С 17-ого сентября 2023 года в действие вступили новые правила хранения документов (Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77). Прежний Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 утратил силу. Изменения нужно учесть при работе с бумажными и электронными документами. Рассказываем, как организовать хранение документов в организации с учетом обновленных требований.
Как правильно хранить документы с 17 сентября 2023
Новый порядок хранения документов в организации распространяется на компании всех форм собственности и видов деятельности. Организация вправе самостоятельно организовать архив с учетом установленных требований. Этот способ подходит предприятиям с разумным документооборотом. Если документов много, можно заключить договор оказания услуг со специализированной организацией, для которой архивная деятельность является уставной.
Требования к хранению документации на предприятии различаются в зависимости от вида документа. Передавать в архив следует только документацию с длительным сроком хранения, а именно, более 10 лет, и документы постоянного хранения, то есть до ликвидации бизнеса. Можно не передавать в архив документы временного хранения (не более 10 лет).
Где хранятся документы на предприятии? Когда бумаг немного, достаточно поместить их в сейф или закрывающийся шкаф. Если документооборот большой, обязательно нужно организовать хранение дел в архиве – отдельном помещении, которое соответствует нормативным требованиям. Порядок его работы уточняется в инструкции по хранению документов в организации или другом ЛНА.
Формировать дела следует с учетом требований пункта 49 Приказа № 77. Отдельно группируют документы с временным и постоянным сроками. Документы помещаются в дела по одному экземпляру, отдельно по календарным годам, за исключением некоторых дел (личных, переходящих, связанных со спецификой отрасли). Приказы следует группировать с учетом сроков их хранения, лицевые счета по зарплате – по алфавиту ФИО работников.
Как уничтожать документы
Проведение экспертизы перед уничтожением документации осталось обязательной процедурой. Новые правила уточнили варианты уничтожения. Так, самостоятельно предприятие вправе избавиться от документов, в которых есть персональные данные, информация ограниченного доступа или служебная. При этом сначала нужно использовать шредер либо другое оборудование для измельчения, а потом передать отходы в специализированные организации. Прочие документы, в которых нет персональных данных, можно сразу отправить для уничтожения в пункты переработки вторсырья.
Как хранить электронные документы
Новые правила хранения электронных документов предусматривают работу с обособленными физически носителями (к примеру, жесткий диск либо флеш-карта) или СХЭД. Допускается использовать одновременно оба варианта. Для этого можно обратиться к операторам ЭДО или разработать собственную систему. Например, отличный вариант электронного документооборота - 1С-ЭДО.
В 1С-ЭДО вы сможете:
- Настраивать безбумажный документооборот между организациями.
- Экономить на курьерах.
- Получать документы от контрагентов прямо в 1С и многое другое.
Еще один важный момент при работе с ЭДО. Если срок хранение электронных документов в организации закончился, такие документы следует уничтожить.
Советуем внимательно относится не только к самим документам, но и к их грамотному хранению и своевременному уничтожению.