем нужно. Помогает обобщать данные из таблицы, обрабатывать их и составлять отчеты
в удобном формате. Например, пригодится, чтобы определить закономерности продаж, оценить спрос на разные товары или услуги или посчитать выручку.

Как использовать:

1. Выделить мышкой диапазон для сводной таблицы. Например, ячейки A3:F300
 на листе «Продажи».

2. В меню «Вставка» выбрать пункт «Создать сводную таблицу».

3. В появившемся окне выбрать, создать сводную таблицу на том же листе или на новом.

4. В меню «Редактора сводной таблицы» добавить нужные поля в «Строки», «Столбцы»,
 «Значения» и «Фильтр».

Важно, чтобы исходные данные для сводной таблицы были расположены по столбцам. Каждый столбец должен иметь заголовок. В исходных данных не должно быть объединенных ячеек.

Как настроить выпадающие списки

Зачем нужно. Помогает создать в выбранной ячейке открывающийся список, из которого можно выбрать нужное значение. Например, чтобы выбирать из списка вид услуги или товара и тратить меньше времени на заполнение таблиц.

Как использовать:

1. Создать таблицу с пунктами выпадающего списка на отдельном листе.

2. Вернуться на лист с таблицей, где будут ячейки с выпадающим списком →
 выделить эти ячейки → «Данные» → «Настроить проверку данных».

3. В окне «Правила проверки данных» нажать «Добавить правило».

4. В строке «Критерии» выбрать пункт «Раскрывающийся список (из диапазона)» и в строке
 ниже указать диапазон, из которого таблица будет брать значение для этого списка.
 Например, 'Справочник'!A1:A3 — то есть значения из диапазона A1:A3 листа «Справочник»
 попадут в выпадающий список.

5. Нажать «Готово».

Удобно, что выпадающий список при необходимости можно дополнять

Как фильтровать данные

Зачем нужно. Помогает фильтровать данные для анализа. Например, можно отфильтровать значения в таблице так, чтобы было видно только тех клиентов, которые купили товар или услугу
 в определенную дату, или тех, кто купил на сумму больше 5000 ₽.

Как использовать. Выделить всю таблицу → «Данные» → «Создать фильтр».

Перед тем как применять фильтры, надо проверить, нет ли в выделенной области строк и столбцов, которые до этого объединили. Иначе фильтры не сработают с такими ячейками.

Еще больше фишек Excel — в бесплатном курсе от Школы Бизнеса «Excel для малого бизнеса». Вся теория курса построена на реальных примерах. Показываем только востребованные функции и приемы Excel и Google Sheets — 7 модулей до 15 минут, а в конце — тесты для самопроверки. Начать обучение можно прямо сейчас.