Обучение сотрудников охране труда – обязанность работодателя, невыполнение которой может повлечь ряд негативных последствий со стороны контролирующих органов.
В статье поговорим об автоматизации процесса обучения по охране труда в 1С:ЗУП КОРП, а также в специализированном решении "Охрана труда" на базе 1С.
Обязанности работодателя в части обучения сотрудников охране труда
Обучение по охране труда призвано обеспечивать безопасность труда, сохранение жизни и здоровья сотрудников.
Закон устанавливает следующие обязанности работодателя (абз. 1 ч. 3 ст. 214 ТК РФ):
- Обучать работников охране труда, в том числе безопасным методам и приемам выполнения работ;
- Обучать работников оказанию первой помощи пострадавшим на производстве;
- Обучать работников использованию (применению) средств индивидуальной защиты;
- Проводить инструктажи по охране труда, стажировку на рабочем месте (для определенных категорий работников) и проверку знания требований охраны труда.
Данные нормы актуальны и для работодателей-организаций (независимо от организационно-правовой формы), и для работодателей-физлиц (индивидуальные предприниматели). Проходить обучение по охране труда обязаны все работники, включая руководителей организации.
Обучение охране труда способствует снижению травматизма и риска развития профессиональных заболеваний. Несоблюдение же требований чревато уплатой ощутимых штрафов.
Виды обучения по охране труда в соответствии с постановлением №2464
В постановлении Правительства России от 24.12.2021 №2464 "О порядке обучения охране труда и проверки знания требований охраны труда" выделяются следующие виды обучения:
- Инструктажи по охране труда;
- Стажировки на рабочем месте;
- Обучения по оказанию первой помощи пострадавшим;
- Обучения по использованию (применению) средств индивидуальной защиты;
- Обучения по охране труда у работодателя, в том числе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ, или в организации, у индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по проведению обучения по охране труда.
Таким образом, мы можем условно поделить всё обучение на три вида:
- Инструктажи,
- Стажировки,
- Обучения по различным темам.
Рассмотрим возможность автоматизации каждого из них типовыми средствами 1С:ЗУП КОРП.
Инструктажи по охране труда типовыми средствами 1С:ЗУП КОРП
Разновидности инструктажей описываются в справочнике "Виды инструктажей" системы 1С:ЗУП КОРП. По умолчанию в нем содержатся: вводный, внеплановый, инструктаж на рабочем месте и целевой.
- Вводный инструктаж проводится до того, как сотрудник приступит к выполнению своих трудовых обязанностей. Обычно его проводит специалист охраны труда или же непосредственный руководитель работника.
- Повторный инструктаж проводится для сотрудников с вредными и опасными условиями труда непосредственным руководителем.
- Внеплановые инструктажи проводятся при появлении новой информации или изменении производственных процессов.
Для каждого вида инструктажа можно определить способ проведения, его периодичность, необходимость контроля проведения инструктажа, а также рабочие места, на которых он проводится.
Для регистрации факта проведения инструктажа предназначен документ "Инструктаж по охране труда".
В документе заполняется организация, вид инструктажа, дата его проведения и список сотрудников, которые прошли инструктаж. Сотрудники могут быть заполнены автоматически. Из документа можно распечатать журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.
Контроль прохождения инструктажей по охране труда
Функционал регистрации инструктажей по охране труда давно присутствует в системе 1С:ЗУП КОРП, однако редко используется. Основная работа по проведению инструктажей лежит на руководителях подразделений, которым не всегда целесообразно предоставлять доступ в ЗУП: это трудозатратно в части настройки прав и требует использования дополнительных лицензий 1С.
Ещё один ограничивающий фактор – обязанность ведения бумажных журналов. Вести журнал инструктажей по охране труда только в электронном виде нельзя: сотрудник должен лично расписаться в том, что прошел инструктаж. Письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 поясняет, что сотрудник может пройти инструктаж онлайн, однако обязан направить бумажный документ о его прохождении по почте. Возможно, в обозримом будущем журнал инструктажей станет полностью электронным – с учетом развития электронного документооборота и ЭЦП, к этому стоит быть готовым.
Для контроля прохождения сотрудниками необходимых инструктажей в системе существуют отчеты "Контролируемые инструктажи" и "Инструктажи с истекающим сроком действия".
