От умения правильно выстраивать деловую коммуникацию зависит результат многих бизнес-задач и даже целых проектов. Эксперт отдела предпринимательства и самозанятости специализированного центра занятости «Моя карьера» Екатерина Скуланова 16 ноября рассказала «Известиям» о том, как простые правила деловой переписки помогут сохранить хорошие отношения в коллективе.
«Деловая переписка уже давно стала частью повседневной рабочей жизни. Мы регулярно пишем различные письма коллегам, подчиненным или партнерам. Но мало кто задумывается о том, как много правил общения в деловой среде существует и как их несоблюдение может повлиять на отношения в коллективе», — отметила Скуланова.
В первую очередь, специалист рекомендовала указывать тему письма.
«Представьте, что на почту сотруднику ежедневно приходит по 10–15 писем, и у каждого из них в графе «Тема» ничего нет. Как понять, что из полученного необходимо открыть и выполнить прямо сейчас, а что может подождать? Тема письма — удобный инструмент, позволяющий всего лишь из одного предложения понять то, о чем дальше пойдет речь, что от сотрудника требуется сделать и в какой срок. Поэтому тема делового письма должна содержать в себе все три этих компонента: событие, время, место. Например, «Собрание отдела сегодня в 16:00 в 205» — вполне исчерпывающая и понятная информация», — пояснила она.
Кроме того, по словам Скулановой, инфостиль — золотой стандарт деловой переписки. Применение информационного стиля — лучший способ сделать письмо конкретным, понятным, без лишней воды, подчеркнула она.
«Во время написания делового письма излагаемая мысль должна быть лаконичной, без отвлеченных абстрактных рассуждений. Это позволит читателю без труда понять, что автор письма имеет в виду. Также не стоит в одно письмо вмещать множество разных посылов. Запомните важное правило: один текст — одна мысль. Это применимо не только к деловому письму, но и к любому текстовому материалу в принципе», — сказала специалист.
Такие фразы, как «Доброго времени суток», «Я вас услышала», «Заранее большое спасибо», «Дорогие многоуважаемые коллеги», превратились в раздражающие штампы из-за частого использования, указала собеседница «Известий».
«Чтобы не вызывать подсознательную негативную реакцию и раздражение у адресата, нужно стараться избегать заезженных фраз. Ведь искреннее уважение работает лучше, чем любые канцеляризмы и штампы. Например, предложение: «Многоуважаемый коллега, доводим до Вашего сведения необходимость обсудить этот вопрос лично», — воспринимается как скрытая агрессия и вызывает напряжение. Но если написать проще: «Иван, предлагаю встретиться сегодня в 13:00 в переговорной комнате», то градус восприятия информации изменится и не настроит человека на негатив», — сообщила эксперт.
Как отметила Скуланова, деловое письмо — консервативная форма общения, у него есть четкая и понятная структура. Она включает в себя имя отправителя, тему письма, приветствие, суть сообщения, просьбу или вопрос, полную подпись отправителя, способы связи с ним и при необходимости дополнительные файлы в виде вложений.
«Казалось бы, ничего сложного. Но зачастую при составлении письма многие люди упускают один, а то и несколько компонентов. Если деловое письмо лишено хотя бы одного из них, адресату становится намного сложнее сориентироваться в тексте и понять его суть», — сказала она.
Несмотря на то, что обращение обычно состоит из одного–двух слов, при его оформлении действуют три важных правила, заявила эксперт. Так, не рекомендуется применять обобщение «коллеги». В корпоративной среде это слово давно стало штампом, которого нужно стараться избегать.
«Если в качестве адресатов указаны два–три человека, то лучше обратиться к ним по именам. Если получателей больше трех, будет достаточно обычного «Всем привет!» или «Здравствуйте». Будьте внимательны к имени собеседника. Олеся и Алеся, Софья и София, Коля и Толя — это разные имена. Кроме того, не переходите на «ты» и не используйте уменьшительно-ласкательные формы имени собеседника без его согласия. Если человек представился Александром, не стоит называть его Сашенькой и даже Сашей. Всегда помните об уважении: если вы проявили его к адресату, оно будет проявлено к вам в ответ», — заключила Скуланова.
8 ноября стало известно, что почти каждый второй россиянин (48%) оценивает свой профессиональный уровень на пять баллов из пяти. При этом 34% респондентов ставят себе четыре балла, а 13% — три балла. 3% участников исследования признались, что оценивают себя на два балла, а 2% — на один балл из пяти. Среди тех, кто поставил себе оценки в один и два балла, главным аргументом стали нехватка опыта и небольшой стаж в профессии.