В какой-то момент ценность времени для каждого из нас возрастает и хочется успеть и поработать и отдохнуть и наполниться яркими эмиграциями.
В этой статье я собрала для вас
20 эффективных техник тайм-менеджмента. Они помогут вам жить так, чтобы ни минуты не тратить впустую.
Но не пугайтесь, все они вам не нужны. Выберете для себя одну или две, чтобы было легко ее внедрить уже сегодня.
1.Правило «1‑3‑5»
Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 помогает эффективно его распределить. Суть заключается в том, что за день стоит выполнить одну крупную задачу, три задачи средней сложности и пять незначительных. В итоге у вас будет девять дел — не больше и не меньше. Это правило способствует постепенной разгрузке и помогает успевать в срок.
2.«Правило трёх»
Для тех, кто не в ладит с цифрами или не считает себя многозадачным, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год» придумал «правило трех». Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.
Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность.
Я применила эту технику, но решила ее изменить для себя на «правило четырех»
3.Способ «10 минут»
Некоторые важные задачи нам свойственно откладывать на потом. Случалось с вами такое? В этом случае помогает сказать себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться. Этакий обман мозга.
4.Метод «Pomodoro»
Этот метод придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Он помогает сосредоточиться тем, кто легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.
Вот как «Pomodoro» работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекают, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.
5.Метод «90/30»
Этим методом пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.
Суть его заключается в следующем: вы сфокусировано работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам, снижая нагрузку и повышая радость.
Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут - это оптимальное время, в течение которого человек может сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для восстановления сил и энергии, что подтверждается научными исследованиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.
6.Метод «52/17»
Это облегченный вариант предыдущего способа. Он отличается тем, что вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод «52/17», если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.
7.«Поедание лягушек»
Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого утра сделайте одно такое дело - «съешьте лягушку». И потом вам будет легче. Поставите галочку в списке дел и обеспечите себе хорошее настроение на целый день.
8.Временные блоки
К сожалению, списком задач совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. Например: «Купить продукты» и «Закончить проект» занимают в перечне одну строчку, но несопоставимы по сложности и важности.
Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временные блоки»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие. Я, там же цветом обозначаю важность и цифрами приоритетность от 1-4.
9.Техника «GTD»
Эта техника продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
- Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
- Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
- Проводите ревизии - выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, удаляйте утратившие актуальность.
- Задачи, которые можно сделать за пару минут, делайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
10.Метод «ZTD»
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, предлагает свою систему в стиле дзен «Zen to Done». Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.
- Собирайте всю информацию в Inbox.
- Сразу, обрабатывайте все записи.
- Планируйте целевые задачи на каждый день и самые крупные - на неделю.
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
- Создавайте простые короткие списки дел.
- Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном «GTD».
- Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
- Занимайтесь тем, что для вас действительно интересно и важно.
11.Метод «Fresh or Fried»
Fresh or Fried - «Свежий или жареный». Этот подход создан блогером Стефани Ли. Согласно ему, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». И зная время своей пиковой продуктивности, успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот так это работает.
12.Способ «Канбан»
Этот способ придумали в Японии. Он помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс по этапам.
Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
13.Правило двух минут
Это правило неотъемлемая часть «GTD», но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут - сделайте её сразу. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле и затачивать энергию.
14.Метод «Zero Inbox»
Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам. И точно так же его можно применить к делам, документам, заметкам и прочим сведениям. Его суть в том, чтобы поддерживать ваш Inbox пустым.
В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча задач. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.
15.Метод «Айсберг»
Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию. Применяют его так: сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий - как вам удобно.
Раз в месяц просматриваете эту информацию и решаете, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно - выбрасывайте. Это позволяет создать собственную базу знаний.
16.Способ «Автофокус»
«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям.
Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем выберите приоритетные, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то - перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.
17.Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — мастер продуктивности, придумавший свой способ организации работы, базирующийся на двух правилах.
Первое — правило 80/20, или «Принцип Паретто», согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени.
Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Лучше вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% времени в течение дня, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
18.Метод «4D»
Автор этого метода - Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Этот метод может быть полезен людям, которые теряются при виде своего списка дел.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами задач. Вот они:
- Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
- Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
- Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо отказывать.
- Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но лучше установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
19.Способ «Хронометраж»
Эта техника помогает решить проблему учета времени, которое вы тратите на «ерунду». Ее создал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете записи и увидите, какое время можно провести иначе. Может, вам нужно меньше смотреть чужие рилсы, или реже отлучаться покурить, или ваш враг — переписки в мессенджерах.
20.Матрица Эйзенхауэра
Эта схема разработана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В этой матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределив ваши дела по разделам и сможете правильно расставить приоритеты и начать с самых срочных и важных.
Возможно у вас есть свои проверенные способы. Поделитесь ими в комментариях.