С 2022 года всем сотрудникам, которые трудоустраиваются на работу впервые, нужно заводить электронные трудовые книжки вместо бумажных.
Остальные работники имели право выбирать формат книжки, но теперь оно исчезло — с 2024 года электронные трудовые стали обязательными.
В этой статье мы расскажем о том, кто должен вести электронные трудовые книжки, как организовать переход на них, и какая ответственность за нарушения будет введена в 2024 году.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дзене, чтобы не пропустить другие полезные публикации для бизнеса:
Кто должен перейти на электронные трудовые книжки в 2024 году
С 2024 года вести учет сотрудников с помощью электронной трудовой книжки обязаны все ИП и ООО — без исключений.
Бумажная трудовая остается только у тех сотрудников, которые завели ее до 2022 года и не подали заявление о переходе.
О работе с электронными трудовыми известно, что:
- Работодатель не может отказаться от ведения электронных трудовых книжек, заменив их бумажными (статья 66.1 ТК РФ)
- Сотрудник, который начал работать после 2022 года, не может попросить завести ему бумажную версию после того, как написал заявление об оформлении электронной
- Если сотрудник изменит место работы, то кадровый специалист нового работодателя продолжит вносить сведения в электронную трудовую, то есть, дополнять ее
Назначение ответственного за ведение электронных трудовых книжек
Руководитель компании должен самостоятельно определить того, кто будет работать с электронными трудовыми книжками. Этот сотрудник обязан передавать сведения Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.
К слову, руководитель может назначить ответственным себя. Например, если ИП ведет бухгалтерию и кадровый учет самостоятельно.
Если вам не хочется тратить время на поиск ответственных, ведение кадрового учета и подготовку отчетности — вы всегда можете доверить эти задачи специалистам Чёрной Бухгалтерии.
Обязанности стоит прописать в должностной инструкции и выпустить приказ о назначении ответственного — так у трудовой инспекции будет меньше вопросов в будущем.
Приказ можно оформить в произвольной форме, главное — указать ответственного и его должность.
Как перейти на электронную трудовую книжку в 2024 году
- Получить заявление от работника. Документ можно оформить в свободной форме. В нем важно указать дату, с которой перестанет действовать бумажная версия.
- Сверить информацию в бумажной трудовой книжке. Для этого можно запросить выписку из СФР. В этом случае, при оформлении ЭТК можно будет указать только информацию о компании и должности.
- Сдать отчет по форме ЕФС-1. Он был введен 1 января 2023 года, в связи с появлением ЕНС и объединением ПФР и ФСС в СФР. Срок сдачи — до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Если вы хотите подавать отчетность в срок и без ошибок, рекомендуем передать эту задачу специалистам Чёрной Бухгалтерии.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку. В ней нужно заполнить несколько граф, содержащих информацию о сотруднике и организации. Запись можно закрепить печатью, если вы применяете ее в работе.
- Заполнить (отредактировать) данные по кадровому учету. В частности, нужно внести изменения в кадровые документы компании. Например, это может быть журнал учета движения трудовых книжек.
- Вернуть старую трудовую книжку работнику. Это нужно сделать в течение 3 дней после получения заявления о переходе на электронную версию. Также нужно уведомить сотрудника о невозможности перехода на старый формат.
Штрафы за нарушения при работе с электронной трудовой книжкой
Если руководитель или ответственный сотрудник не заполнил или допустил ошибки в сведениях, ему будет назначен штраф — от 300 до 500 ₽ (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если компания не вела или неправильно вела книгу учета трудовых книжек, то инспекция может оштрафовать как ответственное лицо, так и руководителя:
- Для должностных лиц — от 1000 до 5000 ₽
- Для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽
Штрафы при повторном нарушении:
- Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ или запрет на работу в этой должности (от года до трех лет)
- Для организаций — от 50 000 до 70 000 ₽
- Для предпринимателей — от 10 000 до 20 000 ₽
Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь сложности кадрового учета и проблемы с ФНС — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение учета по сотрудникам, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
