Документы, сопровождающие груз, представляют собой неотъемлемую часть логистического процесса, который гарантирует правильное и безопасное перемещение товаров от отправителя к получателю.
Они составляются и хранятся на всех этапах транспортировки, начиная с момента отгрузки и заканчивая моментом доставки. В данной статье мы рассмотрим основные типы сопроводительных документов, их правильное оформление и порядок составления. Кроме того, мы также обсудим, как СНТ обрабатываются в бухгалтерии.
Виды сопроводительных документов
1. Сопроводительная товарная накладная.
- Содержит в себе данные об отправленном товаре.
- В ней указываются основные данные груза (материал, количество, вес, стоимость, личные данные отправителя и получателя).
- Помогает проконтролировать и отследить перемещение прдукции.
- Заполняется для учёта и оплаты товаров при доставке.
Пример: ТОРГ-12, Т-1.
2. Сопроводительная транспортная накладная.
- Является основным подтверждением факта приёма и передачи груза от отправителя к получателю.
- Включает в себя информацию о товарах.
- На её основании проводятся расчёты между отправителем и получателем груза.
- Позволяет контролировать и отслеживать перемещение продукции в процессе транспортировки.
- Помогает разрешить форс-мажорные ситуации (претензии или споры по доставке).
Пример: форма № 1-Т (более подробно о ней можно почитать в нашем материале).
3. CMR – международная ТТН.
- Является главным документом для оформления и контроля международной грузоперевозки.
- Содержит информацию о товаре и других логистических деталях (отправитель, получатель, условия доставки и т.д.).
- Помогает отслеживать перемещение груза через границы и между разными странами.
Имеет единый шаблон документа.
4. Счёт-фактура.
- Подтверждает факт предоставления услуг по перевозке груза.
- Обычно выписывается после выполнения перевозки.
- Используется для бухгалтерского учёта и отчётности.
- Помогает в работе с НДС.
5. Доверенность на водителя (перевозчика).
- Даёт право перевозчику доставить груз от отправителя к получателю.
Формируется в свободной форме – единого шаблона нет.
6. Копия документа получателя.
- Нужна для идентификации, кто должен получить груз.
- В основном требуется только копия паспорта.
7. Универсальный передаточный документ.
- Обычно создаётся отправителем (при необходимости).
- Состоит из ТН и счёта-фактуры.
8. Опись груза.
- Содержит всю информацию о товаре, если перевозятся личные вещи (название, его количество, вес, размеры и т.д.).
- Составляется и подписывается отправителем и получателем.
- Может помочь в решении форс-мажорных ситуаций.
9. Сертификат качества товара.
- Подтверждает соответствие установленным стандартам, требованиям и критериям качества.
Отправитель: заполнение каких документов входит в его обязанности
Обычно отправитель должен подготовить несколько документов для перевозки груза. Они зависят от нескольких факторов, таких как выбранный вид транспорта (например, железнодорожный, авиационный, морской), статус отправителя и получателя (юридическое лицо, физическое лицо, общество с ограниченной ответственностью) и тип груза (например, алкоголь, топливо, табак, текстиль, пищевые продукты и т.д.).
Приведём пример процесса сбора необходимых накладных и других сопроводительных документов при отправке товаров из РФ в Казахстан (или любую другую страну Содружества Независимых Государств).
Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)
* будьте внимательны: если напротив названия документов не указано количество, значит, достаточно подготовить только 1 экземпляр.
Как мы видим из таблицы, помимо сопроводительной накладной (СНТ) на товары в Казахстан, необходимо собрать целый пакет других документов.
А что должен заполнить получатель
Как правило, получатель должен подготовить договор на перевозку и сопроводительную накладную.
Первый документ заключается с транспортной компанией, которая будет осуществлять доставку груза. В этом договоре оговариваются условия перевозки, расходы, ответственность, сроки и другие важные моменты.
