Вам знакома ситуация, когда дел невпроворот, ничего не успеваете, еще и устаете? Думаю, для многих это актуальная проблема в повседневной жизни.
Конечно, существует множество стратегий и приёмов, которые сегодня предлагает нам направление тайм-менеджмента (управление временем). Опубликовано бесчисленное количество книг про то, как стать успешным и продуктивным, как выстроить свой график и рационально использовать время. Все они по-своему хороши и полезны, но не каждый из нас готов осилить целую книгу из жанра бизнес-литературы. А бывает и так, что прочитав её, мало, что запомнилось.
Поэтому хочу рассмотреть конкретную методику, которая проста в исполнении, пользуется популярностью среди бизнесменов и считается одной из самых эффективных на сегодняшний день. Между прочим, ее также используют, такие личности как Илон Маск и Билл Гейтс (и не только они).
Что за методика
Доподлинно неизвестно, кто именно разработал данный способ - некоторые даже приписывают его Бенджамину Франклину. Концепцию метода в конечном виде сформулировали за рубежом, так как термин носит название Тайм-блокинг (с англ. Блокирование времени). Также еще встречается под названием Тайм-боксинг. Существенной разницы в интерпретации эти два наименования не имеют, разве что в дословном переводе. Тайм-блокинг можно перевести, как разделение времени на блоки. А тайм-боксинг, как распределение времени по «коробкам» (ячейкам).
Тайм-блокинг представляет собой метод планирования дня посредством разделения задач на временные блоки. Каждый из блоков имеет ограниченное время на его выполнение. Самое интересное, что в это определение умещается весь принцип действия метода. То есть, по сути, больше там ничего и нет, техника проста как три копейки.
Алгоритм использования Тайм-блокинга.
Давайте рассмотрим, с чего начать и как правильно пользоваться данным методом.
- Выстраивание приоритетов.
Для начала нужно определить приоритеты, и на первый план выделить самые важные задачи дня. Обычно, рекомендуют первостепенные дела поставить на первую половину дня, когда у Вас самый максимальный запас энергии и концентрации. А второстепенные задачи, не такие важные или не требующие энергетических затрат, оставить второй половине.
Важное уточнение! Лучше всего, ориентироваться под свои биоритмы активности и отдыха. Если, к примеру, вы «сова», то Вам такое распределение не подойдет. Как правило, совы первую часть дня раскачиваются, и только в районе 17-18 часов вечера, начинают приходить в режим работоспособности (сама сова, знаю, о чем говорю 😊).
В случае, если Вы не до конца понимаете свои биоритмы, то экспериментируйте с графиком, а после, анализируйте свои результаты, сравнивая, в какие дни Вы лучше всего были продуктивны. То есть, можно сначала ставить важные задачи на утро, потом с каждым днем сдвигать их выполнение на час позже, а через неделю-две, сделать для себя выводы.
Понятно, что при наличии работы с определенным графиком этот вопрос отпадает. Там необходимо подстраиваться под требования регламента.
2. Чередование труда и отдыха.
Во-первых, не стоит перегружать себя кучей дел со сроком выполнения в один день, иначе можно выгореть. Ориентируйтесь на приоритеты текущего дня, а всё остальное в порядке очереди по критерию важности.
Во-вторых, лучше каждый блок, отведенный под дело, сменять блоком на перерыв для отдыха, чтобы сохранять баланс между затратами и восполнением ресурсов. Допустим, 40 мин выполняете задачу, затем минут 20 отдыхаете. Потом опять задачу, и опять отдыхаете. Рекомендовано, чтобы перерывы на отдых были не больше, чем половина от времени выполняемого задания (иначе есть риск расслабиться и выбиться из плана). То есть, если рабочий блок 60 минут, то перерыв максимум 30 и т.д.
Не путайте блоки перерывов с блоками под полноценный отдых. Последние, как правило, ставятся в расписание после выполнения всех основных задач или вовсе не указываются (зачем расписывать свой отдых?). Например, первую половину дня Вы усердно трудились (с перерывами) и сделали основную часть работы, а на вторую половину дня можно оставить мелкие малозатратные задачи и, по желанию, выделить блоки на полномерный хороший отдых.
3. Закрепление блоков в визуальном формате.
После расстановки приоритетов в делах с разбивкой на перерывы, необходимо зафиксировать Вашу блок-схему. Это могут быть бумажные носители, такие как обычный блокнот, ежедневник и даже самоклеящийся стикер. Также можно воспользоваться электронным форматом и использовать календарь в телефоне/на компьютере или специальные приложения для тайм-блокинга.
