В бизнесе на товарах из Китая механизм закупки должен работать как часы. Никаких проволочек, простоев и пустых складов. Но построение эффективного и отлаженного процесса закупок — сложная задача, требующая времени, ресурсов и знаний. В этом гайде рассмотрим ключевые вопросы, которые помогут вашему бизнесу создать успешную систему закупок из Китая, сэкономить время и деньги, снизить риски.
Отслеживайте грузы
Чтобы процесс покупки был бесперебойным, вы должны всегда знать, где находится ваш груз. Бывает, что он задерживается, тогда сможете принять быстрые меры — например, купить небольшую партию у российского поставщика. Или временно повысить цену на остатки товара, чтобы его не раскупили так быстро, как обычно.
Проще всего отслеживать грузы, которые идут из Китая в белую. Вот, как система выстроена у нас, в ChinaToday ↓
Когда заказ выехал из Китая, менеджер присылает клиенту трек для отслеживания. Например, такой 69837LG5577-8. А дальше клиент может сам отслеживать место его нахождения, без дополнительных обращений:
- Через телеграм-бота «Отслеживание груза ChinaToday». Клиент вводит один или несколько трек-номеров → бот запоминает их → автоматически присылает уведомление, когда статус груза сменился. Например, прошел таможню, отправлен по ЖД и пр.
- С помощью таблицы отслеживания контейнеров ChinaToday. В ней есть несколько дат: когда товар был отгружен, поступил во Владивосток, прошел таможню, отправлен по ж/д и прибыл в Санкт-Петербург.
- Через сервисы отслеживания по треку контейнера searates.com и fesco.ru. Первый показывает местоположение судна по пути из порта Нинбо до таможни во Владивостоке. А второй — фиксирует местоположение с момента отправки контейнера по Ж/Д до Санкт-Петербурга.
Прогнозируйте поставки
Грамотно спланированный закуп на основе выверенного ассортимента с учетом всех факторов, влияющих на сроки и качество — основа успешной торговли. Нужно заранее просчитать, сколько будет идти груз и какое время потребуется, чтобы товар прибыл на ваш склад и был готов к продаже.
На маршруте из Китая в Россию товар проходит несколько этапов. Понимая, какие это этапы и сколько занимает каждый из них по времени, можно достаточно точно спрогнозировать минимальный и максимальный срок доставки груза.
Как видите, контейнерная доставка в среднем занимает 46 дней. Но рекомендуем брать время с запасом на случай форс-мажоров.
Пример: Вы понимаете, что новая партия полок для ванной нужна вам к 20 марта 2024 года. Казалось бы, заказ можно сделать 1 февраля. Но из-за празднования Китайского Нового года поставщики и перевозчики в этот период не работают. А значит, заказ рекомендуется оформить в декабре-начале января.
Что делать, если груз задерживается в пути
Даже при грамотном планировании и постоянном отслеживании груз может задержаться в пути. Случается какой-то форс-мажор: карантин, стихийное бедствие, досмотр на таможне и пр.
Вот несколько советов от наших экспертов, чтобы задержка груза не ударила критически по вашему бизнесу:
- Рассчитывайте заказ с учетом сроков поставки + закладывать запас на рост продаж и форс-мажор.
- Имейте в наличии аналогичный товар, похожий по свойствам, функционалу, цене, чтобы переключить на него покупателей при критической задержке груза.
- Держите небольшой запас товара в РФ, например, на платном хранении.
- Найдите альтернативного поставщика в России для таких случаев. При заказе у него вы потеряете в выручке, но сохраните покупателей.
- Если партия едет в белую и задержалась, оформите небольшой карго-заказ. Он придет за 15-20 дней, и простой будет меньше.
Важно. Допустимый простой для оптового бизнеса — до 2 недель. Для бизнеса на маркетплейсах перебои с товаром недопустимы. Наличие товара на нескольких складах с максимально возможным охватом территории — один из основных показателей, влияющих на выдачу карточки в поиске. Нет товара — не просмотров — карточка проседает в поиске.
