Что важно знать ресторанам, отелям, барам и кофейням
С 1 апреля 2025 года все участники рынка HoReCa (отели, рестораны, кафе, поставщики продуктов и напитков) обязаны перейти на обновленный формат универсального передаточного документа (УПД) – версию 5.03. Изменения утверждены Приказом ФНС от 15 ноября 2024 года № ЕД-7-26/1032@, и теперь использование старых версий (5.01 и 5.02) недопустимо в электронном документообороте (ЭДО).
В статье разберем:
- Зачем нужен УПД в сфере общепита
- Какие изменения внесены в формат 5.03
- Как правильно перейти на новый документ
- Какие риски возникают при нарушении требований
УПД в HoReCa: зачем он нужен?
Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет несколько первичных бумаг:
- Товарную накладную (ТОРГ-12) – подтверждает передачу товаров
- Акт выполненных работ/услуг – фиксирует оказанные услуги
- Счет-фактуру (если указано право на вычет НДС)
Преимущества УПД для общепита:
- Упрощает документооборот при ежедневных поставках продуктов и напитков
- Содержит коды маркировки (актуально для пива в кегах, бутилированной воды и других товаров, подлежащих учету в системе «Честный знак»)
- Позволяет быстрее согласовывать данные с поставщиками
Новый УПД для ресторанов с апреля 2025
Обязательный переход на версию 5.03
- Старые форматы (5.01 и 5.02) больше недействительны – их отклонят в ЭДО.
- Если подать устаревший УПД в налоговую, возможен отказ в вычете НДС.
Новые реквизиты и уточнения
В обновленном формате:
- Дополнительные поля для идентификации участников сделки
- Уточненные правила заполнения кодов маркировки
- Корректировки в структуре документа для удобства автоматической обработки
Особенности переходного периода
Если сделка началась до 1 апреля 2025 года с использованием старого формата:
- Завершать документооборот нужно в той же версии (5.01 или 5.02).
- Это касается исправлений, корректировок и допсоглашений.
В руководстве рассказываем, как правильно отчитываться поэкземплярно по воде и пиву в кегах, учитывая новые требования к документам.
Что делать участникам рынка HoReCa?
1. Проверить систему ЭДО
- Убедитесь, что ваше ПО поддерживает УПД 5.03.
- Обновите шаблоны, если используете собственные формы.
2. Согласовать переход с контрагентами
- Напомните поставщикам о необходимости перехода на новый формат.
- Проверьте, чтобы все подрядчики и партнеры работали по актуальным правилам.
3. Контролировать корректировки старых документов
- Если УПД выставлен до 1 апреля 2025, исправления вносятся в старом формате.
С 1 апреля 2025 года единственно допустимый формат – УПД 5.03. Чтобы не столкнуться с отказами и штрафами, обновите систему ЭДО, проверьте шаблоны документов и проконтролируйте переход поставщиков на новый формат. Комфортной маркировки!