Часть первая. Базовые Понятия
Довольно часто можно услышать Запрос на проведение аудита и диагностики бизнеса или еще чего, а то и просто. Как часто это бывает, ищущий сам не знает кого и что он ищет, не понимая разницы между аудитом, диагностикой и экспертным мнением.
Надеюсь, что мои мои посты на эту тему, позволят вам понять, сформировать некую картину, что позволит вам не только сформулировать, кто и что вам нужен, но и найти подходящего специалиста.
Что такое аудит?
Вопрос в такой форме не корректен: в нем нет предиката - аудит чего? Можно делать аудит финансовой отчетности, а можно аудит ведения бухгалтерского учета или аудит управленческого учета - филистеры их часто путают (не различают), а это совсем разные аудиты. Сейчас же часто спрашиваю аудит системы продаж, аудит закупок, аудит ассортимента и т.д., то есть аудит какой то бизнес-деятельности.
Задам вопрос правильно: Что такое аудит какой-то бизнес деятельности?
Это проверка на соответствие этой деятельности какому то Стандарту / Методологии или методике. Результатом аудита является Заключение на соответствие Стандарту (Методологии / методике), включая выявленные отклонения и предложения по их устранению.
Если с финансовым аудитом филистерам еще более менее понятно, с каким Стандартом производится сопоставление, хотя и тут они конечно же всё путают, то вот со Стандартами другой бизнес деятельности явно имеют место трудности.
Поясню. “Оказывается”, что практически для каждой бизнес деятельности (продажи, планирование, управление запасами, ассортиментом, проектами и т.д.), а не только для учета, есть свои Стандарты, часто они оформлены в виде Методологий и их выпускают различные ассоциации. Они (ассоциации) проводят также сертификацию специалистов на знание своих Стандартов и Методологий.
Примеры можно прочитать в моей статье “Профессионалы Vs. Стандарты: Филистеры и Ярлыки”.
Важно также понимать разницу между Методикой и Методологией или Стандартом.
Методика (Правила) Vs. Методология (Стандарт)
Если Методология или Стандарт задают общие положения и общие правила ведения какой-то бизнес деятельности (продаж, планирования, управления запасами, ассортиментом, проектами, ведения учета и т.д.), то Методика - это то, что создается для конкретного предприятия.
Обычно методика создается на базе Методологий и Стандартов. Например, методику продаж на предприятии ХХХ можно создать на базе Методологии SPIN, а можно на базе другой какой-то методологии. Методику часто называют Политикой, по сути это одно и тоже. Например, Политику управления ассортиментом можно создать на базе международного стандарта Catman 2.0.
Вниманию владельцев бизнеса / генеральных директоров.
В основании создаваемых вашими подчиненных Методик и Правил должны лежать признанные Стандарты, а не фантазии на тему.
Важно также понимать шумность используемых Правил / Методик.
Шумность Правил / Методик
Это понятие хорошо описано в книге нобелевского лауреата Даниэля Канемана “Шум”. Попытаюсь кратко донести суть.
Исполнение каждого документа разными исполнителями может:
(1) иметь вариации по процессу исполнения
(2) давать разный результат
Это происходит ввиду того, что люди по разному понимают / трактуют документ, который они исполняют. Однако, чем более конкретно написан документ, тем эти вариации меньше. Наиболее конкретный документ - наименее шумный можно назвать Инструкцией, а наиболее общий - очень шумный - Стандартом.
Часть вторая. Аудит
Как было сказано выше, у нас есть три сущности:
(1) Стандарт / Методология - общий документ, созданный и одобренный признанными специалистами отрасли в рамках ассоциации)
(2) Методика / Правила / Регламент - частный документ, созданный для конкретной компании, согласно которому ваши сотрудники должны осуществлять свою деятельность.
(3) Фактическая деятельность
Соответственно, можно (и нужно периодически) заказывать следующие виды аудитов:
(1) Аудит соответствия фактической деятельности Методике / Правилу / Регламенту.
Этот вид аудита имеет смысл заказывать до принятия Методики / Правил / Регламента в работу независимому специалисту, чтобы убедиться, что внедряемый документ принесет пользу бизнесу. Этот аудит - не есть "недоверие" к специалисту, создавшим Методику / Правила, этот аудит необходим ввиду высокой шумности Стандартов и как следствия возможных лишних вольностей или пропуска важных моментов при создании Методики.
(2) Аудит соответствия Методики / Правил Стандарту / Методологии, на базе которых они были созданы.
Этот вид аудита чаще всего выполняет внутренний контроль.
(3) Аудит соответствия фактической деятельности Стандарту / Методологии.
Этот вид аудита обычно заказывают для сертификации деятельности по какому то Стандарту - яркие примеры:
- аудит ведения бухгалтерского учета и отчетности, .
- аудит системы качества.