Как выстроить отдел закупки под ключ в Китае
Чтобы процесс закупки был непрерывный и эффективный, нужен целый отдел из профессиональных закупщиков — логистов, переводчиков, товароведов, снабженцев и т. д. Собрать такую команду и отладить процессы — долго и дорого.
В ChinaToday есть все нужные специалисты и для своих клиентов мы создаем настоящий отдел закупки в Китае под ключ на аутсорсе. Это команда сотрудников, которые постоянно мониторят рынок, ищут трендовые товары, общаются с поставщиками, договариваются о цене, контролируют доставку.
В результате вы получаете:
- Готовый процесс по поиску, выкупу и доставке товаров из Китая. Созданный только под вас.
- Личного профессионального закупщика, обученного работе с китайскими площадками и китайскими поставщиками.
- Трендовые товары для офлайн-бизнеса или маркетплейсов по минимальной цене без брака.
- Успешные переговоры с поставщиками, проходящие без вашего присутствия. Все это профессионально делает ВЭД-специалист.
- Экономия на заработной плате и страховых взносах штатных сотрудников.
Ключевое звено в таком отделе закупок на аутсорсе — персональный специалист по ВЭД. Ему можно задать любые вопросы и поручить решение проблем по закупке. Например, вы можете попросить поторговаться. Также он контролирует все этапы закупки: производство, проверка и доставка. Работает одновременно с десятками ваших товаров.
Чтобы понять, что выгоднее для вашего бизнеса — создать свой отдел закупки или взять на аутсорс — сравните цены ↓
Как эффективно работать с удаленным отделом закупки в Китае
Чтобы специалисты по ВЭД нашли и купили именно тот товар, который нужен, правильно поставьте задачу. Удобнее это делать в таблице. Например, вот так ↓
Далее составьте техническое задание. В нем прописывайте все до мельчайших подробностей. Добавьте картинки, эскизы, чертежи — все, что поможет китайской фабрике сделать точно тот товар, что нужен.
После специалист по ВЭД переведет ТЗ на китайский язык и отправит его производителю.
Но кроме постановки задачи и грамотного тех. задания для эффективной работы удаленного отдела закупки необходим контроль со стороны клиента. А именно, быть на связи и оперативно отвечать на вопросы менеджеров. Во время переговоров специалисту по ВЭД необходимо одобрение клиента по тем или иным вопросам (подходящий размер скидки, MOQ и т. д.). Чем оперативнее принимается решение, тем быстрее проходит закупка.
Как выглядит на практике закупка большого ассортимента
Клиент обратился к нам с запросом на полный цикл закупки товаров из Китая. Он сообщает, какой товар ему нужен, а мы делаем все остальное. У клиента за месяц порядка 300 запросов, но весь процесс поиска, отбора и переговоров с потенциальными поставщиками проходит четко и без запинок.
Личный менеджер клиента Яна сделала таблицу, где отражена вся информация по запросу: артикул, ссылка на товар, нужное количество, цена и т. д. Доступ к таблице есть у клиента, менеджера и переводчика. По каждому запросу уточняем цены и наличие, если товара нет по ссылкам клиента, то ищем замену.
Когда запрос по артикулу согласован, выкупаем товар или запускаем производство. Дальше выбираем оптимальный для клиента маршрут по цене и скорости доставки. Получаем товар на нашем складе в Иу, тщательно проверяем и отправляем фото и видео-отчет клиенту. А после одобрения клиента партия отправляется в Россию.
Так клиент занимается развитием бизнеса, а не общением с поставщиками и бесконечным мониторингом китайских площадок.
Резюме
Чтобы отладить регулярные поставки из Китая, планируйте продажи на период: с учетом производства и доставки до вашего склада. Определите страховой запас товара: сколько должно быть товара на складе до следующей поставки, чтобы обеспечить расчетный план продаж.