Еще несколько лет назад одни из самых злободневных тем выступлений на профильных HR-конференциях звучали как «Автоматизируй или умри». Прогрессивные компании уже наслаждаются результатами оптимизации труда специалистов по работе с персоналом, другие начинают внедрять HRM-системы и автоматизацию отдельных этапов только сейчас.
С чего начать такой путь и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь? Своим опытом делится Василина Соколова, основатель платформы HRBOX.
Наш эксперт:
Василина Соколова
- основатель платформы для автоматизации HR-процессов HRBOX
- эксперт в области управления персоналом
Почему отсутствие автоматизации HR тормозит развитие всего бизнеса?
Сейчас даже небольшие бизнесы стараются вкладываться в автоматизацию процессов по работе с персоналом, чем только улучшают развитие HR-tech индустрии, демонстрирующей уверенный рост уже который год.
Действительно, как можно выжить без автоматизации в текущих реалиях:
- Изменились правила игры: сотрудники работают из разных локаций, удаленно, гибридно. Распределенные по всему миру команды стали новой реальностью, которая больше не изменится.
- Выросла нагрузка на HR в период турбулентности и постоянно меняющихся обстоятельств.
- Постоянно увеличивается кадровый голод и конкуренция за квалифицированных специалистов. И скорого конца этому не предвидится.
Создание единого цифрового окна для каждого сотрудника помогает команде оставаться на одной волне вне зависимости от формата работы. Автоматизация помогает быстрее нанимать, адаптировать, обучать людей и оптимизировать рутинные процессы. Безусловно, переход в цифру – способ максимально снизить вероятность ошибок, справляться с большим объемом данных, ускорять принятия решений и не только.
Комфортный и оперативный формат взаимодействия между сотрудником и компанией, открытость и скорость информированности вносит свой вклад в формирование благоприятной культуры и развитие сильного HR-бренда. В долгосрочной перспективе именно это помогает удерживать ценных людей с минимальными затратами.
Какие задачи помогают решать инструменты автоматизации?
1. Оперативный наем и отбор кандидатов.
Компании продолжают активно вкладываться в автоматизацию рекрутмента, что закономерно. В условиях сложной ситуации на рынке труда оперативность помогает организациям быстрее забирать лучшие кадры себе и экономить на процессе найма.
Современным системам легко можно делегировать рутинные задачи, такие как:
- первичный скрининг и отсев по базовым параметрам кандидатов;
- первый контакт;
- назначение встреч;
- проведение и анализ видео или аудио интервью.
2. Обучение, адаптация и развитие.
Современные системы дистанционного обучения позволяют давать сотрудникам новые знания в различных форматах в удобное им и компании время, в любом месте по нужным бизнесу стандартам. А отслеживание успеваемости помогает более точно оценить эффективность обучения, а также вовлекать руководителей в процесс мотивации сотрудников на развитие.
3. Сбор и анализ обратной связи.
Грамотно налаженная система обратной связи становится неотъемлемой частью развития сотрудников, команд и компании в целом. Причем важным аспектом становится скорость получения такой информации и разные ее форматы. Аналитика итоговых данных помогает оперативно видеть, на чем именно нужно сфокусироваться для усовершенствования рабочих процессов, навыков людей и при принятии обоснованных управленческих решений.
4. Эффективная коммуникация с командой и между сотрудниками.
Современные HR-платформы помогают выстраивать грамотную систему внутренних коммуникаций и способствуют созданию единого информационного поля внутри компании. Развитие корпоративной культуры и донесение до сотрудников основных ценностей становятся проще с наличием многофункционального корпоративного портала. На рынке существуют гибкие решения с возможностью кастомизации под нужды вашей компании, а также с возможностью полного брендинга системы в соответствии с вашим стилем и другими потребностями. Приятно, что рынок развивается в сторону автономного управления подобными решениями силами HR без привлечения ИТ-специалистов, как это реализовано и на нашей платформе.
5. Учет рабочего времени и оплата труда.
Автоматизация в этой сфере существенно сокращает ручной труд при постановке и выполнении целей, при сборе информации о мотивации сотрудников, минимизирует возможность ошибок в финансовых расчетах.
Работайте в команде: как внедрить автоматизацию HR в вашей компании
Если вы пришли к точке невозврата, и понимаете, что без автоматизации вам не справиться, пора позаботиться о команде проекта по внедрению HR-автоматизации.
Для запуска любого проекта по автоматизации нужен сильный лидер из HR-подразделения, который будет не только понимать, какой функционал сейчас критически важен для компании, но и лоббировать его на всех уровнях компании: выбивать бюджеты, мотивировать команду на быстрое выполнение задач и развивать систему.
Без поддержки первого лица компании и топ-менеджмента добиться быстрого развития HRM-системы довольно сложно. Именно поэтому эйчару важно понимать, какие основные потребности есть у бизнеса, которые автоматизация поможет закрыть быстрее и эффективнее. HR нужно качественно и на языке бизнеса «продать» автоматизацию своим стейкхолдерам, представляя ее через призму конкретных примеров выгоды с точки зрения результативности, цифр, гипотез.
