Как снизить риски с помощью Process Mining

Нередки случаи, когда бизнес-процессы не соответствуют требованиям, превышают бюджет или выходят за рамки дедлайнов. Это плохо отражается на бизнесе: приводит к лишним тратам и падению клиентской лояльности. Чтобы избежать подобного исхода руководство компаний должно знать, каким именно способом предупредить возникновение отклонений во внутренних процессах.

Риск процесса – это наличие малоэффективных бизнес-процессов, которые являются следствием различных нарушений в работе (от ошибок сотрудников до мошеннических схем).

Виды рисков

Разновидностей рисков процессов несколько. Причиной может стать проблема как во внутренних, так и во внешних БП компании. Выделяют:

• IT-риски. Сбои в работе систем, DDos-атаки, спам, вредоносные программы, кибератаки, которые негативно влияют на цифровую инфрастуктуру компании;
• Человеческий фактор: ошибки в результате ручного ввода некорректных данных.
• Безопасность на рабочем месте: несчастные случаи/травмы на производстве;
• Качество процессов: когда бизнес-процессы плохо/непродуманно спроектированы и спланированы;

Подходы для снижения рисков

Полностью избавиться от рисков невозможно, но можно сократить их до минимума. Сделать это можно так:

• провести анализ рисков. Для этого можно использовать данные из внутренних журналов событий, чтобы понять, как на самом деле выполняются процессы. На основе их глубокого анализа и оценивается степень гипотетического риска. Все это возможно при помощи технологии Process Mining.
• составить карту процессов. Такая процедура упрощает поиск мест рисков и внесение в нужные области. Process Mining автоматически визуализирует выполнение процесса и позволяет детально изучить все его этапы, чтобы понять степень влияние каждого из них на производительность процесса в целом.
• улучшить автоматизацию. После сбора данных и картирования можно провести оценку автоматизации процессов, поскольку это повышает эффективность работы и снижает риски ошибок человеческого фактора. Здесь хорошо показывает себя технология «цифровой двойник»;
• мониторить и исследовать эффективность процессов. Это дает возможность точно выявить риски и оперативно на них отреагировать. Некоторые инструменты класса Process Mining имеют функционал предиктивной аналитики. Например, пользователи оценивают, будет ли заявка на кредит одобрена в обещанный срок. Анализ даты, времени и принятие мер предосторожности предотвращают риски, связанные с большими тратами.
• соблюдать нормы и требования. Такой метод сокращает риски, связанные с безопасностью процессов и ИТ-защитой, а также способствует стандартизации процессов компании. Например, банковские сотрудники контролируют кредитные процессы и выявляют характерные особенности в поведении каждого сотрудника при выполнении схожих/одинаковых операций. Отсутствие стандартизации в их действиях может негативно сказаться на репутации банка, одновременно увеличивая время выполнения процессов и затраты. Процессная аналитика дает возможность оценить уровень соблюдения нормативных требований благодаря автоматическому сравнению фактической модели с регламентированной.
• улучшить коммуникации. Стороны, участвующие в том или ином процессе, должны постоянно контактировать, чтобы быть в курсе происходящего и избежать ошибок. Модели процессов, построенные с помощью процессной аналитики, определяют ответственных за конкретную операцию. Таким образом, визуализация БП позволяет рационализировать коммуникацию между командами и отладить её;

По материалам ProcessMi.