По мере развития бизнеса и расширения клиентской базы топ-менеджмент компании может задуматься о создании отдела по работе с дебиторской задолженностью внутри финансовой службы предприятия. Рассказываем, что нужно учитывать при принятии решения о создании такого подразделения .
Когда возникает потребность в специальной структуре по работе с дебиторской задолженностью
Вопрос о необходимости создания структурного подразделения по работе с дебиторской задолженностью внутри финансовой службы компании может назревать по причинам, которые так или иначе связаны с развитием бизнеса. В их число входят:
- запуск новых филиалов и подразделений;
- развитие новых направлений деятельности;
- запуск новых продуктов на рынке;
- поглощение другого предприятия;
- расширение клиентской базы;
- увеличение объема отгрузок и др.
В перечисленных выше случаях наличие структуры по работе с "дебиторкой" может заметно оптимизировать работу финансовой службы компании. Однако принимать решение о его создании следует только после взвешивания всех за и против
Этапы принятия решения о создании нового подразделения
Этап №1: Оценка текущей ситуации
Прежде всего важно детально оценить текущую ситуацию: проанализировать действующую структуру финансовой службы и список ее регулярных задач, а также составить перечень новых задач по взаимодействию с дебиторами и разобраться в причинах их возникновения.
Этап №2: Поиск решений, которые позволят обойтись без создания новой структуры
Далее следует оценить имеющиеся ресурсы и проанализировать, может ли компания в текущей ситуации обойтись без нового отдела. Иногда этого можно добиться за счет перераспределения обязанностей между существующими отделами и службами. Обратите внимание, чтобы сотрудники, на которых планируется возложить новые обязанности по работе с дебиторами:
- обладали соответствующим профилем и компетенциями (например, перекладывать юридические аспекты работы с должниками на бухгалтеров явно не стоит);
- не были перегружены текущими задачами (для этого соотношение их загрузки к свободному времени должно составлять примерно 80% к 20%).
Также оптимизировать значительную часть работы с дебиторами и снизить нагрузку на сотрудников можно с помощью современных IT-инструментов: они заметно упрощают ведение реестра должников и мониторинг динамики задолженности, определяют сумму резерва по сомнительным долгам и отслеживают его состояние, обеспечивают централизованное хранение и оперативный поиск документации по различным дебиторам и т.д.
Этап №3: Формирование плана
Если проведенный анализ покажет, что сил для эффективного выполнения возросшего объема задач по взаимодействию с дебиторами не хватает, нужно детально продумать план по созданию нового подразделения . В нем важно отразить следующие пункты:
- место нового подразделения в структуре финансовой службы;
- его функции;
- перечень конкретных задач, которые возьмут на себя сотрудники;
- штатное расписание ;
- фонд оплаты труда;
- KPI, которые будут поставлены.
Этап №4: Оценка целесообразности затрат на создание отдела
Составление подробного плана позволит рассчитать расходы на создание и функционирование нового отдела, и перед тем, как приступать к его формированию, важно оценить целесообразность этих трат. Чтобы сделать это, необходимо ответить на следующие вопросы: «Какую конкретную выгоду принесет компании новый отдел?» и «Какие риски/убытки/проблемы ждут компанию, если этот отдел не создавать?».
В случае, когда у компании есть потребность в отделе по работе с должниками, но его содержание кажется чрезмерно накладным, альтернативой может стать передача управления дебиторской задолженностью на аутсорсинг –это оказывается и выгоднее, и эффективнее.
Такими услуги удаленного подразделения по работе с дебиторской задолженностью предлагает компания ЭОС. Глубокая экспертиза, большой штат опытных сотрудников, передовые технологические инструменты, а также доступ к широкому перечню различных баз данных – залог успеха компании и помощи своим клиентам.