Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса
Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией, когда в проекте возникают проблемы, задачи не выполняются в срок, а ответственные за них люди уклоняются от своих обязанностей? Или когда в проекте слишком много заинтересованных сторон, которые имеют разные ожидания и требования, а вы не знаете, как с ними общаться и управлять их вовлеченностью? Если да, то вы не одиноки. Многие руководители компаний или руководители проектов сталкиваются с подобными сложностями, особенно в проектах по внедрению erp-систем, которые являются крупномасштабными, сложными и длительными.
Одним из способов решения этих проблем является использование матрицы ответственности.
Матрица ответственности - это инструмент управления проектами, который позволяет определить роли и распределить обязанности участников проекта, а также установить коммуникационные каналы между ними.
Этот инструмент помогает держать проект под контролем, повышая прозрачность, согласованность и ответственность в проектной команде.
В этой статье мы рассмотрим, как создать и использовать матрицу ответственности в проектах по внедрению erp-систем, а также какие преимущества и ограничения она имеет.
Как выглядит матрица ответственности и как ее создать?
Матрица ответственности - это таблица, в которой перечислены основные задачи или результаты проекта, а также участники проекта, которые несут ответственность за их выполнение. Она может иметь разный формат и уровень детализации, в зависимости от размера, сложности и специфики проекта. Однако, обычно эта матрица содержит следующие элементы:
- Задачи или результаты проекта. Это могут быть этапы, вехи, рабочие пакеты, продукты или услуги, которые должны быть достигнуты или созданы в проекте. Задачи или результаты проекта обычно располагаются по вертикали в первом столбце матрицы.
- Участники проекта. Это могут быть люди, группы, отделы, организации или стейкхолдеры, которые участвуют в проекте или влияют на него. Участники проекта обычно располагаются по горизонтали в первой строке матрицы.
- Роли и обязанности участников проекта. Это могут быть разные виды ответственности, которые участники проекта несут за задачи или результаты проекта.
Роли и обязанности участников проекта обычно обозначаются с помощью специальных символов или букв в пересечении строк и столбцов матрицы. Существует множество вариантов классификации ролей и обязанностей участников проекта, но одним из наиболее распространенных является модель RACI, которая включает в себя следующие категории:
- R (Responsible) - ответственный. Это тот, кто выполняет задачу или достигает результата. Обычно за каждую задачу или результат должен быть ответственный только один участник проекта.
- A (Accountable) - подотчетный. Это тот, кто несет конечную ответственность за задачу или результат, и кто одобряет или проверяет работу ответственного. Обычно за каждую задачу или результат должен быть подотчетный только один участник проекта, и он должен быть выше по иерархии, чем ответственный.
- C (Consulted) - консультируемый. Это тот, кто предоставляет информацию, знания, советы или рекомендации для выполнения задачи или достижения результата. Консультируемые участники проекта должны быть вовлечены в процесс принятия решений до начала работы над задачей или результатом.
- I (Informed) - информируемый. Это тот, кто должен быть уведомлен о ходе выполнения задачи или достижения результата. Информируемые участники проекта должны быть в курсе прогресса и результатов работы, но не участвуют в процессе принятия решений.
Пример матрицы ответственности по модели RACI можно увидеть на этом рисунке.
Для создания матрицы ответственности необходимо выполнить следующие простые шаги:
- Определить цели и область проекта, а также его ключевые задачи или результаты.
- Определить участников проекта, их роли, интересы и влияние на проект.
- Составить список задач или результатов проекта и участников проекта в виде таблицы.
- Присвоить каждому участнику проекта соответствующую роль или обязанность по отношению к каждой задаче или результату проекта, используя символы или буквы.
- Проверить и согласовать матрицу ответственности с участниками проекта, устранить противоречия, дублирования или пробелы в распределении ролей и обязанностей.
- Опубликовать и распространить матрицу ответственности среди участников проекта, а также обновлять ее при необходимости.
- Контролировать исполнение взятых на себя обязательств.
Как использовать матрицу ответственности в проектах?
Проекты по внедрению erp-систем - это проекты, в которых внедряется информационная система, которая интегрирует различные бизнес-процессы и функции организации, такие как финансы, логистика, производство, закупки, продажи, кадры и т.д.
Такие проекты являются одними из самых сложных и затратных видов проектов, так как они требуют большого объема работы, высокой квалификации, согласования между множеством стейкхолдеров, а также изменения бизнес-процессов и организационной культуры предприятия.
В таких случаях матрица ответственности может быть очень полезным инструментом, который поможет руководителям держать проект под контролем и управлять рисками, связанными с невыполнением задач, конфликтами интересов, недостатком коммуникации или неправильным управлением изменениями. И здесь матрица ответственности позволит:
- Определить и согласовать роли и обязанности участников проекта, включая заказчика, исполнителя, консультантов, пользователей, подрядчиков и других стейкхолдеров.
- Установить четкие ожидания и критерии успеха для каждой задачи или результата проекта, а также способы контроля и оценки их выполнения.
- Разработать план коммуникации и информирования участников проекта о ходе выполнения задач или результатов проекта, а также о возникающих проблемах или решениях.
- Снизить риск дублирования, пропуска или перекреста работ, а также устранить неясности или неопределенности в распределении ролей и обязанностей.
- Повысить вовлеченность и мотивацию участников проекта, а также улучшить их сотрудничество и координацию.
- Способствовать изменению бизнес-процессов и организационной культуры, а также обеспечить их соответствие требованиям и целям erp-системы.
Но для использования матрицы ответственности в проектах необходимо учитывать следующие особенности и рекомендации:
- Матрица ответственности должна быть адаптирована к специфике проекта, учитывая его цели, область, этапы, методологию, ресурсы и риски.
- Матрица ответственности должна быть разработана с участием всех ключевых участников проекта, а также согласована и одобрена ими.
- Матрица ответственности должна быть документирована, опубликована и доступна для всех участников проекта. Также, её необходимо регулярно обновлять при изменении условий или требований проекта.
- Матрица ответственности должна быть использована в качестве основы для планирования, управления, контроля и оценки проекта, а также для решения конфликтов или проблем, связанных с ролями и обязанностями участников проекта.
Заключение
Матрица ответственности - это эффективный инструмент управления проектами, который позволяет определить и распределить роли и обязанности участников проекта, а также установить коммуникационные каналы между ними. Она помогает держать проект под контролем, повышая прозрачность, согласованность и ответственность в проектной команде, в т.ч. с привлечением внешних подрядчиков.
В проектах по внедрению erp-систем, которые являются крупномасштабными, сложными и длительными, матрица ответственности может быть особенно полезной, так как она поможет руководителям управлять рисками, связанными с невыполнением задач, конфликтами интересов, недостатком коммуникации или неправильным управлением изменениями.
Вместе с этим, для создания и использования матрицы ответственности необходимо учитывать специфику проекта, а также соблюдать ряд шагов и рекомендаций, которые были описаны в этом статье.
Если материал понравился - ставьте лайк и подписывайтесь на канал, чтобы ничего не пропустить ;)
Мы всегда рады помочь и проконсультировать вас по всем вопросам внедрения ERP и разработки программного обеспечения. Контакты для связи с нами:
Telegram
Проектный офис erp.lab@1cbit.ru