Сопроводительная накладная на товар служит для указания информации о грузе, такой как состав, вес, количество, стоимость и т.д. Этот документ сопровождает груз на протяжении всего пути и используется для контроля и учёта товарных передвижений.
Маршрут заполнения сопроводительных документов
Возникает логичный вопрос: не все же СНТ формируются сразу, тогда когда и что нужно заполнять? Это зависит от особенностей и требований компании, которая отправляет или получает товары.
Например, СНТ (ТОРГ-12) заполняется перед отправкой груза от поставщика к покупателю. Она содержит информацию о количестве, типе товара, его стоимости, данные отправителя и получателя, а также другую необходимую информацию, связанную с отгрузкой.
Накладная на получение груза заполняется при доставке. В ней также указывается количество, тип товаров, его стоимость, данные отправителя и получателя. Иногда также может присутствовать информация о состоянии продукции при получении.
Существуют и другие виды накладных – транспортная накладная, складская накладная, счёт-фактура и т.д. Их заполнение регламентируется в соответствии со спецификой и требованиями законодательства.
В зависимости от конкретной ситуации момент формирования сопроводительных документов может различаться. Например, складская накладная и счёт-фактура заполняются с учётом особенностей товара и его отправления. А вот форма Т-1 используется только при транспортировке алкоголя.
Обычно накладные заполняются непосредственно перед отгрузкой или получением товара.
СНТ и ЭДО: как заполнять документы
- На сопроводительной накладной товаров должна быть чёткая и полная информация об отправителе и получателе, включая их названия, юридические адреса и контактные данные.
- Важно, чтобы она содержала точное описание груза (наименование, количество, единицы измерения и стоимость и т.д.).
- Каждой позиции продукции должен быть присвоен код товара по Единой системе классификации и код товара по ТН ВЭД.
- СНТ также обязана содержать информацию о транспортном средстве или контейнере, в котором происходит перевозка товара, включая номер, марку и пломбы.
Обычно этот документ составляется в электронном формате, однако иногда разрешается использование бумажного варианта. Пример – налогоплательщик доказал наличие технических ошибок в работе ИС ЭСФ.
В отношении электронного документооборота (ЭДО) по сопроводительным накладным на товары действуют определённые правила, которые необходимо также соблюдать:
- Каждая СНТ должна быть подписана отправителем и получателем товаров, и содержать отметки о проведении основных операций, таких как отгрузка, приём, проверка на соответствие и т.д.
- Для обеспечения учёта и контроля над документацией каждая СНТ должна быть зарегистрирована и пронумерована.
- Документ должен храниться в течение установленного срока, обычно не менее 5 лет, с возможностью предоставления для проверок или аудита в случае необходимости.
Если вы решили подключиться к ЭДО, используйте систему Астрал.Докс. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Астрал.Докс реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.
В случае нарушения правил оформления СНТ или несоблюдения документооборота могут быть применены санкции, такие как наложение штрафов, административная ответственность и судебное разбирательство.
Ознакомиться с полным списком Правил оформления СНТ можно в Приказе № 1424.
Взаимодействие СНТ и бухгалтерии
В бухгалтерии оформление и обработка сопроводительных документов ведётся в соответствии с определённой процедурой.
Первоначально сотрудники получают СНТ от отделов закупок или логистики.
Получив их, бухгалтерия начинает обработку и проверку. Бухгалтер сверяет, соответствует ли информация, указанная в документах, фактическому количеству и качеству полученного товара или предоставленной услуги. Кроме того, он проверяет корректность заполнения документов: правильность указанных реквизитов контрагента, сумм, ставок налога, соответствие документов требованиям законодательства и т.д.
После проверки СНТ регистрируются в бухгалтерии. Этот процесс может включать в себя внесение данных в программу бухгалтерского учёта, сканирование документов, создание электронных копий и их архивация.
Заключительным этапом обработки документов в бухгалтерии является формирование отчётности.
Важно отметить, что конкретная процедура обработки документов и способы её организации могут отличаться в зависимости от политики конкретной компании, используемого ПО, размера компании и других факторов.