Управление проектом внедрения сложный процесс - это виртуальная сущность, которую нельзя потрогать и увидеть быстрый результат. Люди не видят процесса строительства программы, не ощущают быстрого прогресса и не могут пощупать плод своего труда.
Поэтому очень сложно понять, посчитать и тем более объяснить, сколько нужно денег, времени и людей, чтобы достичь нужного результата.
На основе нашего 20-тилетнего опыта и реализации проектов внедрения, мы предлагаем два принципа построения адекватного бюджета внедрения:
1.Максимально декомпозируем задачу.
- Разбиваем проект на понятные этапы в хронологическом порядке.
- Берем во внимание абсолютно все работы, которые нужно будет выполнить на каждом этапе и оцениваем их трудоемкость.
Например, на этапе "Техническое задание" нужно провести обследование и описать требования к блоку "Казначейство". Для этого потребуется: провести опрос ответственных сотрудников, оформить результаты опроса, прорешать примеры в базе, зафиксировать требования к системе, показать описание и требования по блоку ответственным сотрудникам, согласовать и подписать блок. - Не забываем про этап "Работы Заказчика" - ведь их тоже нужно запланировать и понять, сколько специалистов со стороны Заказчика потребуется на выполнение работ по проекту.
2. Если подробности задачи неизвестны или недостаточно хорошо описаны (слишком верхнеуровневое ТЗ, экспресс-обследование или полное отсутствие таковых), то используем экспертную оценку.
- Берем пример похожего внедрения предприятия примерно того же масштаба и желательно вида деятельности.
- Оцениваем масштабы проекта: его длительность, сложность, ключевые участки автоматизации, требования к системе.
- На основании этих данных оцениваем и декомпозируем задачи текущего проекта.
Вот пример нашей декомпозиции этапов классического проекта:
В таблице мы привели усредненные значения по срокам. Длительность каждого этапа может варьироваться на каждом проекте, в зависимости от обстоятельств, сложности проекта, состава проектной команды и настроения самого Заказчика. Но, в среднем, длительность проекта по внедрению ERP занимает от 8 до 14 месяцев.
Остановимся чуть подробнее некоторых этапах.
Обследование
Опциональный этап, нужен, если Заказчику требуется максимально реальная оценка будущего проекта и высокоуровневое ТЗ, например, для тендера или заключения фиксированного договора внедрения. Результатом данного проекта может быть Техническое задание для закупочной процедуры и примерный план-график внедрения со сроками и более или менее обоснованной оценкой будущего проекта.
Техническое задание
Важнейший этап проекта, от которого, без малого, зависит ход дальнейших этапов и успех внедрения. В рамках этапа ТЗ производится опрос ключевых пользователей будущей системы, формализация требований к системе, в том числе к переносу данных, описание бизнес-процессов ("как должно быть"), описание необходимых доработок.
В результате по этому этапу нужно выработать и согласовать с Заказчиком следующие документы:
- Матрица ответственности (или приказ по предприятию о начале работ по проекту)
- Техническое задание по ГОСТу
- Функциональные требования по модификациям системы
- Протокол согласования модификаций – список модификаций будущей системы, желательно с расстановкой приоритетов и исполнителей по каждой модификации. Часть модификаций допускается отдать в работу команде ИТ-отдела Заказчика. Но, безусловно, ключевые этапы, от которых зависит успех проекта (например, перенос остатков) необходимо делать силами своей команды.
- Бюджет проекта (уточненный) – по результатам этапа ТЗ может произойти уточнение требований к системе и, соответственно, уточнение сроков и бюджета проекта. Если корректировка бюджета неприемлема, либо договор фиксированный, то, по согласованию с Заказчиком, производится приоритезация и исключение низкоприоритетных модификаций для сохранения бюджета проекта.
- Договор/доп. соглашение на модификацию и внедрение – в случае, если договор/ доп. соглашение заключается на каждый этап проекта отдельно.
Модификация по техническому заданию
На этом этапе происходит непосредственно организация процесса разработки и доработка типовой системы под нужды конкретного Заказчика. Состав доработок и сроки согласуются на предыдущем этапе "Техническое задание".
По результатам на выходе мы должны получить доработанную и протестированную систему, готовую к опытно-промышленной эксплуатации.
Также обязательно нужно согласовать и подписать с Заказчиком документ "Акт приемки-передачи выполненных настроек и работ", в котором содержится перечень протестированных и продемонстрированных доработок Системы.
Разработка инструкций для пользователей Системы
Также важный этап проекта, от которого зависит успешность опытно-промышленной эксплуатации и обучения пользователей Системы.
Тут нужно ответить на следующие вопросы, желательно совместно с Заказчиком:
- Текстовый формат или видео (вебинары)?
