Управление проектами и правильная постановка задач — ключевые аспекты, которые влияют на эффективность работы команды. Однако многие руководители сталкиваются с проблемой: задачи поставлены, сроки определены, но проект срывается, сотрудники работают в авральном режиме, а результат далек от идеала.
В статье разберем: как правильно формулировать задачи, чтобы их понимали и выполняли, какие инструменты и методики помогут избежать срывов сроков и почему подбор команды — фундамент успешного проекта.
Почему проекты срываются: основные ошибки в постановке задач
Ошибка №1. Размытые формулировки. Когда задача не имеет четкой формулировки, это приводит к неэффективности и недовольству сотрудников. Чтобы избежать этого, используйте принцип SMART: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной по времени:
- S (Specific) — четкая формулировка цели;
- M (Measurable) — возможность измерить результат;
- A (Achievable) — реалистичность выполнения;
- R (Relevant) — соответствие стратегическим целям компании;
- T (Time-bound) — ограниченность по времени.
Например, такая задача некорректна: «Необходимо улучшить продажи»
SMART-версия: «Необходимо увеличить объем продаж на 15% за счет внедрения CRM до 1 октября».
2. Отсутствие приоритетов. Когда все задачи «горящие», сотрудники могут теряться и отдавать приоритет решению более простых, но менее важных задач. Хорошим решением будет внедрение системы приоритезации, например, можно использовать матрицу Эйзенхауэра.
Матрица помогает разделить задачи на четыре категории:
- Срочно и важно — задачи, которые нужно сделать немедленно;
- Важно, но не срочно — задачи, которые необходимо планировать;
- Срочно, но не важно — задачи, которые можно делегировать;
- Не срочно и не важно — задачи, которые можно исключить.
Принцип работает особенно эффективно в ежедневном планировании руководителя: он помогает сохранить фокус на стратегических целях.
3. Реальная оценка времени. Ошибки в оценке времени — частая причина срывов сроков выполнения задач. Для оценки времени выполнения задачи можно использовать метод PERT. Основная идея метода заключается в том, что для каждой задачи проекта можно дать три временные оценки: оптимистическую, пессимистическую и наиболее вероятную.
На основе этих оценок рассчитывается ожидаемая продолжительность задачи, что позволяет более точно планировать сроки выполнения проекта в целом.
Как правильно подобрать команду для нового проекта?
Успешные проекты — это результат работы не просто талантливых людей, а правильно сконфигурированных команд. Что важно учесть при подборе команды для нового проекта:
- Анализ потребностей проекта: важно определить необходимые профессиональные навыки и компетенции. Условный MVP нового продукта — это всегда минимум трое: генератор идей (продуктовая экспертиза), исполнитель (техническое ядро) и интегратор (проектный менеджер).
- Подбор по ролям, а не только по резюме. Например, использование методик по типу модели командных ролей Белбина помогает понимать, кто в команде способен быть координатором проекта, а кто — реализатором идей.
- Проверка совместимости команды: хороший специалист может быть токсичным командным игроком. Поэтому обязательно проводить командные интервью или стресс-интервью, где проверяется не только профессионализм, но и способность работать в команде.
- Структура мотивации: мотивация не ограничивается бонусами. Новые проекты часто запускаются в условиях неопределенности. Важно учесть и нематериальную мотивацию: веру в идею, возможность повлиять на стратегию, рост через вызов.
Делегирование: важный аспект успеха работы команды
Когда команда подобрана эффективно, делегирование задач для руководителя является фактором высокого доверия, но при сохранении ответственности. Инструменты, которые можно использовать для делегирования:
RACI-матрица (Responsible, Accountable, Consulted, Informed): помогает определить роли и обязанности для каждой задачи.
Проектные доски: Trello, Asana, Jira помогают отслеживать статус задачи и оперативно выявлять возникающие трудности.
Мессенджеры и инструменты для видеоконференций: например, Google Meet, Zoom для координации работы команды и оперативного обмена информацией.
Стратегия управления рисками в проекте
Каждый проект, независимо от его сложности и масштаба, сопряжен с рисками. Неопределенность, внешние факторы, человеческий фактор — все эти элементы могут повлиять на успешное выполнение проекта. Для минимизации рисков, необходимо иметь четкую стратегию управления:
- SWOT-анализ. Оцените сильные и слабые стороны проекта, возможности и угрозы. Это поможет выявить риски и подготовиться к возможным проблемам.
- Сценарное планирование. Разработайте различные сценарии развития событий, включая негативные. Это подготовит команду к форс-мажорным ситуациям.
- Резервирование бюджета. Выделите 5-15% от общего бюджета проекта на случай непредвиденных расходов.
- Антикризисные роли. Назначьте ответственных за решение неотложных проблем в случае форс-мажорных ситуаций.
Успех проекта начинается с правильно подобранной команды
Успешное управление проектом — это не только грамотная постановка задач, но и эффективная работа с командой. Даже лучшие методики не сработают, если команда не способна их эффективно применять. Нужно не только подобрать высококвалифицированных сотрудников, но и тех, кто способен работать слаженно и адаптироваться в любых условиях.
Руководитель, который умеет: четко формулировать задачи, расставлять приоритеты, реалистично оценивать сроки, эффективно делегировать задачи, использовать цифровые инструменты в управлении и планировать риски — выстраивает систему, в которой задачи превращаются в результаты.
Если вы хотите, чтобы ваша команда работала как единый механизм и справлялась с любыми задачами, специалисты кадрового агентства Career Manager обеспечат качественный подбор сотрудников, а также помогут пройти этап адаптации новых сотрудников в команде.