Сегодня поделюсь рутиной, которая помогает мне как руководителю контролировать и вести учет всех сделок и документов.
Структурирование документов
Уже много лет все мои документы по тендерам собираются по единой структуре.
В папке каждой компании есть есть папка с учредительными документами, приказами, решениями, выписками, отчетностью.
И отдельно есть папка с тендерами, в которой они разделены по годам. Внутри они пронумерованы, есть данные о процедуре и сроках.
🗂️ Внутри документы по этапам:
1. Документация
2. Заявка (характеристики и документы к заявке, запросы, если есть, протоколы)
3. Расчет (тут файл с расчет по сделке, сначала предварительный, потом итоговый)
4. Контракт или договор (там же гарантии, переписки, закрывающие документы)
5. Покупка товара (внутри договоры, счета, накладные, логистика, если поставщиков много, то у каждого своя папка)
6. ФАС (в случае жалоб)
📑 Так я могу найти любые документы за любой год по любой закупке.
Они все корректно названы и всегда в порядке.
Для сотрудников есть регламент, как должны храниться документы.
👩💻 Помимо этого вся работа по тендерам ведется в CRM. У нас Битрикс 24 - настроили для себя.
Все самые нужные данные там есть:
Активная ссылка на закупку
Ссылка на площадку
Начальная цена
Итоговая цена
Ответственный
Заказчик и его контракты
Поставщики и их контакты
Даты окончания подачи заявки
Даты аукциона
Дата заключения контракта
Комментарии на каждом этапе работы с тендером
Информация об оплате.
Там же ставятся и выполняются задачи сотрудников подать заявку, оформить гарантию, сделать закрывающие документы, оплатить счета.
Я вижу как они взаимодействуют между собой и рабочий процесс идет по плану.
Там же добавлена почта - из сделок видно, когда кому писали по какой сделке.
Там в сделках можно позвонить, звонок будет записан и расшифрован искусственным интеллектом.
❤️ Мне как руководителю удобно, что работа выполняется по регламенту и утвержденному бизнес-процессу.
Когда нет хаоса, можно уверенно развивать бизнес.
А как у вас выстроена работа?
Поделитесь своим порядком организации документов и рабочего процесса - классные идеи возьму на заметку!
А если хотите, чтобы я ваших сотрудников научила так работать - это легко!
В курсах у меня тоже всё структурировано и понятно!