При построении системы управления бизнес-процессами (СУБП) организации сталкиваются с двумя главными проблемами.
1. При начале построения СУБП сложно получить поддержку и активное участие руководства и сотрудников. Поскольку СУБП затрагивает деятельность всей организации, то локальные разработки по инициативе нескольких человек практического результата не принесут. Решение данной проблемы – это применение специальных методов внедрения изменений, которые детально рассмотрены в следующем разделе статьи.
2. Через несколько лет после построения СУБП руководство и персонал теряет интерес и вовлеченность в систему. Причины разные: текучесть кадров, уход из организации идеологов и инициаторов процессного управления, смена приоритетов и перевод внимания на другие технологии (подходы) к развитию, недостаток ресурсов и т.д. Решение у данной проблемы только одно – сделать СУБП главной и незаменимой в организации. Т.е. чтобы при остановке её функционирования организация перестала развиваться и нормально выполнять текущую деятельность.
Под СУБП мы подразумеваем не какой-то программный продукт, а совокупность следующих взаимосвязанных компонентов.
- Матрица (единый реестр) всех бизнес-процессов организации
- Модели и регламенты бизнес-процессов, документация
- Стратегии развития и показатели KPI бизнес-процессов
- Информация по операционным рискам и требования к качеству бизнес-процессов
- Персонал (владельцы, аналитики и участники бизнес-процессов, процессные рабочие группы)
- Программный продукт бизнес-моделирования (например, Business Studio)
- Техническое обеспечение
Практические методы внедрения изменений
Важно не только описать и оптимизировать бизнес-процессы, а обеспечить, чтобы все изменения стали исполняться руководителями и сотрудниками на практике. Перечислим основные рекомендации и задачи с их группировкой по ответственным (см. Табл.1) и по форме реализации (см. Табл. 2). Примеры упоминаемых далее документов и материалов приведены в «Большой библиотеке бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам» [2].
Интеграция СУБП в работу ключевых подразделений и систем управления
Чтобы сделать СУБП главной и незаменимой, необходимо её встроить (интегрировать) в работу каждого ключевого подразделения и системы управления в организации. Должна появиться личная заинтересованность профильных подразделений в постоянной интеграции своих функций и процессов с централизованной системой управления бизнес-процессами (СУБП). Для руководителя каждого подразделения необходимо выполнить следующие работы.
- Подробно проконсультировать по данной тематике
- Привести примеры применения СУБП в таких же подразделениях других организаций
- Объяснить выгоды от использования СУБП в его подразделении (экономия времени сотрудников и ресурсов, более эффективное и качественное выполнение задач, рост показателей KPI и т.д.)
- Заинтересовать, мотивировать любыми другими возможными способами
- Предоставить в распоряжение все необходимые технологии и материалы СУБП для работы
Процессный офис – центральное звено в работе организации
Подразделение бизнес-процессов (процессный офис) является центральным звеном в работе организации, через которое проходят большие потоки информации (см. Рис. 2). Очень важна высокая квалификация и достаточный штат сотрудников, которые разрабатывают и поддерживают СУБП.
Давайте представим, что данного подразделения в организации нет или его закрыли (т.е. на рисунке убрали центральный квадрат). Тогда все стрелки (связи) на рисунке разрываются и становятся хаотичными. Функционирование и управление такой организацией становится крайне затруднительным и проблемным. Однако некоторые организации до сих пор работают в таком режиме (без центрального подразделения бизнес-процессов), имея большое количество операционных рисков и нарушений, издержек и финансовых потерь.
Автор выражает надежду, что руководители придут к осознанию всех описанных в данной статье ситуаций, пониманию необходимости системного и процессного подходов к управлению. Это поможет обеспечить стабильное и долгосрочное развитие организации в условиях современной конкурентной среды и постоянно меняющегося мира. Не продукты или услуги, а модели управления (включая оцифрованные бизнес-процессы, быстрое внедрение изменений и адаптация к новым условиям) станут единственным конкурентным преимуществом в ближайшие годы.
Источники информации
[1] Сборник типовых моделей процессов для организаций всех отраслей.
[2] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам.
[3] Практические пособия и книги для бизнес-аналитиков и системных аналитиков.
[4] Телеграм-канал «Сообщество бизнес-аналитиков, системных аналитиков, риск-менеджеров», крупная коллекция учебно-практических материалов в открытом свободном доступе.
[5] Youtube-канал «Технологии управления и организационного развития», крупная коллекция видеозаписей вебинаров и видео-отчётов о выполненных проектах в открытом свободном доступе.
Автор статьи
Исаев Роман. Российский эксперт по организационному развитию и процессному управлению. ГК «Современные технологии управления» Партнёр. Руководитель проектов, бизнес-тренер.