Конкретные названия приложений упоминать бессмысленно, поскольку, их много, и они легко находятся по запросу: «приложения для тайм-блокинга». Каждый может выбрать самый подходящий для себя. Единственный их минус в том, что они, в основном, на английском языке. Но для кого-то это не является проблемой, при желании, можно перевести основной текст интерфейса - его там не так много. Ну или поискать русскоязычные приложения.
Проще всего, на мой взгляд, использовать Google календарь. В нём можно составлять список задач на каждый день с напоминаниями. Или самое простое, поставить на телефоне будильники с необходимыми временными интервалами под каждое дело и там же указать названия блоков (задач).
Лично я, использую всё же бумажный носитель – обычную тетрадку. Есть в этом своеобразный момент созидания. Когда ты собственноручно прописываешь чернилами список дел, обрамляя их в блоки, то уже ощущается некий вклад в продуктивное начало дня, который приободряет и заряжает тебя на выполнение предстоящих задач. Но это всё индивидуально, кому как удобно. Может, для кого-то приятнее будет лицезреть распланированный календарь в телефоне, и это окажется для него более продуктивным способом.
4. Запас времени на непредвиденные обстоятельства.
Во многих статьях, посвященных тайм-блокингу, при составлении расписания, советуют брать в расчет непредвиденные обстоятельства. Учитывая вероятность их возникновения, следует выделить дополнительный запас времени на их выполнение, чтобы не выбиться из колеи и не растеряться.
Вообще, если ситуация не обязывает придерживаться чёткого графика по регламенту (как в случае трудоустроенности), то я сторонник того, чтобы не присваивать конкретное время начала той или иной задаче. Это позволит в любой момент сориентироваться и переключиться на внезапно возникшую ситуацию, требующую решения. Я имею в виду, что не обязательно на грядущий день расписать чёткое время начала по каждому блоку. К примеру, в 10:00 проект, 11:00 обработка электронных писем, 11:30 уборка и т.д.
Да, тайм-блокинг подразумевает отведение фиксированного времени под каждую задачу, но он не обязывает выстраивать эти задачи в четкой временной последовательности. Вы можете просто выписать список из дел, указав сколько нужно выделить времени на каждое, после чего оперировать ими в том порядке, в котором Вам будет удобно.
Бывают моменты, когда Вы чувствуете, что вот прямо здесь и сейчас Вы не готовы выполнить умственную задачу, но зато заряжены на физический труд. И очень хорошо, когда, в подобные моменты, Вы умеете прислушиваться к себе. Потому что на протяжении дня мы пребываем в разных эмоциональных, физических и психологических состояниях, которые могут меняться в зависимости от обстоятельств и окружающей среды.
Выполнение плана на день выйдет более продуктивным, если Вы будете ориентироваться на собственные ощущения. Подобно цирковому артисту, Вы можете жонглировать блоками в том порядке, в котором Вам будет комфортно. (Еще раз напомню, что в ситуации работы с чётким графиком от работодателя, это исполнить труднее. Всё зависит от характера Вашей работы и регламента. Если Вы свободны в выстраивании расписания на текущий день, тогда это актуально).
Пример блок-схемы
Для наглядности, ниже, приведен пример того, как может выглядеть Ваш день в блок-схеме в методе тайм-блокинга. Уточню, что это как раз тот вариант, без присвоения конкретного времени начала по каждой из задач. Это для того, чтобы можно было в любой момент подстроиться под непредвиденные обстоятельства.
По желанию, Вы можете потом дописывать внезапно возникшие ситуации для последующего анализа управления временем, но также можете их не указывать.
Так как на момент публикации на календаре 31 декабря, вариант получился новогодний ❄. (Вообще, конечно, в день праздника стоит дать себе отдохнуть от графиков и расписаний, дабы в полной мере погрузиться в праздничную атмосферу. Но, если у Вас много планов на этот день и Вы хотите всё успеть, то тайм-блокинг может оказаться хорошим решением).
Что даёт принцип этой методики. В чем его преимущества
Согласно закону Паркинсона, «работа занимает все отведенное на нее время». То есть, выделенное на каждый блок время будет заполнено той задачей, которую Вы присвоили этому блоку.
