Цель арендного бизнеса состоит в получении как можно большего дохода от передаваемого во временное пользование имущества. Добиться этого возможно разными способами – за счет повышения арендной ставки, добавления дополнительных услуг, сокращение расходов. С последним могут помочь специализированные программы – за счет автоматизации учета помещений, сданных в аренду.
Автоматизация решает следующие задачи:
- помогает вести мониторинг объектов аренды в режиме реального времени;
- упрощает учет взаиморасчетов по объектам и договорам аренды;
- исключает ручной ввод данных о договорах, контрагентах и т.д.;
- ускоряет расчет арендных платежей;
- дает полный контроль за дебиторской задолженностью;
- позволяет в несколько кликов формировать аналитику для последующего принятия управленческих решений.
В результате автоматизации на учет необходимо тратить меньше времени. Если на ряд задач раньше требовалось несколько сотрудников, то благодаря специализированным программам с ними может легко справится один.
Основные возможности АрендаСофт
Система АрендаСофт представляет собой специализированное облачное решение, ориентированное на повышение эффективности учета аренды нежилых помещений. Программа предлагает весь необходимый функционал для ведения клиента от потенциального арендатора до заключения договора и фиксации оплат, анализа деятельности компании.
Функции системы:
- Автоматическое формирование договоров и других документов.
- Использование разных видов расчетов.
- Учет расходов на коммунальные услуги по различным схемам – включение, перевыставление.
- Графическое представление сдаваемых в аренду помещений.
- Мониторинг задолженностей по каждому объекту и договору.
- Оперативный учет и ведение бухгалтерии.
- Постановка задач сотрудникам.
- Рассылка уведомлений клиентам и т.п.
Программа сокращает время на решение задач, повышает уровень лояльности клиентов, помогает уменьшить уровень задолженности. АрендаСофт отличается простотой интеграции и освоения, что позволяет компаниям быстро перевести свои дела в систему и не тратить много времени на обучение сотрудников.
Как заключить договор в системе АрендаСофт?
Работа в системе начинается с добавления организации, внесения реквизитов, контактных данных, шаблонов договоров и других документов.
Одновременно через программу можно вести учет сразу по нескольким организациям.
Следующий шаг – добавление здания, в котором располагаются сдаваемые в аренду помещения. Одно здание можно привязать сразу к нескольким организациям. Также функционал позволяет устанавливать ответственных менеджеров.
По каждому зданию необходимо добавить сдаваемые в аренду площади. Это могут быть боксы для временного хранения, торговые помещения и т.д.
По объектам можно вносить:
- привязку к зданию, организации;
- номер/название;
- площадь;
- тариф и т.п.
Все объекты отображаются в разделе «Объекты аренды». Здесь можно добавлять новые помещения, удалять старые, просматривать статус и другую информацию.
Для наглядности в программу добавлена план-схема для графического представления всех объектов в одном окне. Если навести курсор мыши на один из объектов, то будет указан его статус, тариф и другая информация.
К каждому объекту возможно привязывать счетчики дополнительных услуг, например, электричество. Менеджеру остается своевременно вносить показания, а система автоматически просчитает расходы за месяц на основе тарифов. Если оплату по ним производит арендатор, то выставить счет можно в один клик. Он будет отправлен на электронную почту, либо в виде ссылки на телефон.
Для добавления нового клиента необходимо перейти в раздел «Клиенты». Здесь в удобном формате содержится информация по каждому арендатору:
- ФИО;
- контактные данные;
- ответственный менеджер;
- арендуемые площади;
- оформленные договоры.
Добавление клиента осуществляется через соответствующую форму:
Очень удобной является опция «Проблемный клиент». Она позволяет отмечать арендаторов, с которыми есть сложности и необходимо повышенное внимание менеджеров.
Отдельный раздел предназначен для договоров. Он представлен таблицей, где указаны договора, сроки их действия и даты проплаты.
Чтобы заключить договор, необходимо нажать кнопку «Новый договор аренды» и заполнить небольшую форму. Большинство данных подтягиваются автоматически из реестра объектов и клиентов. Оформленный договор отправляется арендатору на почту. Теперь менеджеру остается следить за тем, как клиент исполняет обязательства, проверять корректность учета платежей.
АрендаСофт – это простой, эффективный и доступный способ автоматизации учета аренды помещений у арендодателя. Запишитесь на демонстрационный доступ, чтобы узнать о возможностях системы больше. Заявки принимаются через сайт и по телефону.