Мы продолжаем рассказывать уважаемым читателям о цифровизации хозяйственной деятельности. В прошлом материале рассматривались вопросы заключения электронных договоров с учетом требований ФНС России. На этот раз переключим свое внимание на внедрение в закупках по Закону № 223-ФЗ электронного актирования.
Часть 2. Электронное актирование
Когда речь идет о каких-либо планируемых изменениях Закона № 223-ФЗ, то наиболее внимательные читатели справедливо отмечают, что часто эти изменения представляют собой очередную попытку переноса норм закона о контрактной системе в корпоративные закупки.
Идея заимствования норм из Закона № 44-ФЗ в Закон № 223-ФЗ давно не является новой (пожалуй, Закон № 44-ФЗ давно стал основным источником вдохновения для регулятора). И чтобы упростить процесс копирования правовых норм в свое время закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства (субъекты МСП) были выделены в отдельную статью 3.4 Закона № 223-ФЗ, где регулирование закупок стало максимально схожим с правилами Закона № 44-ФЗ. Тем самым, для подобных законодательных экспериментов образовалось подходящего размера правовое поле.
При этом специалисты по закупкам не раз замечали, что изменение функционала единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) на практике часто опережает появление нормативных правовых актов, регламентирующих соответствующие изменения. По этой причине представляется весьма своевременным познакомиться с планируемыми изменениями функционала ЕИС.
В частности, обратившись к странице сайта Межрегионального контрактного управления Федерального казначейства, можно обратить внимание на новость о планируемом внедрении электронного актирования для МСП по Закону № 223-ФЗ.
Исходя из того, что существующий опыт электронного актирования по Закону № 44-ФЗ наверняка будет использован при внедрении электронного актирования в закупках по Закону № 223-ФЗ, рассмотрим возможные проблемы, с которыми столкнутся корпоративные заказчики при появлении обязательного электронного актирования для субъектов МСП.
Проблема 1. Значительное увеличение трудозатрат на ведение реестра договоров
Существующий в рамках электронного актирования по Закону № 44-ФЗ функционал ЕИС предполагает прямую увязку электронных документов о приемке с реестром контрактов. Поставщик для формирования электронного документа о приемке должен воспользоваться той информацией из реестра контрактов, которую туда ранее включил заказчик.
Нет никакой проблемы в формировании электронного документа о приемке, когда оказываемые услуги состоят из единственной позиции с ценой, равной цене договора. Но что если речь будет идти о договоре поставки с несколькими сотнями или даже тысячами позиций?
Ведь для формирования электронного документа о приемке заказчику сначала придется корректно завести в структурированную форму реестра договоров все эти позиции с правильными единичными расценками, единицами измерения и страной происхождения товара, а поставщику зачастую вручную формировать многопозиционный электронный документ о приемке, используя не самый удобный для подобной работы функционал ЕИС.
Конечно, некоторые специалисты по закупкам или их консультанты могут возразить, что с точки зрения Закона № 223-ФЗ внедрение электронного актирования ничего не изменит, поскольку включение в реестр договоров единичных расценок предусмотрено уже сейчас. И это действительно так.
Однако практика ведения реестра договоров большинством заказчиков показывает, что заказчики зачастую стремится минимизировать трудозатраты на ведение реестра договоров и включают информацию о единичных расценках не в структурированные формы реестра договоров, а непосредственно в прикрепляемую в реестр договоров копию договора.
Поэтому введение электронного актирования безусловно приведет к существенному увеличению трудовых и материальных затрат на ведение реестра договоров, вовлекая в этот процесс не только заказчиков, но и участников закупки.
Проблема 2. Взаимодействие информационных систем и реестра договоров
Разумеется, цель внедрения электронного актирования не состоит в том, чтобы увеличить трудозатраты на ведение реестра договоров. Напротив, электронное актирование призвано упростить документооборот и снизить издержки заказчиков и поставщиков, связанные с обменом документами о приемке.
Но для сокращения издержек документооборота в рамках Закона № 223-ФЗ заказчики и поставщики должны обеспечить интеграцию своих информационных систем, обрабатывающих электронные документы о приемке (такие как 1С), с реестром договоров ЕИС. И именно на этом этапе возможно возникновение сложностей, которые способны лишить электронное актирование всех его декларируемых преимуществ.
Во-первых, ЕИС предъявляет к интеграции с другими информационными системами довольно специфические требования, обусловленные структурой реестра договоров. И если у заказчика или поставщика имеются собственные надстройки в используемых информационных системах (таких как 1С), то обеспечение интеграции этих систем с ЕИС часто требует проведение дорогостоящих процедур по доработке собственных информационных систем, поскольку базовых настроек интеграции может быть недостаточно.
Во-вторых, успешная выгрузка данных из информационных систем поставщика в ЕИС может быть попросту невозможна, если информация о товаре в части наименования, единицы измерения, страны происхождения, содержащаяся в реестре договоров, не будет совпадать с информацией, содержащейся в информационной системе поставщика. Решение этой проблемы потребует от поставщика дополнительных затрат, чтобы в процессе оприходования товара на складе «подогнать» наименование и другие параметры поступающей на склад конкретной партии товара под требования того или иного договора, включенного в реестр договоров ЕИС.
Невозможность эффективно решить такие проблемы может сделать электронное актирование бессмысленным с практической точки зрения.
