В наше время как крупные, так и малые предприятия все чаще отдают предпочтение использованию автоматизированных бизнес-систем. Повседневные рутинные процессы постепенно уступают место прошлому, освобождая ценное время для решения более важных задач. Рассмотрим, как современные технологии сказываются на сфере управления персоналом, и какие системы электронного кадрового документооборота являются наиболее востребованными.
Активное развитие и внедрение систем электронного кадрового документооборота во многом обусловлены появлением пандемии, которая заставила некоторые организации перевести свой персонал на удаленный режим работы. Этот процесс также создал неотложную потребность в установлении новых правил взаимодействия между сотрудником и работодателем, направленных на минимизацию личных контактов.
Что такое электронный кадровый документооборот в простых словах?
В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе РФ появились две новые статьи, которые позволили кадровым службам полноценно перейти на электронный документооборот. Теперь не требуется использовать печатную форму приказов и справок, а электронно-цифровая подпись приравнивается к обычной. С того времени множество IT-компаний начали разрабатывать и предлагать свои решения, помогающие предприятиям быстро и комфортно адаптироваться к новым правилам.
Простыми словами, электронный кадровый документооборот - это система, которая создает цифровую версию документа, обладающую тем же юридическим статусом, что и бумажная форма. На данный момент переход к электронному кадровому документообороту не является обязательным, однако для тех организаций, которые решили цифровизировать свои процессы, Минтруд России установил единые требования к содержанию и формату электронной кадровой документации. В данном контексте мы расскажем о лучших системах электронного кадрового документооборота и их преимуществах.
Выбор редакции
«СБИС КЭДО»
Продвинутая программа, предназначенная для упрощения работы по учету персонала на предприятии, приобрела особую актуальность в связи с растущей популярностью удаленной формы труда. Разработана для использования отделами кадров и HR-менеджерами.
С использованием данной программы возможно формирование справок и приказов, хранение личных дел сотрудников, а также составление графиков отпусков. Система предоставляет возможность подписывать более 160 видов документов, включая договоры, нормативные акты, больничные, расчетные листки, соглашения и другие. Программа включает все необходимые инструменты для работы с персоналом: от подбора кандидатов до расчета заработной платы. Легко интегрируется и служит отличным дополнением к любой другой автоматизированной системе, используемой предприятием для электронной бухгалтерии или учета рабочего времени.
Система предоставляет личный кабинет для сотрудников, доступный как с персонального компьютера, так и с мобильных устройств. Работники могут самостоятельно запрашивать справки о доходах, ознакамливаться с внутренними документами, формировать заявления на отпуск или вносить данные о больничном листе.
Характеристики программы включают кадровый и воинский учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, электронную цифровую подпись (ЭЦП), настройку графиков работы, долгосрочное хранение документов, интеграцию и личный кабинет. Программа предлагается в облачном варианте, имеет демоверсию, техническую поддержку и стартовую цену от 4 тысяч рублей в год.
Рейтинг ведущих систем электронного кадрового документооборота
Directum HR Pro
Интегрированное решение от российского разработчика программного обеспечения, предназначенное для полноценного управления кадровым делом на предприятии. Программа организована в виде блоков и индивидуально настраивается под потребности каждого заказчика. КЭДО может быть внедрен как самостоятельный продукт или в сочетании с другими модулями.
Система обеспечивает отправку документов сотрудникам для ознакомления, подписывание и согласование трудовых договоров, планирование отпусков, формирование заявлений и массовую выгрузку данных для передачи в государственные органы. Также настройка ресурса позволяет информировать персонал о предстоящих мероприятиях и событиях.
Характеристики программы включают в себя кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, электронную цифровую подпись (ЭЦП), настройку графиков работы, долгосрочное хранение документов, интеграцию и личный кабинет. Варианты внедрения предоставляются в облачной и локальной форме, демоверсия отсутствует, предусмотрена техническая поддержка. Стоимость начинается от 650 рублей в год за одного сотрудника.
Плюсы включают в себя широкий функционал, возможность адаптации к различным сферам и масштабам бизнеса, а также интеграцию со сторонними сервисами. Минусами являются ограниченный срок подписки на обновления ПО и бесплатной технической поддержки (1 год), а также возможное завышение цены.
