Как юрист, который достаточно давно сопровождает транспортные компании, я сталкиваюсь с большим массивом транспортных документов. В этой статье я хочу сделать для вас небольшой краткий обзор каждого из документов, которые встречаются в деятельности перевозчика.
Договор или договор-заявка
Очевидно, что цель этого документа — установить обязательства сторон. Один должен отвезти, другой должен оплатить. Это все прекрасно понимают, независимо от того, начинающий Вы перевозчик или нет. Другое дело, что транспортная компания, как правило, должна выстроить для себя минимум две системы договоров.
Это большой договор, который используется для крупных перевозок, дорогих или для транспортного обслуживания, и договор-заявка, который используется для разовых перевозок, небольших по объему и недорогих. Чем отличается договор от договор-заявки? Договор — это достаточно большой документ, состоящий из 5, 6, 7 или может быть 10 страниц. В нем прописан большой пакет гарантий для перевозчика и некоторые гарантии для заказчика. Договор-заявка, в отличие от большого договора, — это маленький документ на одну-две странички, где прописываются гарантии для перевозчика, но не в том объеме, в котором они прописываются в обычном договоре.
Для чего это нужно? Для того, чтобы оперативно согласовать перевозку и не тратить время на согласование условий. Для заказчиков в таких перевозках важна мобильность и оперативность, и вы должны обеспечить эту мобильность. В то же время не следует использовать формы заявок и договоров из интернета, которые не проработаны и не имеют ничего общего с функционированием рынка перевозок. Поэтому договор и договор-заявка должны быть вашими.
Путевой лист
Путевой лист оформляется в том случае, когда вы везете какой-то груз. Формально, если у вас транспортное средство идет пустое, вы не обязаны оформлять путевой лист. Это достаточно спорная позиция. Я, как юрист, рекомендую вам оформлять путевой лист даже в том случае, если вы едете пустым.
Путевой лист – это документ, который оформляется перед рейсом на каждого водителя отдельно. Если у вас два водителя, рекомендую оформить два листа. В путевом листе указываются отметки механика, который осмотрел транспортное средство, и медика, который осмотрел водителя. Они поставили отметку об этом в путевом листе. Когда водителя останавливает сотрудник ГИБДД, он проверяет путевой лист и все ли в порядке с водителем. Эмитентом путевого листа выступает перевозчик, то есть не водитель оформляет сам путевой лист, а именно перевозчик.
В путевом листе фиксируются данные о горюче-смазочных материалах, то есть бензин, солярка и так далее. Если не зафиксировать данные о ГСМ в путевом листе, у вашего бухгалтера могут возникнуть сложности со списанием расходов на эти ГСМ. Вы не сможете уменьшить свою налоговую базу на эти расходы и, соответственно, заплатите больше налога.
Путевой лист – это достаточно базовый документ, с которым знакомы все перевозчики. Но лишний раз упомянуть про его значение и значимость все-таки стоит.
Транспортная накладная
Ключевой документ для перевозок. Это документ, который подписывается перевозчиком, грузоотправителем и грузополучателем. Он фиксирует, что вы как перевозчик приняли такой-то груз к перевозке от такого-то лица в такое-то время и на такую-то дату. И в такое-то время, в такую-то дату вы, как перевозчик, передали груз такому лицу. Поэтому подписывают его минимум три лица.
Именно подписанная транспортная накладная с отметкой грузополучателя, как правило, является основанием для оплаты ваших услуг как перевозчика. Разумеется, после того, как вы перевозку завершили, у вас должно остаться как минимум два экземпляра транспортной накладной. Один вы направите своему заказчику в оригинале, другой вы направите себе в бухгалтерию. Он у вас должен оставаться для того, чтобы при необходимости отчитаться перед налоговой. Могут быть ситуации, когда их составляется больше или меньше, но, как правило, после завершения перевозки один экземпляр точно у вас должен остаться. Без транспортных накладных вы ни в коем случае не должны уехать от грузополучателя. По-хорошему забирайте именно два, потому что один из этих экземпляров вы направите своему плательщику. Грузополучателем, фактически, может выступать лицо, не уполномоченное на получение именно финансовых документов от вас как перевозчика. Поэтому оставлять ему транспортную накладную, которая предназначена для заказчика, может быть не очень целесообразно.