Например, если правила округления цифр в ЕИС и информационной системе поставщика не будут совпадать, то поставщик всегда будет сталкиваться с несовпадением цен отгружаемой продукции в документах о приемке и заключенном договоре. Тем более, что правила округления в реестре контрактов ЕИС, функционирующего в рамках Закона № 44-ФЗ, сформулированы довольно специфичным образом:
Решение подобной проблемы потребует корректировки электронных документов о приемке в ручном режиме либо заключения дополнительного соглашения об изменении цены договора на несколько копеек. Это лишь один из множества примеров, когда издержки электронного актирования многократно превышают выгоды от его применения.
А электронное актирование в строительных работах реализовать на практике еще сложнее. Ведь документы о приемке по строительным работам обычно включают в себя многостраничные сметы, которые в машиночитаемом формате должны интегрироваться в ЕИС. Именно поэтому в деятельности государственных и муниципальных заказчиков стали нормой многочисленные случаи, когда к электронным документам о приемке, сформированным посредством ЕИС, прикрепляются сканированные копии бумажных документов о приемке, которые отражают реальные результаты исполнения договора. В таких случаях можно прийти к логичному выводу, что электронное актирование не работает в принципе.
Проблема 3. Влияние человеческого фактора на внедрение изменений
Принимая масштабные изменения в законодательство, важно делать существенную поправку на человеческий фактор, обусловленный как возможным совершением технических ошибок исполнителями, так и реальной готовностью к изменениям со стороны руководителей на местах. Недостаточный учет человеческого фактора, как и невозможность полноценного взаимодействия реестра договоров ЕИС с информационными системами заказчиков и поставщиков, способен помножить на ноль все положительные эффекты электронного актирования.
Ранее мы рассматривали проблему с увеличением трудозатрат на внесение в реестр договоров всех позиций договора с единичными расценками. Добросовестный специалист по закупкам в случае принятия изменений в Закон № 223-ФЗ лишит себя отдыха, но внесет в реестр договоров все позиции договора с единичными расценками. Но что если он допустит ошибку при заведении некоторых позиций?
Очевидно, что поставщик просто не сможет сформировать в ЕИС корректный электронный документ о приемке. Следовательно, право поставщика предоставить заказчику результаты исполнения договора и получить оплату целиком и полностью будет зависеть не от его собственных действий, а от действий третьих лиц (работники заказчика), на которые поставщик не может повлиять. Тем самым посредством изменения функционала ЕИС формируется новый правовой институт, не имеющий полноценного правового регулирования.
Негативные эффекты, возникающие в связи с отсутствием права на ошибку, уже успели ощутить на себе заказчик и поставщики, заключающие цифровые контракты по правилам Закона № 44-ФЗ. Так, например, допущенная в извещении о закупке по Закону № 44-ФЗ ошибка в сроке оказания услуг может препятствовать процессу заключения цифрового контракта, а ошибка при указании в реестре контрактов системы налогообложения поставщика – препятствовать корректному формированию поставщиком документов о приемке.
Отдельные проблемы возникают и в процессе подписания документов о приемке. Например, как организовать процесс приемки, если товар приехал на склад заказчика до появления у заказчика в личном кабинете ЕИС документа о приемке? Или как заказчику доказать факт своевременной приемки товара, если электронные документы о приемке поступили заказчику в личный кабинет ЕИС задолго до фактической передачи товара? Как поставщику подписать односторонний акт сдачи или приемки результата работ в случае уклонения заказчика от подписания такого акта (ч. 4 ст. 753 ГК РФ)? Конечно, можно выработать определенные подходы для решения этих вопросов (в выработке подобных решений нередко участвуем и мы в качестве консультантов), но очевидно, что электронное актирование в подобных ситуациях скорее усложняет, чем упрощает ведение хозяйственной деятельности.
Нельзя списывать со счетов и техническую неготовность многих поставщиков к подобным радикальным изменениям в процессе исполнения договоров. В какой-то момент специалист по закупкам может почувствовать себя сотрудником технической поддержки ЕИС, объясняющего своим поставщикам, как правильно сформировать в ЕИС документы о приемке.
Не меньшее значение играет и консервативная политика многих руководителей к организации документооборота. Далеко не все руководители готовы к переходу на полный электронный документооборот, что опять же возвращает нас к вопросу дублирования электронных документов о приемке на бумажных носителях и подрывает саму основу идеи электронного актирования.
А есть ли альтернатива электронному актированию через ЕИС?
Да, электронное актирование не является чем-то новым для хозяйственной деятельности в коммерческом секторе, не связанным требованиями Закона № 223-ФЗ.
Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно обратиться к Приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме". Также можно обратить внимание и на другие приказы ФНС России схожего характера:
1) Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ "Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме";
2) Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ "Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме";
3) Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ "Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме".
Все вышеперечисленные форматы активно применяются в настоящее время различными хозяйствующими субъектами, включая заказчиков по Закону № 223-ФЗ.
Но чтобы электронное актирование и электронные договоры могли эффективно использоваться заказчиками и дальше, Закон № 223-ФЗ не должен вмешиваться в процессы цифровизации хозяйственного оборота, устанавливая специфические требования к форматам заключения электронных договоров и электронных документов о приемке. В век заключения цифровых договоров, когда государственные органы могут получать информацию от юридических лиц посредством структурированного информационного взаимодействия, реестр договоров представляется довольно устаревшим и избыточным элементом корпоративных закупок.
Чтобы развить эту мысль, в следующей заключительной части данного цикла статей мы затронем вопросы обеспечения требований к цифровой маркировке и прослеживаемости товаров.
Авторы материала:
эксперт в сфере закупок
директор Балтийского тендерного центра, юрист-практик, эксперт в сфере закупок
Интересно увидеть продолжение статьи?
Подпишись на наш телеграм-канал, чтобы не пропустить интересные материалы о закупках по Закону № 223-ФЗ
Также мы сохраняем все выходящие материалы в дзен.