«Сбер.Корус»
Облачный продукт предназначен для электронного подписания, обмена и хранения кадровой документации. Программа легко интегрируется с любой системой учета и включает в себя встроенный модуль для совместной работы с 1С. Наша компания обладает собственным Удостоверяющим центром, что позволяет генерировать уникальные неквалифицированные подписи для каждого сотрудника.
На ресурсе предоставляется возможность настройки маршрутов согласования документов, а также направление их на долгосрочное хранение в электронный архив. Программу можно успешно применять не только в общении со штатными сотрудниками, но и при взаимодействии с самозанятыми или работниками по договору ГПХ.
Посетив наш сайт, вы можете ознакомиться с кратким видео о преимуществах нашего продукта или запросить демонстрацию программы, заполнив специальную форму.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, настройка графиков работ, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет.
- Варианты внедрения: Облачные.
- Демоверсия: Отсутствует.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 620 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы:
- Хранение неограниченного количества документов.
- Выпуск ЭЦП.
- Инструкции по заполнению документов.
- Отправка уведомлений сотрудникам через SMS или по электронной почте.
Минусы:
- Отсутствие демоверсии.
- Техподдержка осуществляется только через форму обращения или электронную почту компании.
- Сроки рассмотрения заявки зависят от выбранного тарифа
Nopaper
Удобный сервис для обмена и электронного подписания документов предлагает пользователям локальную интеграцию, но также предоставляет возможность использования веб-версии. Для начала работы с платформой необходимо загрузить приложение Nopaper из AppStore или Google Play. После успешной регистрации и подтверждения личности пользователю становится доступна бесплатная усиленная электронная подпись. Программа легко настраивается и интегрируется с различными сервисами управления персоналом. В случае использования платформы 1С, документы могут быть выгружены непосредственно из учетной системы и подписаны работником через приложение.
Для успешного внедрения программы компания-разработчик предоставляет персонального менеджера. В комплекс услуг входят обучение сотрудников, предоставление готовых шаблонов документов и круглосуточная сервисная поддержка.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Да.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 900 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Наличие мобильного приложения.
- Простая регистрация.
- Интеграция с другими сервисами.
- Простой и быстрый способ получения ЭЦП.
- Круглосуточная техподдержка.
– Подписание документов осуществляется только через мобильное устройство с использованием приложения.
ELMA365 КЭДО
Программа предназначена для полной автоматизации управления кадровыми документами. Система гибко адаптируется к особенностям предприятия и легко настраивается в процессе эксплуатации. В комплект поставки включен конструктор документов, который обеспечивает быстрое внесение изменений в готовые шаблоны. Встроенный искусственный интеллект автоматически распознает текст со сканов, исключая возможность ошибок при ручном вводе данных.
Базовый тариф включает следующие модули: интеграция с 1С:ЗУП, шаблоны документов, управление трудоустройством, создание заявлений и приказов, выпуск УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись), изменение персональных данных, управление переводами и увольнениями, а также присвоение категорий работникам для назначения льгот и пособий.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Да.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 12 тысяч рублей.
Плюсы и минусы:
- Обширный набор функций и процессов.
- Интеграция с другими системами.
- Адаптация под масштабы и специфику предприятия.
– С начала второго года использования техподдержка платная (20% от стоимости лицензии). – Платный выпуск УНЭП. – Модуль "Отпуска" доступен за дополнительную плату (от 200 тысяч рублей в год).
«1С: Кабинет сотрудника»
Одно из наиболее востребованных решений от ведущего поставщика автоматизированных бизнес-систем. Этот сервис обеспечивает быстрое создание и подписание заявлений на отпуск, получение электронных расчетных листов, заказ справок и многое другое.
Продукт доступен в формате облачного сервиса или локального приложения и легко интегрируется с любой платформой 1С. Работодатель заверяет документы с использованием УКЭП, который может быть получен через 1С:Подпись в удостоверяющем центре или через ФНС. Сотруднику предоставляется бесплатная УНЭП. Для более удобной и оперативной работы с документами создано специальное мобильное приложение.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, интеграция, личный кабинет.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Отсутствует.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 276 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Интеграция с 1С.
- Наличие мобильного приложения.
- Широкий функционал.
- Предоставляется тестовый период.
– Локальная версия доступна при условии приобретения лицензий для не менее чем 1 тысячи сотрудников (от 276 тысяч рублей в год).
HR Link
Отечественный сервис представляет собой эффективное средство для перехода любого предприятия на цифровой формат работы. Эта система обладает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения кадрового делопроизводства. Для утверждения документов предоставлен доступ ко всем видам электронных подписей. Кроме того, данное решение позволяет подключить учетную запись на портале Госуслуг и использовать ее в качестве средства электронной подписи.
Система предусматривает отправку уведомлений сотрудникам с просьбой ознакомиться с представленными документами. Уведомления можно направлять через различные каналы связи: электронную почту, SMS, мессенджеры или посредством API с других систем. После получения уведомления, сотрудник переходит по предоставленной ссылке в свой личный кабинет для подписания документа.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Отсутствует.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 1 тысячи рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Обширный функционал.
- Возможность использовать электронную подпись с Госуслуг.
- Бесплатная техподдержка.
- Скидка 30% для малого бизнеса.
– Отсутствие демоверсии. – Цена.
VK HR Tek
Сервис предоставляет удобные возможности для обмена и подписания кадровых документов. Эта система обеспечивает эффективное взаимодействие как с офисными, так и с удаленными сотрудниками, самозанятыми и лицами, заключившими договор ГПХ. Работникам предоставлено мобильное приложение, позволяющее заказывать типовые справки, подавать заявления на отпуск, ознакомиться с должностными инструкциями и подписывать приказы. Программа доступна в форматах облачного и локального использования, а также легко интегрируется с различными системами учета (1С:ЗУП, Битрикс, SAP, БОСС-Кадровик и другими).
Разработчик гарантирует безопасное хранение данных, размещая документы на нескольких серверах, логируя каждое действие пользователей и предоставляя доступ к интерфейсу через защищенное HTTP-соединение.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, ЭЦП, интеграция, личный кабинет, учет отпусков.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Отсутствует.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: По запросу.
Плюсы и минусы:
- Интеграция с различными учетными системами.
- Круглосуточная техподдержка.
– Отсутствие демоверсии, доступной без предварительной записи на сайте. – Отсутствие собственного удостоверяющего центра. – Руководитель получает УКЭП при личной явке.
EmplDocs
Российское программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления кадровыми процессами. Эта система позволяет эффективно цифровизировать и подписывать документы, взаимодействовать с штатными и самозанятыми сотрудниками, а также создавать долгосрочные архивы. Ресурс доступен с любого мобильного устройства или персонального компьютера.
В личном кабинете сотрудник может ознакомиться с информацией о заработной плате и других начислениях, спланировать отпуск, заказать справку, просмотреть приказы, внести изменения в свой профиль и подписать документы. В зависимости от ролевой модели, система предоставляет возможность составления графика отпусков, отслеживания пути согласования заявок и контроля за статусом сотрудников.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет.
- Варианты внедрения: Локальные и облачные.
- Демоверсия: Да.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 500 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Удобный интерфейс.
- Широкий функционал.
- Возможность интеграции.
– Локальная версия доступна при условии приобретения лицензий для не менее чем 250 сотрудников (126 тысяч рублей в год).
«Астрал iКЭДО»
Облачный сервис предназначен для полноценного управления кадровым документооборотом. Разработчик обладает собственным удостоверяющим центром, что обеспечивает возможность выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП) непосредственно из системы. Все подписанные документы обладают законной юридической силой и сохраняются в электронном архиве. Для использования системы не требуется установка мобильного приложения, вход в личный кабинет осуществляется через любой веб-браузер. Сотрудник получает уведомление в Telegram о необходимости подписания документов.
Круглосуточная техподдержка доступна для пользователей независимо от выбранного тарифа и пакета услуг. Связаться со службой поддержки можно по телефону или через электронную почту.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, электронный архив, ЭЦП, интеграция, личный кабинет.
- Варианты внедрения: Облачные.
- Демоверсия: Нет.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 500 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Бесплатная круглосуточная техподдержка.
- Наличие собственного удостоверяющего центра.
- Интеграция с 1С.
– Доступна только облачная версия. – Отсутствует бесплатный период и демоверсия. – Отсутствует функционал работы с графиком отпусков и командировок.
EasyDocs
Простая и удобная программа, обеспечивающая полный контроль над кадровыми процессами. Реализована исключительно в формате облачного сервиса, что исключает необходимость установки дополнительного программного обеспечения на компьютер заказчика. Сервис легко интегрируется с другими системами учета с использованием встроенных модулей или API.
Отсутствует личный кабинет для сотрудников. Вместо этого каждый мессенджер оснащен полнофункциональным ботом, через который осуществляется взаимодействие кадровой службы с сотрудником. Таким образом, создание запросов, ознакомление и подписание документов осуществляется через платформы WhatsApp, Viber или Telegram.
Характеристики:
- Функционал: Кадровый учет, ЭЦП, интеграция, учет отпусков и командировок.
- Варианты внедрения: Облачные.
- Демоверсия: Да.
- Наличие техподдержки: Да.
- Цена: От 500 рублей в год за 1 сотрудника.
Плюсы и минусы:
- Интеграция с другими системами.
- Возможность использования ЭП с Госуслуг.
- Возможность создания облачной подписи.
– Ограниченное время работы техподдержки (с 9:00 до 18:00 по МСК). – Отсутствие полноценного личного кабинета. – Отсутствие электронного архива.
Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту info@odelax.ru.
Как выбрать систему электронного кадрового документооборота
На рынке появляется все больше сервисов для автоматизации кадровых процессов и перехода компаний на цифровой формат работы. Расскажем, на что обращать внимание при выборе подходящей системы.
Опыт и надежность компании
Разработчики, долгое время присутствующие на рынке, обладают преимуществами перед молодыми игроками. Они имеют обширный опыт хранения данных и строго следят за соблюдением всех норм и правил, установленных государством. Решив довериться новичку, стоит учитывать возможные ошибки в процессе эксплуатации, которые могут быть не всегда оперативно устранены.
Сервисное обслуживание
Скорость реагирования техподдержки – еще один важный критерий выбора системы. Не все компании предоставляют круглосуточную линию помощи. Важно учесть разницу в часовых поясах между вашей компанией и разработчиком. Обратите внимание на доступные каналы связи с техподдержкой – чат, электронная почта, форма обратной связи или специальная телефонная линия.
Стоимость решения
Цена системы играет важную, но не ключевую роль. Опыт показывает, что экономия на расходах на бумагу, принтеры и доставку документов превосходит затраты на внедрение и обслуживание качественной системы. Сосредотачивайтесь на выборе надежного разработчика или поставщика услуг, а не на стоимости продукта.
Интеграция
Многие современные сервисы интегрируются с другими программами, обеспечивая бесшовный обмен данными. При выборе решения уточните у поставщика, возможна ли интеграция в ваше установленное ПО и какие механизмы используются для этого.
Безопасность
С учетом работы с большим объемом персональных данных важно, чтобы система была максимально защищена от взлома и утечек. Уточните у поставщика, где будут храниться электронные документы, используется ли двухфакторная аутентификация, и проводятся ли регулярные резервные копии. Проверьте, включена ли компания в реестр операторов, имеющих право на сбор и хранение персональных данных, на сайте Роскомнадзора.
Отзыв эксперта о системах электронного кадрового документооборота
Сервисов становится все больше, каждый из них предлагает свое решение для оптимизации кадрового делопроизводства. Важно не количество, а готовность сервисов к обработке запросов, подчеркивает Рафаэль Туляков, руководитель отдела внедрения КЭДО в компании "Бизнес легко". Системы КЭДО активно используются для оптимизации работы сотрудников, ускорения решения вопросов и обеспечивают удобство, доступность и законность ведения кадрового документооборота.