Если при работе с текстом вам приходится периодически использовать одни и те же фразы или какие-то стандартные фрагменты текста, то вы можете существенно сэкономить свое время, задействовав Автотекст. В этой статье расскажу о некоторых нюансах работы с этим инструментом.
Во-первых, что же такое Автотекст? Это произвольный фрагмент текста сохраненный в программе, который можно вставлять любое число раз в любые текстовые документы.
Предположим в вашем текстовом документе регулярно упоминается название организации, например, ООО «Центр повышения квалификации и профессиональной переподготовки кадров». Один раз пишем это наименование и форматируем его должным образом, например, сделав начертание полужирным.
Теперь добавим этот текстовый фрагмент в Автотекст. Для этого выделяем его (без символа абзаца ¶) и переходим на вкладку Вставка, где находим соответствующий инструмент и нажимаем Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.
Появится окно с параметрами данного экспресс-блока.
По сути нас будет интересовать лишь Имя. Укажем, например, «ЦПК», то есть своеобразное сокращение от «центр повышения квалификации». Больше в этом окне ничего можно не менять, но если автотекстом будете пользоваться много, то, возможно, вам пригодятся Категории. С их помощью можно упорядочить текстовые фрагменты, чтобы быстро их находить в перечне.
Давайте создадим новую категорию «Организации» и добавим наш фрагмент в нее.
Ниже в этом окне указывается стандартный шаблон Normal.dotm, на основе которого создаются все новые документы. То есть данный экспресс-блок будет сохранен в стандартном шаблоне, а значит сохраняемый нами фрагмент текста будет доступен во всех новых документах, создаваемых на этом компьютере.
Также мы можем указать параметры, то есть определить, как будет вставляться блок Автотекста. Можем вставлять данный фрагмент в место, в котором находится текстовый курсор, либо вставлять его в новый абзац или на новую страницу.
Нажимаем ОК и опробуем Автотекст в документе. Устанавливаем текстовый курсор в нужное место документа и через вкладку Вставка раскрываем список экспресс-блоков автотекста (1-2, см. рис. ниже). Здесь видим вновь нами созданную категорию (3), в которой находится нужный фрагмент текста (4). Когда экспресс-блоков будет много, то ориентироваться можно будет по имени (5). Выбираем экспресс-блок и он вставляется в документ.
Работать с автотекстом таким образом неудобно, так как приходится проделывать множество лишних движений. Давайте рассмотрим альтернативный способ.
Введем название еще одной организации - «Центр дополнительного профессионального образования» (1, см. рис. ниже). Также как и раньше выделяем фрагмент текста и нажимаем сочетание клавиш Alt + F3. Появится уже знакомое окно, в котором указываем нужные параметры. Напомню, что самым важным здесь является Имя, которое используется для идентификации данного экспресс-блока. Укажем аббревиатуру - «цдп» и сохраним в той же категории, что и предыдущий экспресс-блок.
Теперь устанавливаем текстовый курсор в нужное место текста и вводим ранее указанное имя, нажимаем клавишу F3 и введенные символы будут заменены соответствующим блоком автотекста.
Можно выбрать положение экспресс-блока в документе. Через список экспресс-блоков на вкладке Вставка находим нужный и вызываем контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на нем.
Из меню выбираем нужное расположение, например, можем поместить текст экспресс-блока в колонтитул и тогда он будет выводиться на каждой странице документа.
Ну а если потребуется отредактировать параметры экспресс-блока, то делается это также через контекстное меню - пункт Изменить свойства.
Для более глобального управления экспресс-блоками обратимся к Организатору - пункт меню Упорядочить и удалить.
С его помощью можно удалять или редактировать все ранее созданные экспресс-блоки. Здесь главное обращать внимание на коллекцию, чтобы не удалить что-то лишнее, ведь Автотекст - это лишь один вид из нескольких существующих в Word экспресс-блоков.
Больше информации по работе в Microsoft Word в моей бесплатной книге, которую можно скачать, нажав на эту ссылку.
Ссылки на мои ресурсы по Word и Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм