«Философия кайдзен предполагает, что наш образ жизни, будь то работа, общественная или семейная жизнь, заслуживает постоянного улучшения» (Масааки Имаи).
Японцы известны своим трудолюбием и приверженностью работе — около 60% из них всю жизнь работает на одном месте. Усердие жителей Японии, корпоративная культура, стремление к карьерному росту стали причиной «экономического чуда», которое произошло в стране после войны.
Западные компании нередко стремятся перенять опыт японских коллег. В конце 80-х во всем мире приобрела популярность философия кайдзен. Она направлена на постоянное изменение компании, развитие сотрудников, открытое взаимодействие в коллективе. Рассказываем в статье, что такое японская система кайдзен, какие компании ее используют и как принципы философии помогают сплотить коллектив.
Что такое кайдзен
Слово «кайдзен» переводится с японского как «изменение». Термин получил широкую известность в 1986 году, когда предприниматель Масааки Имаи выпустил книгу «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний». Но сами принципы кайдзен начали формироваться намного раньше — с середины 20-го века.
Суть метода в том, что в жизни необходимы непрерывные улучшения. Они могут быть незначительными и незаметными, но со временем приведут к большим переменам.
Философия кайдзен — это ориентация на динамику, готовность отказываться от старых правил ради повышения эффективности. Методика фокусируется на постоянном совершенствовании и не подходит консервативным компаниям, зато помогает развиваться стартапам, агентствам, предприятиям с открытой корпоративной культурой.
Идеи кайдзен обычно применяют в работе. Но им можно следовать и в жизни — например, для отказа от вредных привычек, изменения установок, саморазвития.
История философии кайдзен
Во время Второй Мировой войны Япония потерпела поражение. Страна находилась в глубоком кризисе, и нужно было искать способ возродить экономику. В 1949 году Каору Исикава ввел понятие Контроль качества, а рабочие японских компаний начали совместно совершенствовать процессы производства. Так стали формироваться принципы, которые лягут в основу кайдзен.
Со второй половины 20-го века экономика страны начала быстро расти. Развивались предприятия, рост ВВП составил 10% в год. Первой принципы кайдзен внедрила Toyota, затем их приняли другие японские компании.
На западе же ситуация была иной. С 70-х годов в США назревал нефтяной кризис: стагнация в компаниях, финансовые потери, близость к банкротству многих крупных организаций.
Японский предприниматель Масааки Имаи, автор книги «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний», ездил в США для обмена опытом с американскими коллегами. Он представил новую концепцию труда, которая быстро приобрела популярность. Так американские компании обратили внимание на идеи, предложенные Масааки Имаи.
Благодаря Масааки Имаи японский подход к работе стали использовать организации по всему миру. Сегодня сотни корпораций внедрили в практику принципы кайдзен. В их числе — «Уралсталь», Mitsubishi Motors, КАМАЗ.
Главные идеи кайдзен
Основные принципы кайдзен — это:
- Непрерывные изменения. Бизнес должен постоянно меняться и совершенствоваться — это главный принцип кайдзен. Любой рядовой сотрудник может предложить свои идеи по улучшению. Так, стюардесса American Airlines сэкономила компании более 400 00$ в год. Она сообщила руководству, что пассажиры отказываются от оливок в питании. Руководство прислушалось к ней, и это помогло значительно сократить расходы.
- Командная работа. Сотрудники должны работать ради общего дела, которое объединяет и вдохновляет их. Для этого важны вовлеченность, понимание целей, ощущение значимости задач.
- Дисциплина. Каждый член команды должен уметь планировать время, организовывать свой рабочий процесс, соблюдать дедлайны, стремиться выполнять задачи качественно.
- Моральный дух. Работодатель должен поддерживать моральный дух в команде, мотивировать команду. Для этого используют системы поощрений — например, премии или бонусы. Не менее важны хорошие условия труда, чтобы сотрудники чувствовали себя в компании комфортно и уверенно.
- Обучение. Организации нужно поддерживать стремление работников к развитию. Всем сотрудникам должны быть доступны курсы повышения квалификации, бесплатные тренинги внутри компании. Следует поощрять и взаимообучение — например, когда опытный работник по своей инициативе делится знаниями с новичком.
- Открытость. Коммуникации между сотрудниками и руководством должны быть открытыми. Все вопросы в кайдзен-командах обсуждают на общих планерках, о проблемах сообщают прямо.
Единой стратегии в кайдзен нет. Достаточно соблюдать принципы и быть готовым к постоянным изменениям и развитию бизнеса, чтобы следовать системе.
Кайдзен и методика 5S
Еще один важный метод кайдзен — поддержание порядка на рабочем месте, или методика 5S. Это понятие включает:
- Seiri (яп. «сортировка»). На рабочем месте должны быть только те предметы, которые нужны сотруднику. Если вещь долгое время не используют, нужно убрать ее и освободить пространство.
- Seiton (яп. «систематизация»). Согласно принципам кайдзен, хорошее рабочее место — то, на котором все систематизировано. Следует всегда поддерживать порядок, держать нужные предметы под рукой. Работник не должен тратить время на поиск листа бумаги и ручки, если руководитель попросил записать важный телефон — все необходимые предметы должны находиться в поле зрения.
