Автоматизация закупок часто реализована с помощью модулей, встроенных в системы ERP. И не менее часто в ERP не предусмотрены возможности для автоматизации indirect-закупок — а это, по статистике, более трети закупочного бюджета. Автоматизировать indirect-закупки могут помочь специализированные системы управления закупками. В их числе — «Умные закупки». Это SaaS-решение, пользоваться которым можно начать немедленно — в облаке уже все настроено для работы. Разработчик системы управления закупками и поставщиками «Умные закупки» предоставил нам бесплатный тестовый доступ в систему на месяц — чтобы мы могли изучить ее и разобраться, для решения каких задач она подходит. Поехали!
Разделение корпоративных закупок на direct и indirect (прямые и непрямые) — самый простой способ категоризации товаров и услуг, которые нужны компании. В категорию direct попадают закупки товаров и услуг, без которых остановится основная деятельность, то есть нужные для производства или основной деятельности. Indirect — то, что не используется в основной деятельности, например, всё для офиса или услуги маркетинга, клининга, транспортные
Что могут «Умные закупки»: смотрим на меню
Если бегло посмотреть меню, то видно, что, по крайней мере декларативно, система рассчитана на то, чтобы вы контролировали и управляли полным циклом закупки — от сбора потребностей в товарах и услугах до заключения контракта и фиксирования событий по нему. С событий и начнем:
В календаре предусмотрены любые ситуации, которые могут возникнуть в связи с проведением закупки. Есть даже пункт «Другое» — так разработчик оставил место для кастомизации событий.
Календарь крупный, наглядный — удобно оценивать объем задач, которые связаны с закупками. Еще его можно масштабировать: в минимальном приближении он показывает рабочий день сотрудника закупочного подразделения, в максимальном — месяц. Даже визуально, в первом приближении, оценить, насколько каждый закупщик загружен работой, уже вполне можно.
Дальше будет много интересного. Оставайтесь с нами или, если хочется оценить систему самостоятельно, переходите на «Умные закупки».
Система спроектирована в формате модулей. Каждый функциональный модуль «отвечает» за конкретный этап закупочной работы (например, планирование закупок) или за сквозной процесс в закупках (например, оценка качества работы поставщика). По модулям системы управления закупками мы и пройдемся.
Планирование: собираем потребности и готовимся к закупкам
Возможностей блока Планирование достаточно для того, чтобы в indirect закупках вы не оставались в одиночку бороться с бесконечным списком электронных писем от коллег, запросов в рабочем чате или телефонных звонков от всех, кому что-то нужно для работы. Мелочи, без которых бизнес остановится, или даже мелочи, которые зачем-то понадобились секретарше, чтобы украсить стол в приемной, и искренне улыбаться клиентам («Офис может работать без шефа, но не может работать без секретарши» © Джейн Фонда) — учитываются, их можно упорядочить и консолидировать.
Так нам удалось сэкономить пару рабочих часов и, скорее всего, деньги на покупку инструмента. И, скорее всего, мы будем иметь право на то, чтобы в заказе поставщику заявить оптовую цену — и получить ее даже от поставщика, с которым работаем уже много лет. Мы еще не приступили к закупкам, а уже считаем выгоду — неплохо!
В «Умных закупках» план закупок можно создать как для компании целиком, так и для отделов или даже отдельных сотрудников и направлений работы. Как и источники потребностей, сроки можно выставлять произвольно, как принято в организации: на календарный или финансовый год, с привязкой к циклу производства или — на основе данных об объемах закупок, которые «вытянуты» из истории в ERP или в результате анализа отчетов бухгалтерии:
В следующей части материала нас ждем еще много интересного. В том числе и ответы на вопросы — как добиться того, чтобы контракты выполнялись вовремя, как работать с поставщиками и организовать закупки, чтобы получать лучшие цены и условия на поставку товаров и услуг, как собирать в одном месте всю информацию о поставщиках. Ответы на эти вопросы можно получить и на сайте «Умные закупки»