Тайм-блокинг создает фиксированные рамки времени на определенную работу, а это значит, что:
А) Вы избавляете себя от метаний и муки выбора, с чего начать. Тем самым не тратите на это рабочую энергию и силы, так как у Вас уже есть готовый план на день.
Даже учитывая, что у Вас может быть вариант, где не указано точное начало каждого блока, то у Вас перед глазами уже есть весь список с готовыми временными рамками. Ориентируясь на своё текущее состояние, Вы можете приступать к необходимому блоку. Если бы Вы не располагали таким списком, то было бы труднее уложить всё в голове и понять, за что хвататься. Главным образом, в этом Вам помогает упорядочивание информации в схему.
Б) За счет того, что время ограничено – Вы не будете его растрачивать впустую (по принципу закона Паркинсона). В противном случае, если за отведенное время на блок, Вы проигнорировали задачу и занимались чем-то несущественным, то будете понимать, что на текущий день поезд для этого блока ушёл. Так как в расписании своей очереди на выполнение ждут еще другие дела. Это позволяет не расслабляться и держать себя в тонусе, когда наступает время конкретного блока.
В) В ситуации, когда у Вас действительно много дел, при использовании тайм-блокинга, Вы избавляете себя от неприятного чувства потери контроля. Если большое количество дел не упорядочивать в систему и план, Вы рискуете просто-напросто запутаться и потеряться в этом круговороте задач. Что впоследствии может вызвать напряжение из-за того, что Вы не справляетесь и не можете держать под контролем все свои обязанности (дела). А напряжение, соответственно, также расходует ресурсы и энергию.
Со мной это не сработает…я не достаточно самоорганизованный человек
Если Вы вдруг подумаете, что это очередная задумка, которая работает только с дисциплинированными людьми, то тут Вы ошибаетесь. Во всех нас – людях, живущих в социуме, уже есть этот навык, начиная с малого возраста. Вспомните школьные года, когда Вы писали самостоятельную или контрольную, на которую было выделено четко определенное время. И, если Вы не успели в него уложиться, то, увы, учитель забирает у Вас листочек. Вы же тогда как-то приспосабливались?
И подобные моменты происходят не только в школе, а в нашей взрослой повседневной жизни, где выделение времени зависит не от нас, а от других людей. Не успели на почту до закрытия? – до свидания, приходите завтра. Не успели проехать до разведения мостов? – ночуете на этой стороне города (кто живёт в Питере, поймет 😊). Нам остается лишь укладываться в эти временные рамки. Это всё к тому, чтобы Вы понимали, что не так далеки от навыка тайм-блокинга, точнее, он у Вас уже есть. Осталось его добавить в Ваш собственный распорядок.
Как себя замотивировать в тайм-блокинге и не забросить его спустя 1 день?
Самая полезная уловка для себя – это браться за любое дело играючи. То есть поменять взгляд на серьезные обязанности и превратить их в игру. Ведь все мы в детстве любили играть. К слову, это основной вид познавательной активности в детском возрасте. Но и вырастая, мы не перестаем играть. Просто сами игры преобразуются в другой вид (например, играем во флирт и «кошки-мышки» с симпатичным нам человеком; играем в вежливого сотрудника с клиентом, если это нам нужно, исходя из трудового регламента или по личным убеждениям и т.д.). Так и с тайм-блокингом. Воспринимайте это как некую соревновательную игру, где Вам нужно уложиться за определенное время.
Можно, например, как было изображено на новогодней блок-схеме выше, ввести систему галочек и крестиков. За выполненные задачи Вы ставите себе зеленую галочку, за её невыполнение, соответственно, красный крестик.
Во-первых, в Вас может проснуться перфекционист (в хорошем его понимании), которому неприятно будет смотреть на то, как красные крестики портят всю картину на фоне зеленых галочек. Возникнет желание всё-таки довести дело до конца.
Во-вторых, за полностью чистый закрытый день с зелёными галочками Вы можете придумать себе вознаграждение. Вспомните пиксельные (8-ми битные) игры 90-х, на денди или сеге, где за сбор всех условных «кристалликов» можно было открыть секретный уровень, а в нем какая-нибудь редкая и ценная награда. Превратите расписание тайм-блокинга в подобную игру. Где зеленые галочки – это добыча кристаллов, а красные крестики – их пропуск. Соответственно, за сбор всех кристаллов (галочек) открывается секретный уровень, в Вашем случае – награда, которую Вы себе придумаете. Это может быть стаканчик кофе с сиропом из любимой кофейни, покупка недорогой вещицы (значок, браслетик, стикер), выделение времени на заслуженный отдых – просмотр фильма, сериала, чтение книг и т.д.