В отчете "Контролируемые инструктажи" выводятся последние даты проведения инструктажей по сотрудникам, а также сроки действия инструктажей. Красным подсвечиваются те инструктажи, которые не были проведены или срок действия которых истек. Данные отображаются в разрезе подразделений и видов инструктажей.
В отчет "Инструктажи с истекающим сроком действия" выводятся контролируемые инструктажи, которые не были проведены или были просрочены. Данные о проведённых инструктажах используются для автоматического заполнения акта несчастного случая на производстве.
Типовой функционал программы позволяет настроить отчёт таким образом, чтобы получать список сотрудников и виды инструктажей, которые необходимо провести в будущем периоде. На скриншоте ниже представлена типовая настройка отчёта, она позволяет вывести список сотрудников, у которых закончится срок действия инструктажа в следующем квартале. Просроченные и непроведённые инструктажи система выделяет цветом.
Настроенный вариант отчёта программа может автоматически рассылать заинтересованным лица на электронную почту: для этого им необязательно быть пользователями программы.
Настроить автоматическую рассылку отчета можно в пользовательском режиме. Система позволяет указать получателей рассылки, назначить её расписание, выбрать формат отправляемого файла. Так можно напоминать ответственным о необходимость проведения инструктажей без предоставления доступа к программе, при этом не отвлекать на формирвание и рассылку отчета пользователей ЗУП.
Актуальная информация о пройденных инструктажах сотрудника отображается в его карточке на вкладке "Охрана труда".
Обучение по охране труда в 1С:ЗУП КОРП
Различные виды обучения по охране труда также регламентируются постановлением Правительства России №2464. Рассмотрим возможности их автоматизации в 1С:ЗУП КОРП.
Подсистема "Охрана труда" содержит функционал только по инструктажам. Документы планирования и регистрации факта обучения по охране труда включены в подсистему "Обучение и развитие", фиксируются в справочнике "Мероприятия обучения" документами "Обучение сотрудников".
Перечень видов обучения в справочник "Мероприятия обучения и развития" заносится пользователями. В виде обучения указывается форма проведения: внешнее мероприятие, внутреннее или же собственный электронный курс. Также в документе фиксируется объём учебных часов и указывается вид документа, который выдаётся при успешном завершении курса.
Для каждого курса обязательно наличие учебной программы: в текстовом виде её можно разместить на вкладке "Описание".
Для регистрации факта проведения обучения предназначен документ "Обучение и развитие сотрудников". В нём можно указать параметры проводимого обучения, подобрать участников, определить расходы, а также указать компетенции, развиваемые в ходе обучения.
В табличную часть документа по кнопке "Подбор" можно добавить сотрудников определённой категории, например, по категории воинского учета.
Для детализации категорий можно выполнить пользовательские настройки системы при помощи механизма "Дополнительные свойства объекта".
Дополнительные аналитические данные добавляются по кнопке "Ещё" – "Изменить состав дополнительных реквизитов".
Добавленный признак обучения по охране труда можно вывести как в форму списка справочника, так и в некоторые отчёты.
В ЗУП КОРП содержатся отчёты, которые позволяют получать списки обученных сотрудников. На текущий момент для обучений нельзя указывать периодичность проведения, поэтому в типовом функционале системы нет отчётов, позволяющих контролировать сроки повторного проведения курсов.
Однако система 1С:ЗУП КОРП позволяет регистрировать планы обучения сотрудников одноимённым документом. В нем указываются вид обучения, период обучения и список сотрудников, проходящих обучение.
Отчётом "Исполнение плана обучения" можно контролировать запланированные и проведённые обучения.
Выгрузка реестра обученных по охране труда в Минтруд России из 1С:ЗУП КОРП
Министерство труда ведет реестр организаций и ИП, которые обучают работников требованиям по охране труда, а также реестр обученных лиц. Информация о сотрудниках, прошедших обучение по охране труда, должна передаваться в Минтруд в виде электронного реестра. Порядок ведения этого реестра содержится в п. 104-121 постановления Правительства России от №2464 "О порядке обучения охране труда и проверки знания требований охраны труда".
Под действие постановления №2464 попадают почти все сотрудники: не только с вредными и/или опасными условиями труда, но и различные руководители, специалисты, рабочие.
Начиная с релиза 3.1.27.111 в 1С:ЗУП КОРП появилась регламентная форма реестра обученных по охране труда. Форма находится в разделе "1С-Отчётность" – группа "Отчётность в фонды".
