В праве, как и в хирургии, - опыт имеет решающее значение: "чем больше "кладбище" за спиной - тем опытнее специалист". За годы обеспечения правовой безопасности компаний самого разного масштаба и уровня, пришел к выводу, что бизнес, получая аутсорсинговое обслуживание - не только от нас, но и от других подрядчиков, - совершает одни и те же ошибки.
Ниже о них очень кратко и пунктам, но, надеюсь, это поможет максимально эффективно реализовывать потенциал "аутсорсеров".
Ошибка 1: Делать из аутсорсера инхаус-юриста.
Многие предприниматели, выстраивая взаимодействие с аутсорсинговым бюро, уходят в две крайности:
- рассматривая аутсорсинг юридических услуг, как временное решение, допускают специалистов лишь до малой части вопросов, которые должны разрешаться с полным юридическим включением и погружением;
- либо (другая крайность) наоборот - вовлекают внешних консультантов во все внутренние алгоритмы компании, которые не имеют отношения к правовым вопросам, налоговой и информационной безопасности - от выбора исполнителя для печати раздаточного материала, до участия в корпоративном мероприятии.
Вторая крайность не столько про теплые взаимоотношения, сколько про требования к консультантам, которые должны распространяться только на внутренних сотрудников.
Во-первых, это лишает бизнес принципа независимости внешнего консультанта.
Во-вторых, растрачивает ценный ресурс аутсорсинговой компании.
Такое положение вещей либо приведет к кратному росту стоимости оказываемой услуги (а была ли услуга, когда ваша команда в присутствии внешнего консультанта обсуждает непрофильный вопрос?), либо сделает оказание услуги вашей компании крайне невыгодной.
Ошибка 2: Пытаться экономить за счёт аутсорсинга.
Зачастую предприниматели рассматривают аутсорсинг как средство снижения расходов и весьма негативно реагируют на стоимость услуги: "мы за эти деньги в штат усадили точно такого же".
А вот и нет - не усадили бы.
Качественный аутсорсинг - это:
- не про экономию, а про компетенции;
- про командную работу профессионалов, про фактическую юридическую службу вашего бизнес-проекта;
- про наличие профильных специалистов по целому ряду вопросов;
- про отсутствие необходимости поиска "кого-то поумнее, чем наш штатный юрист".
Иными словами, это инвестиция в решение вопросов компании с высоким уровнем компетенций и многолетний опыт. Это покупка опыта.
Ошибка 3: Ограничивать аутсорсинговую компанию в информации и контексте.
Часто предприниматели предоставляют аутсорсеру только верхнеуровневые задачи (подготовить договор, выслать шаблон доверенности, проверить письмо), игнорируя важность предоставления контекста.
В подобных случаях предпринимателем не учитывается, что:
- не следует учитывать объем правовой задачи и ее глубину по своему внутреннему убеждению (в конце-концов, для чего вы наняли аутсорсинг?)
- предоставив вам лишь шаблон документа, юрист отвечает за шаблонный характер этого документа - без учета сути сделки или обстоятельств ее заключения
- любой договор, шаблон, письмо и тд - финальное отображение договорённостей или сделки. А сделка - это налоги, это аффилированность, крупность/некрупность и прочее. Правовая защита, налоговая и информационная безопасность - это про сделки и их цепочки, но никак не про договоры и шаблоны.
Эффективный аутсорсинг требует контекста, сути сделок, взаимодействия с участниками проекта и бизнес-процесса. Предоставление полного контекста позволяет консультанту разрабатывать не просто документы и обкладывать вас бумажками, а реализовывать комплексные решения, учитывая все аспекты бизнеса.
Дополнительно отмечу, что предоставление консультанту доступа к данным и информации несет и профилактическое значение: мы всегда обратим внимание на то, действительно ли всем участников задачи требуется доступ ко всему объему информации или кто-то в задаче лишний, а информация подвергается опасности распространения. Такой подход сохраняет безопасность данных, предоставляя при этом полный спектр юридических услуг.
Ошибка 4: Смешивать каналы коммуникации.
Зачастую предприниматели допускают ошибку, допуская разнообразие каналов коммуникации в процессе аутсорсинга: часть документов в электронной почте, вторая часть в мессенджерах, третья - в профильной задаче CRM-системы.
В результате:
- непонимание общего контекста
- непонимание общего объема задач
- отсутствие контроля за сроками выполнения задачи
- отсутствие истории реализации задачи
- сплошное непонимание и поиски крайнего - кто кому что сказал и когда это было.
Мы в своей работе первым делом внедряем клиенту в систему управления Битрикс24. Это позволяет выстроить структуру организации, обеспечить прозрачность процессов для собственника, отследить цепочку и историю взаимодействия в рамках конкретной задачи.
Ошибка 5: Пытаться настроить горизонтальное взаимодействие в обход курирующего проект юриста.
Вытекает из Ошибки 4.
Нет четкого и прозрачного формата взаимодействия или взаимодействие затруднено? Ок, люди будут искать путь наименьшего сопротивления.
Не успеем оглянуться и каждый менеджер имеет телефон "персонального юриста": задает вопросы, вырванные из контекста, принимает решения о применении рекомендации в полном или неполном объеме.
Это приводит к мнимости контроля, мнимой юридической безопасности.
На самом деле у вас "неюрист" интерпретируют юридические выводы, основанные на обрывках предоставленной информации.
Аутсорсинг - это не только распределение задач, но и вовлечение первого лица проекта (курирующего юриста) в конкретный пул задач конкретного заказчика, имеющего свой уникальный запрос. Не позволяйте горизонтальным специалистам придавать ценностям вашего бизнеса свои интерпретации.
Только единый канал связи и отсутствие множественности коммуникации обеспечит четкость взаимодействия, сохранит целостность и качество партнерства вашего бизнеса с консалтинговых бюро.