Важно соблюдать соразмерность вознаграждения и выполненного плана. Вы можете награждать себя за все галочки, как за каждый выполненный день, так и ставить условия, что без крестиков должна быть закрыта неделя полностью. В первом случае, вознаграждение должно быть не слишком большим, чашка кофе сюда подойдет. Во втором случае, с выполненной неделей можно придумать что-нибудь повесомее, допустим, поход в кафе, музей или на любое мероприятие; выходные, полностью посвященные отдыху и так далее.
То есть, главное, понимать соответствие награды проделанной работе и не переборщить. Не стоит заказывать себе круиз на яхте за то, что Вы смогли выполнить все поставленные задачи за текущий день. Естественно, Вы сами можете выбрать, какой период будет считаться заслуженным для награды – день, неделя, 2 недели, месяц и тому подобное.
Какие могут подкрасться неприятности
Не забывайте про такой каверзный момент, как ошибка планирования. Так как все мы люди, мы не можем досконально просчитать и спрогнозировать течение будущих событий. Даже, если перестраховываться и брать в расчет возникновение непредвиденных обстоятельств, Вы всё равно не сможете угадать, какого характера они будут и сколько времени займут.
Как обезопасить себя в данном случае? Если Вы только начинаете входить в режим графика, где Вы всё планируете и используете метод тайм-блокинга, то ко всему этому можно добавить отслеживание и фиксацию фактического времени - сколько у Вас заняло, то или иное дело. В конечном итоге, у Вас выйдет наглядная картина того, сколько уходит времени на все Ваши дела. Это позволит в дальнейшем более точно планировать и корректировать Ваш график.
Как противостоять этим неприятностям
Как говорил Дуайт Эйзенхауэр:
«План - ничто, планирование - всё»
Если что-то начинает идти не по плану, чтобы не растеряться, Вам поможет «динамическое координирование».
Его суть состоит в том, что не стоит придерживаться статического плана, который Вы придумали, и что бы ни произошло - его нельзя будет изменить. В случае непредвиденных обстоятельств, нужно уметь динамически менять свой план, перестраивать структуру, отодвигать менее приоритетные задачи и выводить на первый план самые важные.
Как разобраться с типами задач (дел)
Вообще, дела можно разделить на 4 вида:
Дела важные и срочные – ядро Вашего движения к главным жизненным целям. Если Вы не выполните эти дела, то отклонитесь от курса достижения цели или поддержания нужного уровня жизни и ее качества. Такие дела, как правило, делаются в течение дня. На выполнение должны быть отведены четкие временные рамки. (Это может быть основная работа, Ваш проект, поддержание своей физической формы, приобретение или оттачивание необходимого навыка и т.д.).
Дела важные, но не срочные – затравка на будущие перспективы, подготовка почвы, общее саморазвитие, которое поспособствует в будущем достижению определенных целей. Это касается не только личных целей, но и поддержания Вашей активности во всех жизненных сферах – успеть уделить время семье, позаниматься саморазвитием, найти время на хобби, поддерживать круг общения.
Дела срочные, но неважные – обязательства перед другими, формальные мероприятия. Какие-то дела, которые от Вас не особо зависят, но Вы вынуждены их выполнять, чтобы поддерживать должный уровень компетенции, взаимоотношений и т.д. Это могут быть как те самые непредвиденные обстоятельства, так и ожидаемые обязанности, которые по каким-то причинам Вам нужно выполнить (обещание супругу разобрать балкон, подменить коллегу на работе в свой выходной день и т.д.).
Дела не срочные и не важные – всё, что не связано с приближением поставленной цели и не вносит вклад в Ваш личностный рост. Это, скорее, дела, вносящие финальный штрих в окраску полноценности и насыщенности жизни. Всё то, что позволяет нам чувствовать себя живым человеком. Телефонные разговоры на будничные темы, обсуждение новостей, просмотр телевизора, поход в торговый центр, чтобы поглазеть на витрины и т.д. По сути, можно сказать, что в эту категорию, в основном, попадают хронофаги. Но помните, что хронофаги могут быть и полезными. (Для тех, кто не знаком с термином, хронофаги – это объекты и занятия, отвлекающие от основной деятельности и поглощающие Ваше время. Также можете почитать мою статью на эту тему).