Не нужно забывать, что зачастую при внедрении HRM-системы требуется поддержка IT-специалистов. Однако есть системы, организованные как конструктор, в которых разобраться самостоятельно смогут сами HR-специалисты – благодаря исчерпывающим инструкциям и оперативной технической поддержке от провайдера системы.
Чтобы система жила и привлекала сотрудников, конечно, понадобится помощь дизайнера в ее оформлении. И очень круто, когда есть в штате свой дизайнер, который сможет выделить часть времени на нужды HR. Но вполне можно работать с дизайнером на аутсорсе. Чтобы проект получился по-настоящему «ваш», стоит уделить время и погрузить внешнего дизайнера в ваш бренд, культуру, айдентику. А для ускорения работы по брендингу, попросите провайдера прислать примеры для понимания, какие визуалы и где могут понадобиться.
Но самое главное – это контент. Если система не будет наполняться интересной и полезной информацией, она быстро заглохнет. Поэтому для создания и поддержания жизни проекта необходим контент-менеджер или менеджер по внутренним коммуникациям, который будет отвечать за регулярное обновление материалов.
Как выбрать HRM-систему?
Мы рекомендуем обратить внимание на следующие важные пункты:
1. Соответствие функционала вашим запросам.
Функционал, необходимый для решения ваших текущих задач, должен уже быть реализован в системе. Но и о будущем забывать не стоит. Что вы будете держать в фокусе, после удовлетворения ваших первостепенных задач? Наш совет: выбирайте HR-систему, которая нацелена на постоянное развитие. Смотрите, насколько активно выкатываются обновления и улучшается функционал.
2. Скорость внедрения.
Если предполагается срок внедрения от 6 месяцев и дольше, это уже не жизнеспособно. Через полгода ваши задачи и требования к системе могут кардинально поменяться. Поэтому смотрите на системы, которые внедряются быстро. К примеру, средняя скорость внедрения HRBOX у клиентов составляет 1 месяц. При этом есть и рекорды: Ritz Carlton Москва запустился за 1 неделю, а РТК «Солар» — за 2 недели.
3. Гибкость и простота настройки.
Есть системы, требующие своих IT-специалистов для внедрения и администрирования, и большого объема дополнительной разработки. Это точно не то, что вам нужно, так как выльется в дополнительные затраты для компании.
4. Демо-доступ.
Советую заранее протестировать, насколько легко и удобно вам будет работать с платформой. Принято пропускать этот этап, но я рекомендую инвестировать свое время в практическое тестирование. Во-первых, это поможет вам проверить заявленные функции. Во-вторых, вы увидите возможности настроек в действии. В-третьих, после такого демо-пользования у вас не останется неоправданных ожиданий после внедрения.
5. Техподдержка.
Проверяйте наличие технической поддержки, причем лучше всего делать это еще во время тестирования продукта. Так вы на практике увидите скорость и качество ответов на ваши обращения. Также обратите внимание, есть ли у провайдера бесплатное обучение ваших будущих администраторов системы для быстрого внедрения и использования лучших практик на рынке.
6. Отзывы и репутация.
Отзывы не всегда есть в открытых источниках, но при этом есть различные HR-каналы в Telegram, где пользователи делятся мнениями честно и максимально открыто. Кроме того, вы можете запросить отзывы и референсы от клиентов тех провайдеров, с кем планируете взаимодействие.
Лично я очень верю, что счастливый сотрудник — это эффективный сотрудник. И автоматизация HR-процессов — инструмент, который позволяет сотруднику быстрее решать свои запросы, связанные с компанией, оперативнее получать ответы и доступ к информации, проще коммуницировать с коллегами, легче понимать, как и куда движется компания, вовремя обучаться и развиваться в рамках системы. А значит, он может меньше времени тратить на рутину и приносить больше пользы бизнесу.
Автоматизированные сервисы помогают сэкономить время, нервы и деньги и в части проверки персонала. Такое решение предлагает компания SpectrumData.
🔗 Для получения бесплатного гайда «Проверка соискателей по открытым источникам» переходите на сайт https://clck.ru/37BRoU
Уже через несколько минут после запроса вы получите развернутый отчет с оценкой благонадежности кандидата. Выбирайте удобный для вас формат работы: проверяйте сотрудников на рабочем компьютере через личный кабинет или устанавливайте приложение, чтобы пользоваться сервисом с мобильного телефона. Есть и другой вариант: если вы уже нашли HRM-систему, идеально подходящую вашей компании, сервис «Проверка соискателей и сотрудников» можно встроить в нее по API.
Будьте уверены в надежности своего персонала, анализируйте риски, автоматизируйте проверку кандидатов и сотрудников вместе с другими процессами, чтобы уделять больше времени стратегическим задачам. Оставьте заявку на демо-доступ и выберите тариф, который подойдет именно вашей компании.
Вам могут быть интересны следующие статьи: