Кейс «Автобана»: одна из крупнейших в России дорожно-строительных компаний автоматизировала учёт сотрудников на объектах с помощью решения PROSTO:СКУД. А как вы оптимизируете учёт в 1С?
Кратко
Заказчик: крупный дорожно-строительный холдинг «Автобан»
Сроки проекта: ноябрь 2022 – сентябрь 2023
Запрос: автоматизировать учёт численности сотрудников на объектах и учёт рабочего времени
Решение: система считывания QR-кодов и интеграция с 1С
Программные продукты: 1С:ЗУП, расширение PROSTO:СКУД, мобильное приложение для аутентификации сотрудников по QR-кодам
Результат: кадровые службы в режиме реального времени видят, сколько сотрудников находится на объекте, и получают автоматически составленные табели
Исходная ситуация
Кто заказчик
«Автобан» более 50 лет занимается строительством, реконструкцией и эксплуатацией автомобильных дорог в России. Объекты компании находятся на территории пятнадцати регионов страны.
В зависимости от масштаба работ на стройку одновременно приезжают вахтами от 100 до 600 человек. Сотрудники работают круглосуточно в две смены и проживают в вахтовых городках.
Почему возник запрос на автоматизацию учёта сотрудников
Объекты строительства удалены от административных офисов компании. Кадровой службе и руководителям было сложно контролировать и анализировать реальное количество сотрудников на объектах и их дисциплину. Не было возможности получать данные о численности оперативно, были случаи нарушений графика работы.
Также линейные руководители и сотрудники, которые составляют табели на участках, не имеют доступа в 1С:ЗУП. Они вручную заносили данные табеля в систему производственного учёта и планирования. Затем передавали табель в формате xls в кадровую службу. Дальше кадровики снова вручную сверяли и заносили полученные данные в 1С:ЗУП. Получался двойной ручной ввод данных.
Таким образом, «Автобану» необходимо было получать отчёты о численности сотрудников в режиме реального времени, автоматизировать заполнение табеля учёта рабочего времени, сократить трудозатраты и человеческий фактор.
Реализация
У «Автобана» 10 строительных управлений. Бизнес-процессы каждого такого подразделения имеют свои особенности. Чтобы создать универсальную цепочку автоматизации, компания внедряла пилотный проект интеграции 1С и системы аутентификации сразу в трёх управлениях.
Система аутентификации по QR-коду
Чтобы регистрировать точное количество человек на объекте и идентифицировать каждого сотрудника, решили использовать QR-коды. В ходе проекта мы внедрили мобильное приложение с функцией аутентификации сотрудников с помощью QR-кодов и настроили обмен с 1С:ЗУП.
Как выстроен процесс:
- На личных мобильных телефонах сотрудников в приложении формируется динамический QR-код, содержащий данные о сотруднике.
- Каждый раз в начале и в конце смены сотрудники проходят через терминалы, и сканируют сгенерированный QR-код.
- Система собирает данные о сотруднике, времени и месте входа/выхода и о терминале, на котором проходила отметка.
- События проходов попадают по API в 1С:ЗУП и обрабатываются с помощью расширения PROSTO:СКУД.
В результате обработки QR-кодов в 1С:ЗУП появилась возможность формировать отчёты о фактической численности сотрудников, табель учёта рабочего времени, документы о переводе сотрудников и изменении графиков работы.
Автоматизация заполнения табеля
Расширение PROSTO:СКУД для 1С:ЗУП автоматически по заданным правилам формирует типовой документ «Табель учёта рабочего времени». Он строится на основе плановых данных, то есть на основе того графика работы, который установлен для сотрудника. На график накладываются данные о фактических входах и выходах, полученные с помощью QR-кодов, и данные документов из 1С:ЗУП – больничные, отпуска, командировки и т.п.
Так как линейные руководители не имеют доступ в 1С:ЗУП, мы настроили автоматический обмен данными с системой производственного учёта и планирования. Далее при необходимости руководитель может скорректировать в табеле часы Явки. Данные по документам отсутствия скорректировать нельзя, это возможно только в системе 1С:ЗУП. В результате к концу отчётного периода кадровая служба и бухгалтерия автоматически получают сверенный табель.
Автоматизация учёта кадровых перемещений
Также в PROSTO:СКУД мы настроили обработку табеля под особенности бизнес-процессов «Автобана». Например, компании очень важно фиксировать в базе данных частые перемещения сотрудников с объекта на объект. Раньше кадровики контролировали это и вносили данные вручную. С интеграцией PROSTO:СКУД мы создали обработку, которая формирует типовой документ 1С ЗУП «Кадровый перевод списком».
Автоматизация учёта отклонений от графика
Когда мы стали собирать данные о начале и завершении работы, оказалось, что бывают случаи, когда фактическое время не совпадает с плановым. До автоматизации все корректировки в табель приходилось вносить вручную.
После интеграции системы QR-кодов с 1С:ЗУП и PROSTO:СКУД все отклонения от планового времени работы фиксируются. Из этих данных автоматически формируется документ «Изменение графика списком», он учитывается при составлении табеля.
Отчёт о численности сотрудников
Отчёты о численности сотрудников на каждом объекте являются обязательными ежедневными документами в компании. Раньше линейные руководители составляли их вручную и тратили на это более часа.
Благодаря системе аутентификации по QR-кодам и интеграции с 1С мы автоматизировали формирование отчёта. Теперь можно получать данные в режиме реального времени, видеть по каждому отдельному сотруднику, в какой день, на каком объекте был он или не был. Удобно выстраивать отчёт в разрезе Категорий должностей и Должностей.
Результаты
- Кадровая служба и руководители управлений получают данные о количестве сотрудников на объектах в режиме реального времени.
- Появилась возможность анализировать динамику численности персонала.
- Снижен ФОТ за счёт оптимизации численности персонала.
- Документооборот в части переводов сотрудников между подразделениями стал оперативнее.
- Трудозатраты на составление Табеля, отчёта и прочих документов сведены к минимуму.
- Сократились ошибки при формировании табеля.
За год сотрудничества с нами «Автобан» успешно внедрил пилотный проект автоматизации учёта фактической численности сотрудников. Таких результатов удалось достичь благодаря взаимной заинтересованности и согласованности действий. Далее мы планируем масштабировать проект на все объекты строительства компании.
Пишите свою оценку проекта в комментариях!
