Справочники в 1С:ERP – ключевой объект, от которого зависит весь дальнейший учет в программе. Но, по традиции, внимание им уделяется крайне мало. В итоге получаем: дубли, странные наименования, неоптимальную структуру. Работать в программе становится некомфортно, отчеты показывают странные данные, руководство недовольно.
В этой статье мы рассмотрим несколько примеров, как навести порядок в справочниках и эффективно управлять НСИ предприятия при помощи 1С:ERP.
Начнем с одного из самых главных справочников системы – справочник "Номенклатура".
Информация о номенклатуре и связанной информации в 1C:ERP хранится в справочниках "Виды номенклатуры" и "Номенклатура". И ключевым здесь выступает именно справочник "Вид номенклатуры". Заполнение большинства реквизитов карточки номенклатуры наследуется как раз из ее вида.
Через вид номенклатуры можно настроить такие реквизиты номенклатуры, как:
- Тип номенклатуры
- Шаблон наименования
- Настройки уникальности
- Использование серий и характеристик
- Использование дополнительных реквизитов
- Настройки ценообразования
- Схемы обеспечения и складские группы
- Группы финансового и аналитического учета
Поэтому в самом начале проекта внедрения нужно уделить большое внимание этим вопросам. Вот небольшой чек-лист вопросов, которые нужно решить при переходе:
- какие нужны виды номенклатуры
- где нужны характеристики
- какие нужны серии
- какие нужны дополнительные реквизиты для номенклатуры, характеристик, серий
- наборы упаковок
- какие нужны схемы и способы обеспечения
- какие нужны ГАУН (группы аналитического учета) и ГФУН (группы финансового учета) для номенклатуры
- какие нужны ценовые и сезонные группы
- заполнить справочник видов номенклатуры, исходя из настроек выше
- написать/адаптировать обработку для переноса номенклатуры по новым видам с установкой ГАУН/ГФУН/схем и т.д. и правильным заполнением упаковок в номенклатуре
Несколько советов при работе с видами номенклатуры:
- Учитывайте необходимость учета по сериям и характеристикам и дополнительным реквизитам – эти признаки устанавливаются строго для вида номенклатуры и не могут быть установлены в карточке номенклатуры.
- В первую очередь при разработке перечня видов номенклатуры нужно учитывать требования отдела логистики - они отвечают за схемы обеспечения, это один из ключевых моментов в работе склада и производства.
- Можно разработать механизм централизованного дозаполнения реквизитов, которые не будут заполняться из вида номенклатуры, возможно, имеет смысл подключить к этому функционалу 1С:Документооборот.
- При переносе номенклатуры из УПП не забудьте адаптировать типовую обработку переноса данных для учета ваших видов номенклатуры, чтобы в ERP при переносе не создалось множество видов, которые вам не нужны.
И второй важный справочник системы, который мы хотим рассмотреть в этой статье – справочник "Партнеры".
В отличие от 1С:УПП в 1C:ERP теперь можно работать с двумя справочниками: справочник "Партнеры" и справочник "Контрагенты".
Справочник "Партнеры" содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Используется прежде всего при регистрации взаимодействий и взаиморасчетов с партнерами для целей управленческого учета. Справочник "Контрагенты" содержит информацию о юридических или физических лицах для ведения регламентированного учета расчетов с партнерами.
Возможность использования в системе сразу двух справочников регулируется функциональной опцией в настройках параметров учета. Для более привычного учета (как в УПП) можно пользоваться только справочником "Контрагенты", но предварительно нужно хорошо продумать весь механизм работы. Ведь позже включить эту функциональную опцию уже не получится.
Функционал использования партнеров и контрагентов может быть востребован для предприятия, которое работает с торговыми сетями, холдинговыми структурами и пр.
Пример одновременного использования справочников "Партнеры" и "Контрагенты":
- Вы поставляете товар в торговые сети и вам нужно где-то хранить магазины.
- Вы работаете с иерархическими холдинговыми структурами, и вам нужно знать информацию о продажах как по отдельному юр. лицу холдинга, так и по холдингу в целом или по его отдельным бизнес-единицам.
Ниже приведен пример использования схемы Партнер-Контрагент для торговых сетей, когда разных партнеров, объединяет одно юридическое лицо (контрагент). Эту схему удобно применять в случаях, когда мы грузим товары разным магазинам и, соответственно, взаиморасчеты анализируем по каждому магазину отдельно. Но в бухгалтерском учете у нас фигурирует одно юридическое лицо.
Далее приведен пример организации холдинговой структуры, когда, наоборот, Партнер – один, а юридических лиц (контрагентов) может быть несколько. И при такой организации мы можем отслеживать взаиморасчеты и продажи как по партнеру в целом, так и по отдельным контрагентам.
И самый простой вариант – это схема, когда партнер соответствует контрагенту.
И вот чек-лист вопросов по списку контрагентов, с которыми нужно определиться на этапе моделирования бизнес-процессов и переноса остатков:
1. Решить, будете ли вы использовать партнеров (клиентов) и контрагентов раздельно. Эта настройка регулируется отдельной функциональной опцией, которую позже включить уже не получится.
2. Решить, кто из сотрудников будет вносить в базу партнеров, а кто – контрагентов. Вопрос непростой, ведь помимо заполнения этих справочников – у каждого справочника есть еще подчиненные справочники, которые тоже нужно наполнить корректной информацией.
3. Решить, как Вы будет однозначно идентифицировать партнеров: у контрагента есть ИНН и КПП, у партнеров таких уникальных полей нет.
4. Написать правила переноса контрагентов из исторической системы в соответствующие справочники 1С:ERP.
Глубоко и подробно тему справочников, как и в целом проблемы перехода на 1С:ERP, мы рассматриваем на нашем авторском курсе "Переход с 1С:УПП на 1С:ERP" и в цикле наших статей. Надеемся, что наши знания и опыт будут вам полезны.
Авторы: Бирюков Сергей, Бирюкова Ирина
