К сожалению, нередко встречаю руководителей, искренне верующих в существование чудо-работников, которые всё сделают сами, не обременяя руководителя. Если и вы так думаете, то читать дальше нет необходимости. Этот пост о правильном контроле, который идёт только на пользу: бизнесу, компании и вам, как руководителю.
Рассмотрим несколько базовых проблем, с которыми сталкиваются собственники и руководители компаний. Но сначала давайте определимся с терминами.
Контроль – это неотъемлемая часть классического цикла управления.
Теоретики менеджмента описали цикл управления ещё в прошлом веке. Этот цикл применим и для управления проектами, и для управления бизнес-процессами.
- Постановка цели – Что нужно сделать?
- Планирование работы– В какие сроки это нужно сделать?
- Организация работы – Какие ресурсы и технологии необходимы?
- Координация – Как будут взаимодействовать участники проекта?
- Контроль – Как отслеживать прогресс и предотвращать риски?
- Мотивация – Как поддерживать команду?
К сожалению, многие современные руководители отдают предпочтение модным управленческим «фичам», которые бесполезны без твёрдой основы, именуемой регулярным менеджментом.
Плохой контроль – это проверка, как в итоге получилось. Выглядит схема плохого контроля так:
- Обнаружили проблему.
- Назначили виноватого.
- Наказали.
- Решили проблему? Нет!
- Проблема может повториться? Да!
При таком «контроле» полученный результат, как правило, не соответствует ожиданиям, да и исправить уже ничего нельзя. Такой контроль нам не нужен.
Почему проекты срываются, а руководители теряют деньги?
«Если сотрудника нужно контролировать, ему не место в компании!» — так думают многие руководители, пока не сталкиваются с провалами.
- Реальность: Без контроля проекты попадают в «точку невозврата» — момент, когда исправить ошибки уже невозможно.
- Последствия: Сорванные сроки, перерасход бюджета, потеря репутации и клиентов.
- Сигналы бедствия: «Всё пропало», «Мы не успели», «Что сказать клиенту?» — если вы слышите это, значит, контроль уже запоздал.
Контрольные точки — ваш страховой полис
Контроль — не слежка, а система раннего предупреждения. Вот как это работает:
- Шаг 1: Разбейте проект на этапы и определите критические точки.
- Шаг 2: Проверяйте прогресс до наступления точки невозврата.
- Шаг 3: Корректируйте курс, пока ещё есть время.
Правило:
- Чем сложнее проект, тем чаще нужно отслеживать контрольные точки.
- Чем ниже квалификация сотрудников, тем больше контрольных точек.
- Чем значительнее последствия рисков, тем больше контрольных точек.
- Чем масштабнее, рискованнее и дороже проект, тем больше контрольных точек.
Пример. Компания специализируется на создании цифрового креативного контента. Проблема до внедрения дополнительных контрольных точек: сроки реализации проектов увеличивались в среднем на 25%, это происходило в 100% случаев и не устраивало заказчиков. Результат после внедрения дополнительных контрольных точек: 90% проектов завершаются в срок.
Предсказуемость вместо хаоса
Хороший контроль — это:
- Сохранённые нервы: Никаких неожиданных сюрпризов в конце проекта.
- Экономия ресурсов: Исправлять ошибки на ранних этапах дешевле.
- Рост доверия: Клиенты и команда ценят руководителей, которые держат руку на пульсе.
Как выглядит грамотный «хороший» контроль?
Качественный и результативный контроль начинается с анализа ситуации в первой контрольной точке. Приведу примерный алгоритм хорошего контроля:
- Провести анализ, как обстоят дела сейчас.
- Сравнить с эталонным или планируемым результатом.
- Есть отклонения? Нет! Информировать заинтересованные стороны.
- Есть отклонения? Да! Выяснить последствия отклонений.
- Ещё можно исправить? Да! Устранить отклонения и продолжить работу по плану.
- Ещё можно исправить? Нет! Принять меры для минимизации рисков. При необходимости откорректировать план.
- Собрать и систематизировать информацию по отклонениям.
- Причина отклонений случайная? Да! Внедрить мероприятия по раннему обнаружению случайных отклонений.
- Причина отклонений случайная? Нет! Найти корневую, системную причину и устранить. Изменить технологии, процессы, систему работы с персоналом.
- Начать цикл с начала.
Кажется длинным? Внедрите систему контроля за 3 шага
- Анализируйте: Сравнивайте текущий прогресс с планом.
- Корректируйте: Если есть отклонения — действуйте сразу.
- Учитесь: Фиксируйте ошибки, чтобы избежать их повторения.
Создайте единую базу знаний для фиксации всех отклонений — будь то обычный Excel или специализированный софт. Анализируйте эти данные раз в месяц, выявляйте повторяющиеся ошибки и внедряйте чек-листы или автоматизированные проверки, чтобы исключить их в будущем. Это сэкономит время, снизит риски и превратит проблемы в уроки для команды.
Система контроля показывает результаты не только в управлении проектами, но и при управлении текущей деятельностью.
Пример. В торговой компании удалось довести показатель «эффективность работы клиентской базы» с 35% до целевого результата 55%.
Вывод:
- Плохо: Проверять выполнение планов менеджерами по продажам только в конце месяца.
- Хорошо: Контролировать промежуточные результаты и принимать меры при первых признаках отставания.
Контроль — не бюрократия, а инструмент для достижения целей бизнеса. Начните использовать его правильно, и ваши проекты будут завершаться в срок, "в бюджете" и с нужным качеством.
Вопрос к вам: Какие методы контроля уже работают в вашей команде? Поделитесь опытом!