- Seiso (яп. «содержание в чистоте»). Задача сотрудника — следить за своим рабочим местом. Кайдзен предполагает бережное отношение к своему кабинету, столу, помещению. После смены нужно сделать уборку, расставить предметы по местам.
- Shitsuke (яп. «совершенствование»). Организация должна следить за поддержанием порядка на рабочих местах, постоянно развивать в сотрудниках стремление к систематизации и сортировке.
- Seiketsu (яп. «стандартизация»). Соблюдение методики 5S должно быть обязательным для всех сотрудников компании. Руководителям следует проводить тренинги, чтобы для команды принципы 5S стали привычкой.
Кайдзен VS западный подход
Между классическим западным менеджментом и кайдзен есть несколько существенных различий:
- Отношения в коллективе. В традиционном менеджменте поощряется конкуренция между сотрудниками, индивидуализм. В кайдзен важен микроклимат команды, готовность выполнять задачи сообща, помогать друг другу и вместе работать на результат.
- Отношение к сотрудникам. Для западных компаний персонал — статья расходов. В организациях, где внедрен кайдзен, сотрудники считаются главным активом.
- Роль руководителя. Классический руководитель — начальник с широкими полномочиями, которого боятся подчиненные. В кайдзен руководители — это лидеры, которые служат авторитетом, открыты общению с командой, обладают развитыми hard и soft skills.
- Приоритеты. Традиционные компании считают главным в работе продукт и результат. Кайдзен-команды ориентированы на процесс и развитие сотрудников.
- Расход ресурсов. Компании, которые работают по принципам кайдзен, стараются оптимизировать расходы, бережно использовать ресурсы.
Примеры применения кайдзен
Систему могут использовать компании из разных отраслей — от PR-агентств до производственных концернов. Вот несколько задач, решить которые поможет внедрение японского подхода:
- Управление качеством. Методика позволяет установить стандарты качества, повысить лояльность клиентов. Сотрудники работают на результат, не конкурируют друг с другом и укладываются в дедлайны.
- Устранение дефектов. Команда, которая стремится качественно выполнять работу, допускает меньше ошибок. В производстве кайдзен помогает полностью устранить дефекты.
- Оптимизация бизнес-процессов. Кайдзен помогает наладить и систематизировать бизнес-процессы, снизить издержки, выстроить отношения внутри коллектива.
Философия кайдзен находит применение и в удаленных командах: развивает в сотрудниках самодисциплину, устанавливает открытые коммуникации между руководителем и подчиненными.
Преимущества и недостатки кайдзен
Главные преимущества подхода:
- Создание здоровой атмосферы в коллективе, снижение оттока кадров.
- Гибкость, готовность быстро внедрять изменения и подстраиваться под внешние обстоятельства.
- Постоянное развитие и совершенствование, которые помогают компании оставаться конкурентоспособной.
Но есть и минусы:
- Эффект от внедрения подхода будет заметен не сразу, а через 3-4 года.
- Сложно вовлечь сразу всех сотрудников — проблемы могут возникать как при внедрении философии среди руководителей, так и при переводе на кайдзен младшего персонала.
- Методике могут мешать человеческие факторы — например, эгоизм сотрудников, неумение работать в команде, зависть.
Бережливое производство в кайдзен
Еще одна из сторон философии кайдзен — бережливое производство. Концепция была разработана в компании Toyota. Подход заключается в бережном отношении к ресурсам, переработке отходов, использовании вторичного сырья.
Компании, которые следуют кайдзен, снижают негативное воздействие на экологию. Бережливое производство сокращает расходы, формирует ответственную культуру в организации, создает положительный образ бренда.
Как внедрить кайдзен в компанию?
В кайдзен принят цикл управления PDCA для внедрения изменений. Его используют и тогда, когда планируют перевести компанию на японскую систему.
Внедрение состоит из четырех основных этапов:
- Планирование. На первом этапе составляют план внедрения. Нужно определить цели перехода на кайдзен, выбрать инструменты и методологию, проанализировать текущее состояние компании.
- Реализация плана. На втором этапе пошагово внедряют систему: проводят обучение сотрудников, вводят новые KPI. Реализация может занять от нескольких недель до нескольких лет в зависимости от размеров компании.
- Проверка. После внедрения проводят проверку результатов — анализируют статистику, опрашивают сотрудников, оценивают качество изменений и выявляют слабые места.
- Корректировка. Четвертый этап — устранение ошибок и корректировка плана.
Систему кайдзен в компании необходимо постоянно совершенствовать. Изменения внедряют по методике PDCA, и процесс должен оставаться непрерывным.
Кейсы: какие компании используют кайдзен
Организации успешно следуют системе кайдзен и достигают результатов. Так, методика помогла компании Toyota ускорить выпуск автомобилей. На производстве следовали принципам 5S, чтобы навести порядок на рабочих местах. Сотрудников всех отделов поощряли за идеи по улучшению компании. В год работники предлагали 1,5 млн идей, и большинство из них было внедрено. Итог — стабильно высокие показатели производства в течение десятилетий.
General Electric использует кайдзен для развития корпоративной культуры, Nestle — для бережливого производства и минимизации дефектов. В России методику внедрили «Лукойл», «Росатомстрой» и многие другие компании. Пример этих организаций показывает, что кайдзен — удобная, эффективная и доступная система, которая помогает бизнесу выйти из кризиса и наладить работу.