Для начала расскажу вам старый советский анекдот, с которого и началась вся эта история.
Итак, Советы у власти, приезжает журналист в передовой совхоз, чтобы взять у руководства интервью. Заходит в кабинет директора и видит: в одной из стен торчит три мощных гвоздя, эдак на двести, а на них нанизаны какие-то бумажки. Корреспондент, естественно, заинтересовался.
— Что это у вас такое? — спрашивает он у директора.
— Вы про гвозди? Это мой рабочий план, — поясняет директор.
Корреспондент заинтригован:
— Как это?
— Очень просто. Когда ко мне поступает запрос или распоряжение, то я всегда вешаю его на самый первый гвоздь. И забываю на некоторое время — дела, понимаете, всего не упомнишь. Когда сверху интересуются вопросом во второй раз, я перевешиваю бумагу на второй гвоздь. А вот когда звонят или напоминают в третий раз, то тогда можно и к выполнению приступать.
— А как же… — шокированный корреспондент замолкает, но директор прекрасно понимает его с полуслова.
— Да что вы, — машет он рукой, — почти ни одно распоряжение до третьего гвоздя не доходит.
Глупые руководители или продвинутые работники?
Любой управленец, прочитав этот анекдот, ужаснулся бы. Правило трех гвоздей — саботаж на работе в чистом виде. У него есть и другие варианты: «не торопись выполнять — скоро отменят», «получил приказ — не спеши исполнять» и простое народное «забей, само отвалится». Но ведь если все сотрудники будут «забивать» на работу, то проблемы организации гарантированы? А если чудо, следующее данному принципу, появится еще и в управленческом звене, то компания просто развалится!
Но не спешите делать выводы, есть ситуации, в которых правило работает на 100%.
Например:
- До сих пор существуют начальники-самодуры, которые считают, что если человек сделал всю работу, его надо загрузить. Неважно чем, главное, чтобы трудился. Сотрудник понимает: при таком раскладе нет смысла торопиться сдавать задачи и проекты, если тебя все равно потом заставят делать непонятно что.
- Правило трех гвоздей хорошо работает, если цепочка между задача — исполнитель имеет множество промежуточных звеньев. Тогда, как в игре «сломанный телефон», ТЗ в процессе передачи от заказчика к исполнителю претерпевает множество изменений, многие из которых необязательны, а некоторые и вовсе вредны. В этой ситуации иногда очень полезно подождать: велик шанс, что всё несрочное и ненужное действительно отвалится само.
- Еще вариант — начальник оторван от реальности и ставит ненужные или невыполнимые задачи в принципе. Тогда и впрямь есть смысл выполнять их только после третьего-четвертого напоминания.
Правило 80/20 и Матрица Эйзенхауэра
Удивительно, но существуют похожие правила и принципы тайм-менеджмента, которые говорят о том, что вовсе не обязательно выполнять всю назначенную тебе работу.
Закон Парето, или правило 80/20, гласит, что 80% результата человек получает, вложив 20% усилий. Если вы выполните на работе 20% своих задач — самых важных и нужных для компании, то ваша деятельность уже будет эффективна на 80%. И сама компания, точнее, ее руководство, обычно так же 80% своего внимания уделяет тем 20% клиентов, которые приносят прибыль. Я лично на клиентах не проверял, но с домашними делами это правило работает однозначно.
Один американский президент говорил: «У меня два типа проблем — срочные и важные». Подход Эйзенхауэра к ведению дел был оформлен в матрицу, и по сей день гордо носящую имя президента.
Наверное, вы уже догадались, как работает этот метод тайм-менеджмента, но на всякий случай поясню:
- Верхний левый блок «срочное и важное» — это дела, которые нужно выполнять без промедлений, чтобы избежать последствий, они могут крайне отрицательно повлиять на всю нашу деятельность или жизнь. Например, остро заболел зуб, клиенту срочно нужно запустить проект, необходимо созвониться с партнером. Эти задачи обычно никак нельзя отложить или отодвинуть, даже если на то есть причина. А уж копить их категорически не рекомендуется.
- Верхний правый квадрат содержит важные, но несрочные дела. Этим проектам и задачам вы должны уделять максимум своего рабочего времени, так как они дадут самый ценный результат. Многие из них связаны с личным ростом.
- Нижний левый квадрат содержит неважные, но срочные задачи, большинство из которых можно автоматизировать, делегировать, оптимизировать. Пример: нужно написать клиенту, ожидающему ответ, починить сломанный монитор и пр.
- Ну, про четвертый квадрат, думаю, все ясно. У меня в него переходят те дела, которые переползают с одной страницы ежедневника на другую без всяких изменений в течение продолжительного времени. Если я, например, на протяжении полутора недель не могу посетить запланированную выставку, то явно мероприятие не является для меня ни срочным, ни важным. И если его просто вычеркнуть из списка дел, то ничего не изменится. Так что — нажимаем Delete.
Вывод простой: не надо зацикливаться на том, чтобы сделать абсолютно все запланированные дела. Это путь к выгоранию и хронической усталости. Делайте то, что вешаете на третий гвоздь, работайте над теми проектами, которые дарят вам ощущение успеха и удовлетворения, от которых вы получаете больше всего результата.
Конечно, правило трех гвоздей не везде можно реализовать дословно. Например, во многих госучреждениях, хочешь не хочешь, а делать придется все до последней буквы. Но вы можете перенести метод в повседневную жизнь, и там, поверьте, он принесет вам не меньшую пользу.
Расскажите, как справляетесь вы с ворохом своих задач и проектов? Работает ли в вашей организации/компании одно из перечисленных выше правил, или начальство грузит вас без смысла и причины?