Электронная подпись (ЭП) – инструмент, с помощью которого документу можно придать юридическую значимость. ЭП позволяет убедиться в том, что документ не был изменен после подписания, а также однозначно подтверждает его авторство.
Разберемся, какой бывает электронная подпись и как ее использовать в настольных приложениях «МойОфис Текст» и «МойОфис Таблица».
Почему это актуально?
Если вы работаете с конфиденциальными данными или заключаете договоры онлайн, то использование электронной подписи может быть крайне полезным. Она гарантирует, что информация защищена от несанкционированного доступа и упрощает процесс обмена документами, так как при подписании физического присутствия сторон не требуется.
Какие есть виды электронной подписи?
Термин «электронная подпись» или ЭП закреплен федеральным законом №63-ФЗ. Документ устанавливает два типа электронной подписи:
- простая электронная подпись;
- усиленная электронная подпись.
Усиленная электронная подпись различается на усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) и усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
УНЭП получить проще всего, она подойдет для физических лиц – при помощи приложения «Госключ» можно подписать договор купли-продажи автомобиля, получить ИНН, отправить налоговую декларацию и подключить налоговые уведомления. Подпись другого типа, УКЭП даёт более широкие возможности, и, самое главное, обеспечивает юридическую силу.
Разобраться в типах подписей поможет простая таблица:
Подготовка: что нужно
Для работы с электронной подписью в редакторах «МойОфис», вам потребуется следующее:
- сертификат электронной подписи
- действующая лицензия криптопровайдера «КриптоПро CSP 5.0».
- настольные редакторы «МойОфис Стандартный 2» версии не ниже 2.5.
Далее вам необходимо будет установить на компьютер программное обеспечение «КриптоПро CSP 5.0» и настроить его на работу с вашим сертификатом электронной подписи. Это не сложно, но процедура может различаться в зависимости от типа электронной подписи. Подробнее об этом вы узнаете из документации к «КриптоПро CSP».
С какими типами электронной подписи совместимы редакторы МойОфис
Пользователи текстового и табличного редакторов «МойОфис Текст» и «МойОфис Таблица» доступны два типа подписей:
- Невидимая встроенная подпись. Такая подпись хранится только в метаданных, и не отображается в теле самого документа. Тем не менее, при открытии такого файла, редактор обнаружит подпись и уведомит об этом.
- Отсоединенная или открепленная подпись, которая формируется в отдельном файле.
Во втором случае, при подписи документа будет создан отдельный файл с подписью, который будет иметь такое же наименование, как и сам подписанный документ, и дополнительное расширение .SIG. Например, если вы решили подписать файл Document.odt, то редактор создаст для него файл Document.odt.sig. При этом для дальнейшего использования подписанного документа с открепленной подписью вам потребуется хранить и пересылать оба файла – обычно, документы в такой форме требуются для взаимодействия с госорганами. Например, на сайте «Госуслуги» представлены интерфейсы для проверки подлинности электронной подписи, которые запрашивают оба файла – сам документ и подпись в формате .SIG.
Как подписать документ электронной подписью
Приложения «МойОфис Текст» и «МойОфис Таблица» поддерживают подписание документа только одной подписью.
Пользователь может подписать любой локальный документ в следующих форматах:
- В текстовом редакторе – DOCX, ODT или XODT.
- В табличном редакторе – XLSX, ODS или XODS.
Перед тем, как подписать документ, убедитесь, что его содержание больше не подлежит правкам. Если после подписания внести изменения, то электронная подпись не будет соответствовать новой версии документа и измененный файл придется подписывать заново.
Чтобы подписать документ:
1. Сохраните документ.
2. Выберите пункт командного меню «Файл» > «Электронная подпись» > «Подписать документ».
3. Перед подписанием редакторы МойОфис автоматически сохранят документ под текущим именем и отобразят окно с сообщением «Документ сохранен и готов для подписания». Пользователю останется только нажать кнопку «Продолжить».
4. В открывшемся окне укажите сертификат для подписи документа.
Для этого, нажмите кнопку «Выбрать сертификат», выберите нужный из списка и нажмите кнопку «ОК».
Если вам требуется создать открепленную подпись, то отметьте флажок возле надписи «Сохранить подпись в отдельном файле».
5. Теперь осталось только нажать кнопку «Подписать». В зависимости от настроек «КриптоПро CSP» может возникнуть необходимость ввода пин-кода на носитель или пароля на контейнер электронной подписи.
После этого, редактора МойОфис перейдет в режим просмотра и сообщит, что документ был подписан электронной подписью.
Аналогичным образом происходит подписание и табличного документа в «МойОфис Таблица»:
- Открыть или создать новую таблицу в «МойОфис Таблица».
- Выбрать пункт меню «Файл» > «Электронная подпись» > «Подписать документ».
- В окне с сообщением «Документ сохранен и готов для подписания». нажать кнопку «Продолжить».
- В окне «Подписать документ» выбрать сертификат и нажать кнопку «Подписать».
- При необходимости, авторизоваться в интерфейсе «КриптоПро CSP».
В результате этих действий, документ будет подписан:
Как проверить электронную подпись в документе
Откройте панель «Электронная подпись» из меню «Файл» > «Электронная подпись» > «Управление подписями». Теперь подведите курсор мыши к строке подписи, нажмите на три точки (цифра 1 на скриншоте) и в контекстном меню выберите «Свойства». Затем, в открывшемся окне кликните по строке подписи (цифра 2), после чего появится окно «Сертификат» (цифра 3).
Подробнее о возможностях продуктов настольных редакторов МойОфис читайте на нашем сайте. И не забывайте подписываться на наш канал, где мы делимся полезными советами о работе с документами.