На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Что должно быть в личном деле обучающегося на курсах повышения квалификации? Что можно и что нельзя хранить в соответствии с Законом № 152-ФЗ[1]?
Ответ
Некоторые требования к ведению личных дел обучающихся по образовательным программам среднего профессионального образования определены Порядком приема[2]. Аналогичных документов для приема на обучение по программам дополнительного профессионального образования (в том числе на курсы повышения квалификации), утвержденных на федеральном уровне, нет. Поэтому будем ориентироваться на положения, изложенные в этом документе.
Извлечение из Порядка приема
21. При подаче заявления (на русском языке) о приеме в образовательные организации поступающий предъявляет следующие документы:
21.1. Граждане Российской Федерации:
оригинал или копию документов, удостоверяющих его личность, гражданство […];
оригинал или копию документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации […];
4 фотографии;
21.2. Иностранные граждане, лица без гражданства, в том числе соотечественники, проживающие за рубежом:
копию документа, удостоверяющего личность поступающего, либо документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина в Российской Федерации;
оригинал документа (документов) иностранного государства об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации […], если удостоверяемое указанным документом образование признается в Российской Федерации на уровне соответствующего образования в соответствии со статьей 107 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» (в случае, установленном Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», – также свидетельство о признании иностранного образования);
заверенный в порядке, установленном статьей 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1, перевод на русский язык документа иностранного государства об образовании и приложения к нему (если последнее предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ);
копии документов или иных доказательств, подтверждающих принадлежность соотечественника, проживающего за рубежом, к группам, предусмотренным пунктом 6 статьи 17 Федерального закона от 24 мая 1999 г. № 99-ФЗ «О государственной политике Российской Федерации в отношении соотечественников за рубежом»;
4 фотографии.
Фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) поступающего, указанные в переводах поданных документов, должны соответствовать фамилии, имени и отчеству (последнее – при наличии), указанным в документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина в Российской Федерации;
21.3. При необходимости создания специальных условий при проведении вступительных испытаний инвалиды и лица с ограниченными возможностями здоровья – дополнительно документ, подтверждающий инвалидность или ограниченные возможности здоровья, требующие создания указанных условий;
21.4. Поступающие помимо документов, указанных в пунктах 21.1–21.3 настоящего Порядка, вправе предоставить оригинал или копию документов, подтверждающих результаты индивидуальных достижений, а также копию договора о целевом обучении, заверенную заказчиком целевого обучения, или незаверенную копию указанного договора с предъявлением его оригинала;
21.5. При личном представлении оригиналов документов поступающим допускается заверение их копий образовательной организацией.
[…]
26. На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы (копии документов) […].
Некоторым ориентиром могут быть сведения, указанные в ст. 499 Перечня 1988[3].
Так, в личные дела аспирантов, студентов, учащихся могут быть включены: заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска.
Очевидно, что при формировании личного дела слушателя курсов повышения квалификации с него необходимо получить согласие на обработку персональных данных. Распространять на личные дела таких слушателей нормы и рекомендации, изложенные в докладе Роструда[4], нецелесообразно.
Рекомендуем в ЛНА (например, в положении о личных делах слушателей курсов повышения квалификации) закрепить правила формирования, ведения и хранения личных дел слушателей, в том числе с соблюдением норм Федерального закона № 152-ФЗ.
_________________________________
[1]Здесь и далее – Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 14.07.2022).
[2]Здесь и далее – Порядок приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования (утв. приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 № 457; в ред. от 20.10.2022).
[3] Здесь и далее – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). Отменен приказом Росархива от 08.10.2020 № 131.
[4] Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за IIквартал 2017 г.