На данный момент нет возможности заполнить реестр автоматически: это необходимо делать вручную. По кнопке "Выгрузить" система формирует xml-файл по установленному формату для Минтруда.
Строки реестра заполняются вручную – на данный момент нельзя выбрать значения из справочников "Сотрудники" или "Физические лица". Однако программу обучения вы можете выбрать из уже заполненного списка. Это новый функционал системы, поэтому мы рассчитываем, что в дальнейшем он станет удобнее.
При небольшом количестве сотрудников табличную часть реестра можно заполнить ручным копированием данных отчёта "Обучение по сотрудникам".
После сохранения заполненного реестра его можно прикрепить в виде файла по значку скрепки.
Подготовленный отчёт, как и все регламентированные отчёты, сохранится в разделе "1С-Отчётность".
Возможности подсистемы "Обучение и развитие" специализированного решения "Охрана труда" на базе 1С:Предприятие
Подсистема "Обучение и развитие" в 1С:ЗУП КОРП обладает минимальным набором необходимых функций для автоматизации учета обучения по охране труда. Она будет удобна в первую очередь пользователям 1С:ЗУП КОРП, компаниям с небольшой численностью сотрудников и без отраслевой специфики.
Разрабатывать полноценное рабочее место специалиста по охране труда в 1С:ЗУП КОРП нецелесообразно: для этого потребуются доработки типового функционала и сложная настройка прав доступа.
В специализированных решениях – таких как "Охрана труда" – содержится больше параметров для регистрации и анализа необходимых данных:
- Планирование и проведение всех видов обучений и проверок знаний
- Проведение удаленного тестирования работников
- Автоматическое заполнение и формирование реестра обученных по охране труда
- Установка квалификационных требований как на штатную позицию, так и на физическое лицо
- Интеграция с Олимпокс
Например, в карточке вида обучения в системе "Охрана труда" перечень условий проведения обучения расширен: это и периодичность проведения, и необходимость проведения после длительных отсутствий, и изменения кадрового состояния.
Для каждого вида обучения в системе можно назначить программу и механизмы проверки знаний. Есть возможность формирования печатных форм.
В специализированном решении есть отдельный документ "Квалификационные требования" – для регистрации видов и программ обучения.
Квалификационные требования могут быть назначены на штатную позицию, на рабочее место и на конкретного сотрудника. Если мы назначаем обучение для штатной позиции, то система будет планировать его проведение не только для текущих сотрудников, но и для тех, кто будет приниматься или переводиться на эту позицию.
Списки сотрудников на обучение формируются автоматически, если в системе уже зафиксированы квалификационные требования.
Табличная часть документа "Планирование обучения" заполняется автоматически – по одной кнопке – с возможностью указания критериев заполнения. При необходимости в нём можно отслеживать состояния согласования плана обучения. Документ имеет большое количество печатных форм.
В системе "Охрана труда" предусмотрен функционал напоминаний: он запускается автоматически и проверят наличие сотрудников с непроведёнными или просроченными обучениями и инструктажами, а затем формирует автоматическое напоминание ответственному пользователю. Настроить частоту проверки и другие параметры можно в пользовательском режиме.
После проведения обучения система автоматически формируется реестр обученных для выгрузки в Минтруд.
В "Охране труда" учтено, что названия программ обучения могут отличаться от установленных законодательством. Для того, чтобы соблюдать и внутреннюю учетную политику организации, и требования законодательства, в системе разработан справочник "Соответствие видов обучения".
Система "Охрана труда" позволяет формировать большее количество выходных форм для внутренней работы, чем типовой функционал 1С:ЗУП КОРП. Это и личные карточки сотрудника по прохождению обучения, и журналы прохождения инструктажей, и аналитические отчёты по состоянию обучения.
Из очевидных плюсов использования специализированного решения по охране труда можно выделить:
- Широкий функционал, который позволяет полностью автоматизировать работу специалиста по охране труда.
- Оперативный доступ к минимальному набору необходимой информации по сотрудникам.
- Гарантию спокойствия кадровикам и расчётчикам: в их ЗУП не будет посторонних глаз, а, значит, и персональные данные сотрудников продолжат оставаться под защитой.
Обращайтесь к нам за консультацией по выбору решения 1С по охране труда и его грамотному запуску на вашем предприятии.