Когда компания выбирает реализацию проектов по методологии Agile, это предполагает, что руководство или заказчик проекта осознают, что ресурсы, выделенные для проекта, будут расходоваться по мере выполнения работ, затраты будут меняться от месяца к месяцу, а бюджет должен иметь дельту для вариаций.
Как поступить, если у вас есть ограниченный бюджет, который вы можете использовать до завершения проекта или конца года?
В ситуации, когда заказчик или руководство ограничивают бюджет проекта, профессиональному менеджеру проекта следует предпринять следующие шаги:
Оценить текущий статус проекта, включая выявление уже израсходованных ресурсов и остатка в распоряжении.
Определить приоритеты проекта, выявив наиболее важные задачи, которые требуется выполнить в первую очередь.
Пересмотреть план проекта, внося изменения, чтобы соответствовать новым ограничениям бюджета.
При планировании и корректировке плана проекта всегда следует помнить о трёх ключевых аспектах успеха проекта: время (schedule), цели/объем работы (scope) и бюджет (cost).
Комбинация этих трёх компонентов и их вариации напрямую влияют на качество продукта или результат проекта. PMI предоставляет отличную репрезентацию этих компонентов в виде треугольника:
Если вам необходимо сохранить или уменьшить бюджет, это означает, что придется сделать компромисс в других областях. Каким образом поменять каждый из этих компонентов, чтобы эффективно работать в условиях ограниченного бюджета?
У вас есть следующие опции:
- Запустить продукт с ограниченным функционалом, сохраняя ключевые функции для бизнеса и убирая все лишние возможности продукта. Однако существует риск предоставления пользователям неполноценного продукта.
- Изменить дату релиза на поздний срок, что повлияет на момент начала возврата вложенных средств. Как говорится, потерянные деньги – это не заработанные деньги.
- Уступить в качестве продукта, но важно оценить, как это повлияет на пользовательский опыт и не вызовет ли это оттока клиентов или негативных отзывов.
Что делать, когда сохранение бюджета крайне важно, но совсем не желательно уступить по другим параметрам? Очевидный ответ – оптимизировать бюджет. Это может быть достигнуто следующими действиями:
1. Сокращение стоимости ресурсов:
- Пересмотр штатного расписания и уменьшение численности сотрудников. Важно учесть, что небольшое изменение в численности сотрудников не всегда сказывается на общем объеме выполненых работ.
- Изменение состава команды с привлечением сотрудников с разным уровнем знаний и опыта привлекая специалистов, чьи услуги обходятся дешевле. Важно сохранить баланс, чтобы в команде было достаточно опытных и среднего уровня специалистов для обеспечения продолжительности и качества работы, обучения новичков и решения кризисных ситуаций.
- Аутсорсинг работ компаниям из разных локаций - рассмотрите провайдеров учитывая различия в оплате труда в разных частях мира и выберите более доступные.
- Разработка гибкого графика отпусков и выходных дней на год вперёд с распределением бюджета пропорционально по месяцам. Это поможет иметь общие границы максимального и минимального бюджета который вы можете тратить в месяц.
- Передача некоторых узкоспециализированных или временных работ на аутсорсинг вместо найма постоянных сотрудников в команду. Найм съест ваш бюджет, независимо от наличия постоянного потока работы для таких специалистов.
- Использование более экономичных инструментов и технологий, соответствующих минимальным требованиям (например, смена провайдера облачных услуг или избавление от ресурсов, которые оплачиваются, но не используются полностью).
- Пересмотр расходов на планируемые рабочие поездки команды и тренинги.
2. Увеличение производительности труда:
- Оптимизация процессов разработки и тестирования. Разработка подробного описания процессов с выявлением моментов, которые занимают время команды без должного эффекта.
- Внедрение инструментов автоматизации для рутинных задач или тех, которые требуют значительного времени.
- Пересмотр количества и качества совещаний команды, анализ того, подходит ли состав команды для повестки каждого совещания. Не все члены команды должны присутствовать на каждой встрече.
- Уверенность в том, что все участники команды заняты достаточным объемом работы и отсутствуют простои.
Общие принципы и рекомендации:
- Постоянный мониторинг расходов.
- Вовлечение команды в генерацию идей по оптимизации бюджета.
- Установление измеримых показателей для каждой статьи оптимизации.
- Мониторинг цифр, сравнение показателей до и после внедрения изменений, отслеживание эволюции и трендов.
- Гибкость и готовность изменять подход, если он перестает соответствовать реальности.