Разбираем этические проблемы трекинга и предлагаем шаги, которые помогут их избежать.
Трекинг — это процесс наблюдения и регистрации действий сотрудника, которые он выполняет в рабочее время. Инструменты контроля полезны для компаний, которые ведут проекты с большим пулом задач и нанимают сотрудников из других городов, однако не все работники готовы мириться со «слежкой». Некоторые считают, что специализированное ПО не оставит личного пространства, поэтому задача руководителя — объяснить выгоду для обеих сторон и сделать процессы прозрачными.
В новой статье — задачи тайм-трекера, этические проблемы при его внедрении, а также рекомендации по эффективному учету производительности.
Задачи тайм-трекера
Каждый руководитель выбирает собственный вариант трекинга: движение мышки, использование клавиатуры, запуск сеанса или посещение сторонних ресурсов. Основная цель — проконтролировать присутствие сотрудника, но это не единственное, чем полезен тайм-трекер.
- Повысить производительность. Учет рабочего времени позволяет собрать данные по каждой задаче и выяснить, какие из них выполняются быстро, а какие вызывают трудности. Такие отчеты помогают скорректировать индивидуальную нагрузку и распределить задачи между сотрудниками схожего профиля.
- Оценить вовлеченность. Другая сторона эффективности — «кража» времени, когда работник отвлекается на решение личных вопросов. Трекер распознает переход к социальным сетям и развлекательным площадкам, а также подает сигнал, если сотрудник злоупотребляет их использованием.
- Сократить микроменеджмент. 68% сотрудников испытывают трудности с концентрацией на важных задачах в течение рабочего дня. Дело в том, что учет таблиц, проверка почты и совещания занимают слишком много времени. Тайм-трекер помогает выявить и исключить лишнее из расписания.
- Рассчитать зарплату. Хотя трекинг не связан с начислением заработной платы напрямую, регистрация начала и конца рабочего дня полезна для бухгалтерии. Если сотрудник систематически опаздывает и задерживает выполнение задач, стоит задуматься о мере наказания.
И наоборот, сигнал о большом количестве переработок говорит о высокой нагрузке и необходимости реформ — отдел кадров расширит штат, чтобы снизить давление на сотрудника.
- Облегчить управление. Когда роли и обязанности собраны в одном сервисе, руководитель может оценить затраты ресурсов на каждом этапе проекта. Прозрачность процессов позволяет устанавливать реалистичные сроки, сокращать отставание и не допускать переработок.
Этические проблемы трекинга
Тайм-трекер — ценный инструмент не только для боссов и менеджеров, однако не все команды готовы согласиться на его внедрение. Сотрудникам может казаться, что программа вторгнется в личную жизнь: будет собирать конфиденциальные данные и фиксировать переписки.
Когда руководство доверяет ручное управление трекером, возникает человеческий фактор. Работа в режиме многозадачности и банальная забывчивость становятся причинами неточной фиксации времени. Сотрудник получит несправедливый выговор за «опоздание или задержку сроков».
Специализированное ПО не учитывает ручной функционал сотрудников — речь о тех, кто работает с персоналом или занимается креативом. Выезд в помещение для конференции, создание раскадровки на бумаге и онбординг новичка не регистрируются системой, поэтому самостоятельный отчет будет полезнее.
Итог: команда чувствует недоверие со стороны руководства и раздражена фиксацией каждого шага, а некоторые члены выгорают из-за разрыва между своими и чужими результатами. В таком случае недостаток мотивации может привести к текучке кадров.
Как подготовить сотрудников
Этичный учет рабочего времени заключается не только в поиске правильных инструментов, но в создании культуры доверия и уважения.
- Получите согласие. В первую очередь убедитесь, что коллеги видят цель и готовы к изменениям. Объясните важность трекинга для управления проектами, распределения задач и даже подсчета заработной платы.
- Обучите работе с ПО. Выделите время на адаптацию к новой системе и регулярно делитесь фишками ее обновлений. Если есть возможность, запустите пилотную версию и соберите отзывы сотрудников.
- Убедите в конфиденциальности. Покажите, что уважаете частную жизнь своей команды и установите ограничения на сбор информации. Работникам комфортнее, когда платформа не использует веб-мониторинг или делает скриншоты.
- Оставьте место автономии. Помните, что коллеги — не роботы. Они отходят за кофе или отвлекаются на обсуждение выходных, и это не повод для штрафа. Трекинг обеспечивает эффективность, но не создает идеальную автоматизацию.
- Будьте объективны. Если вклад сотрудника сложно оценить количеством кликов, есть риск сделать ошибку в оценке производительности. Учитывайте нюансы работы каждого и контекст, например, устраивая короткие еженедельные планерки.
Нужен ли вам тайм-трекер
IT-команды с гибким графиком работы часто используют трекеры, но внедрение специального ПО полезно не только им. Некоммерческие организации фиксируют производительность и результаты, чтобы мотивировать дальнейшее финансирование государства. Работники сферы услуг отслеживают время, уделенное клиентам, а строительные фирмы — оплачиваемые часы подрядчиков с разными условиями занятости.
Трекинг — не просто регистрация рабочего времени сотрудников; это ключевой фактор в анализе производительности, составлении бюджета, разработке стратегии и выставлении счетов. Даже в небольшом офисе с ручной системой учета времени могут обнаружить, что цифровой контроль способен решить тот или иной вопрос. В конечном счете, наиболее эффективная система зависит от функционала сотрудников, уровня их технических знаний и операционных целей компании.
Конечная цель
Независимо от того, используете ли вы громоздкие ручные таблицы или автоматизированный сервис, конечная цель одна — собрать точные данные о затраченном времени. Они становятся основой для грамотного управления проектами, справедливой компенсации труда и прозрачности внутри коллектива.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.