В этой статье я дам вам несколько советов по использованию электронной подписи, проверке контрагентов и заключению договоров.
У каждого своя электронная подпись
Если вы юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то, наверное, неоднократно сталкивались с использованием ЭЦП, электронной подписи. Она используется для сдачи отчетности, для участия в торгах и так далее. Ошибка многих предпринимателей состоит в том, что электронная подпись, которая выдается, например, на генерального директора или на индивидуального предпринимателя, напрямую передается бухгалтеру. Эта электронная подпись позволяет подписывать документы и участвовать в операциях, в которых бухгалтер участвовать не должен. Поэтому гораздо правильнее в этом случае сделать на бухгалтера специальную электронную подпись, отдельную на него, как на физическое лицо, и сгенерировать электронную доверенность.
Электронная доверенность подписывается той самой электронной подписью индивидуального предпринимателя или юридического лица, которую бухгалтеру обычно передают. В этом случае флешка с электронной подписью сохраняется у нужного человека, либо у индивидуального предпринимателя, либо у генерального директора.
На своем YouTube-канале я рассказывал про МЧД (электронную доверенность) и отдельно - про порядок настройки электронной подписи.
На портале МЧД от ФНС мы можем сгенерировать доверенность только для заключения сделок или доверенность только для налоговых органов, например, для сдачи отчетности. Главное - запомнить следующее: не нужно свою электронную подпись индивидуального предпринимателя или юридического лица передавать постороннему лицу, тем более, эта электронная подпись может вам в любой момент потребоваться.
Проверка контрагента
Если вы заключаете договор с новым контрагентом, всегда обязательно проверяйте его на публичных ресурсах. Как это можно сделать?
Во-первых, откройте сайт kad.arbitr.ru, это официальный сайт правосудия в рамках арбитражных судов. Здесь вы можете указать ИНН или ОГРН вашего контрагента. Если вы его не знаете, укажите хотя бы его наименование и посмотрите те дела, в которых контрагент участвовал. Возможно, вы увидите, что этот контрагент кому-то не платит деньги в большинстве случаев или некачественно выполняет свои работы. Тексты судебных решений находятся в публичном доступе, и если вы вступаете в правоотношения с новым контрагентом, я рекомендую вам эту информацию промониторить.
Во-вторых, есть банк данных исполнительных производств. Вы можете ввести его в Яндексе и открыть первые попавшиеся ресурсы, это официальный сайт Федеральной службы судебных приставов. На этом ресурсе вы также можете ввести наименование юридического лица. При поиске вы можете обнаружить, на какие суммы и по каким причинам были возбуждены исполнительные производства. Это фактически дополнительный контроль за проигранными судами со стороны этого контрагента.
В-третьих, не лишним будет также открыть в Яндексе единый федеральный реестр сведений о банкротстве и ввести информацию о своем контрагенте. Это может быть физическое лицо или юридическое лицо. Если это индивидуальный предприниматель, то мы, конечно, выбираем физическое лицо. Если мы видим, что этот контрагент с конкретным ИНН или ОГРН банкротится на данный момент, то я не рекомендую вступать с ним в юридические правоотношения, потому что у него просто может не оказаться ресурсов, денег, кадров для того, чтобы свои обязательства перед вами исполнить.
Это лишь некоторые ресурсы, на которых можно проверять своего контрагента. Есть и другие, но даже если вы задействуете хотя бы эти, вы уже достаточно существенно можете минимизировать свои риски.
Своя форма договора
Если вы заключаете договоры со своими контрагентами на регулярной основе, разработайте собственную качественную форму договора, которая будет учитывать потребности вашего бизнеса и риски, которые вы, возможно, наработали с опытом. Не берите ни в коем случае формы договоров из Интернета или те, которые вам когда-либо попадались у контрагентов, потому что такой договор не будет учитывать конкретно ваши потребности.
Когда вы разрабатываете такую форму, я рекомендую привлекать юриста. Если вы разрабатываете такую форму, сделайте ее в формате рамочного договора, когда у вас договор разделен на две части. Первая часть - общая, где прописаны все основные условия взаимоотношений, актуальные для всех ваших контрагентов. Вторая часть договора должна содержать индивидуальные условия под конкретного клиента, которые вы заполняете для него. Вы указываете, например, стоимость, объем работ, сроки выполнения работ и другие индивидуальные условия (особые условия, о которых вы договорились).
Это не только упрощает работу ваших менеджеров, которые заполняют договоры, потому что им не нужно каждый раз лезть в договорную форму, что-то убирать, что-то добавлять. Это также позволяет вам в будущем достаточно быстро подписаться с вашим контрагентом на какие-то другие проекты и не согласовывать новую форму договора, потому что вам достаточно просто согласовать новые индивидуальные условия, новое приложение к договору и аналогичную таблицу. Кроме того, вы не упустите ничего коммерчески значимого в отношении вашего контрагента, потому что вся коммерчески значимая история будет вынесена в отдельное небольшое приложение, которое не вынуждает вас каждый раз перечитывать текст вашего общего договора.
Рамочный договор – это супер удобное изобретение, которым обязательно нужно пользоваться. В условиях этого рамочного договора должны быть прописаны все ваши основные риски и ваши основные опасения по поводу любого контрагента. Подробнее о рамочном договоре я также рассказывал в одном из роликов на YouTube.
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)