Пользуясь данной классификацией, можно оперировать списком дел, применяя динамическое координирование, и перестраиваться, в случае непредвиденных обстоятельств.
Заключение и выводы:
1. Главное не отчаиваться, если сразу не получается. Если Вы впервые пробуете придерживаться метода тайм-блокинга, то для Вас это нововведение, к которому Вы еще не привыкли и не выработали свой подход. Ничего страшного, если поначалу Вы будете отставать от графика, не укладываться во временные блоки, пропускать некоторые задачи и т.д. Дайте себе адаптироваться, привыкнуть к новой особенности в Вашей жизни, которой раньше у Вас не было. Как и с любой другой деятельностью, со временем, у Вас выработается навык управления этим методом.
2. Не перегружайте себя задачами на текущий день. Всё хорошо в меру – и труд и отдых. Иначе можно сломаться и отбить всё желание вообще что-либо делать. Также будет более продуктивным, если Вы будете чередовать блок задачи с блоком перерыва на отдых. Таким образом, Вы придерживаетесь баланса между расходом ресурсов и их восстановлением.
3. Выделяйте запас дополнительного времени под непредвиденные обстоятельства. Для более гибкого подстраивания под внезапные ситуации, можно не устанавливать время начала блоков в четкой последовательности. Достаточно указать временные рамки, отведенные на выполнение каждого блока, а потом оперировать ими в зависимости от ситуации.
Также полезно подходить к выполнению определенного блока, опираясь на своё текущее состояние, чтобы определить, на какую конкретную задачу Вы настроены больше всего. В таком случае, Вы будете наиболее эффективны в её выполнении.
4. Преимущества тайм-блокинга:
- Вы избавляете себя от метаний выбора, к какой задаче приступить - благодаря наглядной информации в виде схемы. Это экономит Ваши ресурсы.
- Ограниченность времени на выполнение каждой задачи позволяет держать себя в тонусе и не расслабляться. Очередь других дел из списка как бы подгоняет Вас укладываться во временные рамки по каждому блоку.
- Вы избегаете состояния перенапряжения, вызванного ощущением потери контроля и неспособностью охватить большой объем задач. Тайм-блокинг упорядочивает каждое дело с разбивкой на временные интервалы, что позволяет видеть целостную картину и сохранять спокойствие, а, следовательно, не тратить ресурсы на переживания.
5. Не стоит заблуждаться в том, что тайм-блокинг подходит только хорошо организованным людям с высоким уровнем самодисциплины. Помните, что навык «укладываться во временные рамки» у нас сформирован уже с детства. Также мы постоянно обращаемся к нему во взрослой повседневной жизни, когда временной интервал от нас не зависит и обозначен системой правил или другими людьми.
6. Чтобы помочь замотивировать себя соблюдать метод тайм-блокинга, превратите его в игру, которая будет для Вас интересна. Беритесь за осуществление дел затейливо. Придумайте для себя систему вознаграждения за выполнение ежедневного планирования.
7. Помните про ошибку планирования. Нельзя всё предусмотреть в теории. Всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Выделяйте дополнительный запас времени под внезапные ситуации и фиксируйте фактическое время, которое было затрачено на выполнение задач, чтобы впоследствии, проанализировав, можно было более грамотно выстраивать свой день.
8. Чтобы не растеряться при появлении незапланированных ситуаций, используйте динамическое координирование. То есть вместо того, что придерживаться теоретического плана, Вы можете динамично перестраивать свои задачи под текущие обстоятельства, меняя последовательность и длительность дел, убирая на задний план менее важные задачи и выдвигая на первый план самые приоритетные.
Вот, что из себя представляет метод «Тайм-блокинг». Надеюсь, благодаря этой статье, для кого-то он послужит эффективным инструментом в управлении своим временем.
Поздравляю всех с наступающим праздником и желаю всем продуктивного года, в котором получится реализовать всё задуманное! 🎄 Помните, всё зависит от наших желаний и прикладываемых усилий к их исполнению.
Если Вам требуется психологическая помощь, то Вы можете записаться ко мне на консультацию, связавшись со мной по номеру + 7-961-810-99-39 или оставив сообщение в мессенджерах WhatsApp или Telegram по указанному номеру.
Автор: Ратькова Анастасия Андреевна
Психолог
Получить консультацию автора на сайте психологов b17.ru