Как настроить робота в Битрикс24 для автоматических напоминаний: пошаговое руководство

Автоматизация процессов в бизнесе — ключ к повышению эффективности и снижению количества ошибок. Битрикс24 предоставляет мощный инструмент для автоматизации рабочих процессов — роботов. В этой статье расскажу, как настроить робота для автоматических напоминаний, чтобы упростить контроль задач, сделок и других важных событий.

Зачем нужны автоматические напоминания?

Напоминания помогают:

• Своевременно реагировать на важные события.
• Уменьшать количество "зависших" задач или сделок.
• Повышать ответственность сотрудников.
• Освобождать время менеджеров от рутинного контроля.

С помощью роботов в Битрикс24 вы можете автоматизировать отправку напоминаний сотрудникам, руководителям или даже клиентам.

Пошаговая инструкция по настройке робота для напоминаний

Шаг 1. Перейдите в раздел настройки роботов

1. Откройте вашу CRM в Битрикс24.
2. Перейдите в раздел CRM → Сделки (или Задачи) .
3. Нажмите на кнопку Роботы → Создать робота.
   

На странице Автоматизиции Раздел "Роботы и триггера"

В Сделках блок Роботы

Создание робота, выбор на какой стадии будет установлен робот

Полулярный робот "Добавить уведомление"

Шаг 2. Определите условия запуска робота

1. Выберите триггер (событие, которое запустит робота): Например, "Когда стадия сделки не меняется более 3 дней".
Или "Когда задача не выполнена в течение X дней".

2. Установите временные параметры: Выберите период ожидания (например, через 3 дня).
Укажите, нужно ли учитывать только рабочие дни компании или сотрудника.

Робот сработает через 3 рабочих дня после попадания сделки на стадии.

3. Настройте фильтры (при необходимости): Можно указать конкретных сотрудников, типы сделок или задач, которые будут попадать под правило.
Пример: "Только для конкретных сотрудников" или "Только для VIP-клиентов".

Шаг 3. Создайте само напоминание

1. Выберите формат напоминания: Уведомление внутри системы.
   Задача с четким описанием действий.
   Email-письмо на почту сотрудника.
   
2. Сформируйте текст сообщения:
   Используйте переменные для персонализации текста. Например: "Внимание! Сделка №{{ID}} с компанией {{Компания}} находится на стадии '{{Стадия}}' уже 3 дня. Необходимо связаться с клиентом." Переменные из примера: {{ID}}, {{Компания}}, {{Стадия}}) автоматически подставляются из данных CRM.
   
3. Укажите получателя: Выберите роль или конкретного сотрудника, кому будет направлено напоминание.
   Можно отправить уведомление сразу нескольким адресатам (например, менеджеру и руководителю).
   

Шаг 4. Настройте дополнительные действия (опционально)

1. Добавьте задачу: Робот может автоматически создавать задачу для ответственного сотрудника.
   Пример: "Связаться с клиентом до [дата]".
   
2. Отправьте email-копию: Дублируйте напоминание на электронную почту, чтобы быть уверенным, что сотрудник его получил.
   
3. Настройте переходы между стадиями: Например, если сотрудник выполнил задачу, сделка автоматически переходит на следующую стадию.
   

Шаг 5. Проверьте работу робота

1. Создайте тестовую сделку или задачу.
2. Проверьте, что робот запускается в нужный момент.
3. Убедитесь, что текст напоминания корректен и содержит все необходимые данные.
4. Просмотрите статус выполнения: Зелёный значок — робот выполнен успешно.
   Круговой индикатор — робот в режиме ожидания.
   Восклицательный знак — произошла ошибка (проверьте настройки).

Примеры использования роботов для напоминаний

Пример 1: Контроль застрявших сделок

• Триггер: Сделка находится на одной стадии более 3 дней.
• Действие: Отправить уведомление ответственному менеджеру.
• Текст: "Сделка №{{ID}} с компанией {{Компания}} 'зависла' на стадии '{{Стадия}}'. Срочно свяжитесь с клиентом!"

Пример 2: Напоминание о незавершенной задаче

• Триггер: Задача не выполнена в течение 2 дней.
• Действие: Отправить уведомление ответственному менеджеру.
• Текст: "Задача '{{Название задачи}}' просрочена."

Пример 3: Напоминание о загрузке документа

• Триггер: Сделка находится на стадии "Просчет" более 3-х дней.
• Действие: Отправить email-напоминание руководителю.
• Текст: "Сделка №{{ID}} с компанией {{Компания}} 'зависла' на стадии '{{Стадия}}'. Срочно свяжитесь с клиентом!"

Также добавляем робот/триггер: "Отследить изменения поля"

• В сделке добавляем поле типа файл "Смета", в которую менеджер должен загрузить документ.
• Настраиваем триггер на изменение документа "Смета", после того как загрузили документ в поле, сделки перейдет на следующую стадию. (например, отправить КП клиенту).

Рекомендации для эффективного использования роботов

1. Четко формулируйте текст напоминаний: Указывайте конкретные действия, которые нужно предпринять. Добавляйте сроки выполнения.
   
2. Используйте роли: Настройте роботов так, чтобы они работали с ролями (например, "Менеджер", "Руководитель"), а не с конкретными сотрудниками. Это упростит масштабирование системы.
   
3. Регулярно проверяйте настройки: По мере изменения бизнес-процессов обновляйте правила работы роботов.
   
4. Комбинируйте роботов с другими инструментами: Используйте триггеры, автоматические задачи и email-уведомления для создания комплексных решений.
   

Заключение

Настройка автоматических напоминаний в Битрикс24 — это простой и эффективный способ повысить дисциплину команды и улучшить процессы в компании. Следуя приведенной инструкции, вы сможете быстро создать роботов, которые будут работать на вас 24/7. Главное — четко определить цели автоматизации и регулярно анализировать результаты.

Если вы только начинаете работать с роботами, начните с простых сценариев (например, контроль застрявших сделок). Постепенно вы сможете настроить сложные многоступенчатые процессы, которые значительно упростят управление бизнесом.