- По АРМ (отдельным рабочим местам) или функциональным областям?
- Только на доработки или на весь функционал?
От ответов на эти вопросы сильно зависит объем бюджета и длительность этапа. Рекомендуем ограничивать объем инструкций областью доработок, так как типовой функционал Системы достаточно велик и многогранен. В части типового функционала лучше направить пользователей на курсы в Центры сертифицированного обучения (ЦСО), где они ознакомятся с программой и получат подробные методические пособия по работе с ней.
Обучение
Главной задачей этапа обучения является знакомство пользователей с возможностями типовой системы и с особенностями реализации дополнительно разработанного функционала. Грамотно организованный процесс обучения существенно ускоряет процесс принятия работ по модификации типовой системы, поскольку пользователи под руководством преподавателя уже знакомы с особенностями системы и ее доработками.
В общем случае следует предлагать готовые курсы ЦСО с возможностью адаптации их под требования Заказчика. Это позволяет существенно сэкономить трудозатраты на подготовке программы курсов, позволяет использовать готовые методические пособия и выдавать сертификаты 1С всем слушателям курсов.
Рекомендуем сочетать обучение с последующим итоговым тестированием пользователей и подписанием у Заказчика протокола обучения по результатам проведенного обучения и тестирования.
Перенос остатков
Перенос остатков – это важнейший этап проекта перехода на новую программу. От качества переноса зависит дальнейшая работа в новом решении и, не побоюсь громких слов, успех самого проекта. Бывали случаи, когда из-за неудачного переноса проект сворачивали до лучших времен, так как работа в новой программе становилась невозможной, и пользователи откровенно саботировали проект. Этот этап настолько важен, что мы посвятили ему отдельную статью - "Подводные камни в переносе остатков. Обзор наших синяков и шишек, набитых при использовании типового переноса".
Пусконаладочные работы
Этот этап посвящен разворачиванию готовой системы на наших серверах. На предыдущем этапе мы уже запрограммировали систему согласно Технического задания – теперь же мы создаем нашу рабочую базу, куда и переносятся рабочие остатки из прошлой системы. В рамках этого этапа нужно:
- Настроить рабочий сервер, сеть и систему резервирования
- Создать рабочую базу (и, при необходимости, организовать удаленный доступ к ней)
- Настроить обмены и интеграции с другими системами
- Провести нагрузочные испытания чтобы понять, что оборудование справится с нагрузками
- Настроить права и выдать доступы всем пользователям
Важно заблаговременно провести апгрейд серверной инфраструктуры, если это необходимо. В современных реалиях рекомендуем разворачивать сервер на Linux и в качестве СУБД использовать Postgre.
Консультирование на этапе опытно-промышленной эксплуатации
И конечно финальный этап проекта внедрения – опытно-промышленная эксплуатация. Консультируем, помогаем, дорабатываем то, что не доработали на предыдущих этапах! Помогаем обеспечить бесперебойную работу предприятия в новой системе.
И пару строк также хочу посвятить такой важной части проекта, как расчет бюджета внедрения. Вот несколько советов по его составлению:
- Включайте в бюджет все трудозатраты по проекту – не только часы работы программистов и аналитиков, но и работы технического и функционального архитектора, руководителя проекта, затраты на архитектурный контроль и тестирование модификаций. Все эти работы – важная и неотъемлемая часть проекта, которую многие внедренцы "прячут" за ширмой ложной скромности. Но чем больше Заказчик будет знать и понимать технологию работ, тем проще будет взаимопонимание и дальнейшая совместная работа.
- Командировочные и проживание – если проект удаленный, то нужно заранее запланировать время нахождения ваших специалистов на предприятии заказчика и рассчитать затраты на проживание и транспорт. Заказчик может брать эти затраты на себя, но важно на этапе заключения договора
- Не забываем о такой важной части, как техническое обеспечение проекта: оборудование (сервер), серверное ПО, апгрейд компьютеров, сетевое оборудование. Либо включаем в бюджет, либо согласуем с Заказчиком покупку\апгрейд необходимого оборудования.
Следует помнить, что слишком низкая стоимость и сжатые сроки проекта не должна слишком мотивировать Заказчика. Скорее всего, такая оценка не учитывает все риски и масштаб проекта. Нужно понимать, что внедрение ERP-системы - это долгосрочный инвестиционный проект со значительными финансовыми и временными ресурсами.
Глубоко и подробно эту тему, как и в целом проблемы перехода на 1С:ERP, мы рассматриваем на нашем авторском курсе "Переход с 1С:УПП на 1С:ERP" и в цикле наших статей. Надеемся, что наши знания и опыт будут вам полезны.
Авторы: Бирюков Сергей, Бирюкова Ирина