Помимо этого - в транспортной накладной могут фиксироваться различные особые отметки. Например, если вы при погрузке обнаружили, что груз с нарушением габаритов, с нарушением веса или с нарушением упаковки, или по прибытии транспортного средства на склад вы увидели, что какой-то груз поврежден, нужно ставить отметки в транспортной накладной и заставлять грузополучателя/грузоотправителя также там расписаться. Эти вещи потом будут иметь определенное значение, если у вас с заказчиками возникают какие-то споры.
Товарная накладная
Не путать с транспортной накладной. Товарная накладная — это документ, который составляется между грузоотправителем и грузополучателем. Вы в товарной накладной не подписываетесь, вы его не трогайте. Вы можете его взять как сопроводительный документ и потом передать грузополучателю. Но вы там нигде свои подписи не ставите, потому что этот документ ваших юридических отношений с заказчиком не касается, запомните.
Товарно-транспортная накладная
Это гибрид транспортной накладной и товарной накладной. Как правило, этот документ достаточно часто оформляется. Этот документ состоит из двух частей: товарного раздела и транспортного раздела. В отличие от товарной накладной, здесь вы все-таки ставите свою подпись в товарном разделе. Вы также ставите подписи в транспортном разделе, который фактически соответствует транспортной накладной.
Универсальный передаточный документ, счет-фактура, акт
УПД между грузоотправителем и грузополучателем, как и товарная накладная, к вам не относится, то есть он идет как сопроводительная документация. Вы там нигде не подписываетесь, потому что это именно документ об отмене товарами между грузоотправителем и грузополучателем, фактически нужный, как правило, для НДС.
А вот УПД, который для вас важен, это УПД между вами и заказчиком. УПД — это документ, который выступает либо в роли акта об оказанных услугах, то есть документа, на основании которого вам заказчик платит, помимо транспортно-накладной. Дополнительно УПД может выступать еще и как счет-фактура, то есть он одновременно может иметь две функции.
Счет-фактура или УПД с признаком счета-фактуры — это документ, который необходим для работы с НДС. Именно на основании счета-фактуры вы будете платить НДС, а ваш заказчик будет принимать НДС к возмещению из бюджета. Это супер важный документ, который обязательно нужно оформлять на ОСНО.
Я рекомендую работать с такими документами, как счет-фактура или УПД с признаком счета-фактуры именно при помощи электронного документооборота, потому что это сегодня гораздо более надежно и правильно. Со счетами-фактурами и УПД с признаком счета-фактуры вы не можете обмениваться по электронной почте, забудьте. Либо ЭДО, либо бумажный вариант.
Если вы не работаете с НДС, например, работаете на УСН 6%, то вам счет-фактура в общем-то не нужна, вы можете ее не оформлять. Но УПД как акт об оказанных услугах вы потенциально со своим контрагентом оформлять вполне можете. В разделе, который будет размещен в УПД, будет прописано, какую услугу вы оказали своему заказчику, за что он платит деньги. Этот документ нужен как вам, так и заказчику, потому что заказчику перед ФНС необходимо обосновать, за что он заплатил деньги. Именно УПД здесь будет являться таким юридическим основанием для налоговой. Да, есть еще транспортная накладная, которая подтвердит взаимоотношения между вами и факт доставки груза, но с точки зрения налогов - приоритет имеет, конечно, УПД.
Если УПД не оформляется, а Вы не платите НДС, то в качестве альтернативы можно использовать акт об оказанных услугах. Про акты об оказанных услугах рассказывал в отдельном ролике на YouTube-канале.
Доверенность
Доверенность у вас должна быть оформлена на водителя, и эта доверенность должна содержать полномочия по управлению транспортным средством, по приемке груза у абстрактного числа грузоотправителей и по отгрузке груза абстрактному числу грузополучателей.
Если у водителя не будет доверенности и он приедет на какой-нибудь бюрократизированный склад, то вам кладовщик скажет: "А где доверенность? Я тебе ничего отпускать не буду", и будет прав. А вы будете платить штраф своему заказчику за то, что вовремя не смогли доставить груз, и, конечно, плату за перевозку тоже не получите.
На YouTube-канале я также выкладывал ролик про доверенности. К ролику приложена форма именно доверенности для перевозчиков. Пользуйтесь!
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)