В 2024 году в России могут ввести отраслевой императив: все участники алкогольного рынка перейдут на электронные перевозочные документы (ЭПД) вместо обычных бумажных форм. Сроки реализации этого проекта ещё не определены и зависят от ряда факторов. Какие возможности предоставляет электронный документооборот (ЭДО)?
Как работает транспортный ЭДО
Для работы с ЭПД в сфере перевозок контрагенты должны применять электронные документы, сформированные в формате XML с помощью специального программного обеспечения. Такие документы имеют полную юридическую силу и могут полностью заменить бумажные формы.
Правила оформления ЭПД разрабатывает налоговая служба. К концу 2023 года ФНС утвердила шесть типов электронных перевозочных документов:
- транспортную накладную;
- сопроводительную ведомость;
- заказ-наряд;
- путевой лист;
- договор фрахтования;
- заказ (заявку).
Информацию из таких документов необходимо пересылать в государственную базу данных ГИС ЭПД.
В системе электронного оборота документов должны участвовать все участники перевозки: отправитель и получатель груза, перевозчик, экспедитор, фрахтователь и фрахтовщик. Если хотя бы один из участников откажется от использования электронных документов, то всей цепочке придётся вернуться к классическим бумажным формам.
Система электронного документооборота в транспортных перевозках работает так:
- Все контрагенты выпускают усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП). УКЭП юрлица или ИП необходимы для заверки электронных перевозочных документов.
- Все партнёры заключают договор с одним и тем же оператором ИС ЭПД. Заполнять электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и отправлять информацию в ГИС ЭПД можно только через сервис от одного оператора.
- С помощью программы от оператора ИС ЭПД участник создаёт электронный документ, заполняет и подписывает свой раздел — титул. Документу присваивают идентификатор.
- Оператор ИС ЭПД проверяет бланк и отправляет файл в ГИС ЭПД.
- ГИС ЭПД перепроверяет документ и сравнивает информацию из него с данными, которые передали в систему остальные участники сделки.
- После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника.
- Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы.
Какие документы оформляет транспортная компания
Сегодня список документов, которые можно использовать при применении ЭДО, ограничен, однако он регулярно обновляется. Давайте рассмотрим, какие документы нужно подписывать транспортной компании, работающей в наземных перевозках.
Документы для перевозки
Договор транспортной перевозки. Данный документ оформляется каждый раз, когда компания берёт на себя обязательства перевезти груз или пассажиров. При мультимодальной перевозке, когда используется несколько видов транспорта, заключается всего один договор. Для подтверждения договора необходимо оформить транспортную накладную, что можно сделать и в электронном виде.
Договор транспортной экспедиции. Такой документ подписывается, когда перевозчик выполняет не только доставку груза, но и другую работу, включая погрузку, выгрузку, таможенные процедуры и прочее.
Договор фрахтования. Этот документ требуется, если перевозчик использует арендованный транспорт. Он также может быть оформлен в электронном виде.
Договор транспортного обслуживания. Его отличие от договора перевозки в том, что этот документ заключается на длительный срок.
Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. Предоставляет грузоотправителю возможность на протяжении длительного времени не только использовать транспорт перевозчика, но и запрашивать у него экспедиционные услуги.
Заявка на перевозку. Этот документ дополняет договор и кратко описывает все условия сделки.
Документация водителя
Водительские права. Автомобилем может управлять только тот сотрудник, у которого есть водительское удостоверение. В удостоверении указаны личные данные работника, дата выдачи и срок окончания действия документа, а также категории авто, которыми работник имеет право управлять. Если компания занимается перевозкой грузов на легковом автомобиле, нужны водители с категорией прав В или ВЕ. Для управления грузовиком необходимы категории прав С или СЕ.
Путевой лист. Путевой лист необходим для контроля за водителем. Если компания использует электронный документооборот, она может заполнить электронный путевой лист (ЭПЛ). В документе описывают маршрут и техническое состояние автомобиля, оценивают здоровье водителя, контролируют показания одометра на момент выезда и возвращения авто в гараж.
Документы на автомобиль
Паспорт транспортного средства. В паспорте автомобиля представлена детальная информация об авто: VIN-номер, марка и модель, категория, год выпуска, характеристики двигателя, а также информация обо всех прежних владельцах авто.
Свидетельство о регистрации транспорта (СТС). Для получения СТС владелец автомобиля должен поставить транспорт на учёт. Данный документ необходимо предъявлять при остановке авто сотрудниками ГИБДД. В документе указаны VIN, марка, модель автомобиля и другие характеристики транспортного средства.
Страховой полис ОСАГО. Полис ОСАГО включает в себя данные страхователя авто, его владельца и самого автомобиля, а также информацию о страховой сумме. В отдельном пункте указываются личные данные водителей, которые могут управлять данным транспортным средством.
С помощью модуля 1С-ЭПД вы сможете заполнять электронные перевозочные документы и отправлять их контрагентам в привычном интерфейсе 1С. Если ваша компания пользуется нетиповой конфигурацией 1С или другой учётной системой, её также можно настроить для отправки ЭПД благодаря интеграционному решению API ЭПД.
