Пошаговая краткая инструкция по работе в ПО Obermaster

Obermaster – это комплексное решение для выездных монтажных и сервисных бригад, работающих в любой сфере деятельности.

В одной программе вы сможете:

• фиксировать заявки / создавать работы;
• составлять документы (сметы, счета, договоры, акты) и отправлять их клиенту;
• распределять и контролировать загрузку выездных сотрудников, а также сроки выполнения работ;
• анализировать рентабельность объекта

1. Настройка личного кабинета «под себя и свою компанию»

Перейдите в Личный кабинет Obermaster с ПК или планшета и введите логин и пароль, который вам был предоставлен командой Obermaster.

Далее перейдите в Настройки и заполните предложенные в меню слева разделы.

Чтобы перейти в Настройки, нажмите на иконку Шестерёнки в правом верхнем углу

Рекомендуем для более удобной работы заполнить следующие разделы:

• банковские реквизиты и часы работы компании;
• предоставить доступы другим сотрудникам для работы в личном кабинете:
• настроить статусы Канбан-доски
• указать Типы работ, которые вы выполняете на объекте. Данная информация понадобится при создании новой работы;
• загрузить в личный кабинет уже имеющиеся у вас шаблоны коммерческих предложений и прайс-лист

Мы готовы Вам помочь с подготовкой личного кабинета, а также с радостью проведём для вас бесплатную онлайн-презентацию по возможностям Obermaster.

Чтобы написать в тех. поддержку, кликните на значок диалога со знаком вопросом. Также здесь вы можете найти ссылки на видеоуроки по работе в программе.

А в случае возникновения вопросов, вы можете связаться с нами одним из удобных вам способов:

Тел. + 7 (980)-476-02-64 (Телеграм/Whatsapp)

E-mail: support@obermaster.ru, info@obermaster.ru

2. Создание работы

Для создания работы нажмите на оранжевую кнопку Создать работу.

В открывшем окне заполните предложенные поля. Поля с красной звёздочкой обязательны для заполнения.

Форма создания новой работы

Если во время телефонного разговора вы успели с клиентом договориться о времени оценочного выезда, добавьте информацию о нём, если нет – пропустите. И создайте работу, нажав на кнопку Сохранить.

Планирование выезда при создании новой работы.

3. Планирование загрузки бригады. Создание выезда/ серии выездов

Создать выезды и распределить их на сотрудников можно в карточке работы.

Для создания одного (оценочного) или серии выездов кликните на оранжевую кнопку Добавить выезды.

• Укажите дату/ даты выезда и плановое время
• Имя сотрудника или сотрудников

Созданные выезды в карточке работы

Сохраните выезд. Если у сотрудника настроены уведомления в Телеграм, ему придёт оповещение о новом выезде.

4. Создание коммерческого предложения

Чтобы составить новое коммерческое предложение в карточке работы выберите КП – Добавить новое КП.

Коммерческое предложение можно создать несколькими способами

1. С помощью конструктора КП

Шаг 1: Загрузите прайс-лист в личный кабинет в Настройках – Справочники - Услуги/ Материалы.

Шаг 2: Перейдите в работу и откройте уже созданное коммерческое предложение или создайте новое. Далее нажмите на кнопку «Открыть конструктор».

С левой стороны откроется прайс-лист на услуги и материалы, из которого можно выбрать необходимые позиции для добавления в коммерческое предложение.

2. С помощью шаблонов КП

Шаг 1: Загрузите уже имеющиеся у Вас шаблоны коммерческих предложений в личный кабинет в Настройках – Работа с документами - Шаблоны КП.

Или сохраните уже составленные в личном кабинете коммерческие предложения в качестве шаблонов.

Шаг 2: Используйте их, выбрав необходимый во вкладке Шаблоны в открывшемся конструкторе.

3. Настроив интеграцию с ЛК Лунды для выгрузки заказа

Настроить интеграцию с ЛК Лунды можно, перейдя в раздел Платежи и расходы в работе.

1. Укажите логин и пароль от ЛК Лунды. Так вы настроите интеграцию с ЛК Лунды.

2. Выберите из списка необходимый заказ.

Список заказов из Lunda.ru

3. После того как заказ будет выгружен в ЛК Обермастер, кликните на него и нажмите на кнопку «Копировать в».

Карточка выгруженного заказа из ЛК Lunda.ru

4. Далее выберите нужный документ и проставьте по необходимости % наценки.

4. Добавив позиции, скидки и наценки вручную

В режиме редактирования вы можете добавить в коммерческое предложение новую позицию (услугу или материал), а также проставить к текущим позициям скидку или наценку. Для этого внизу таблицы выберите нужный вам вариант

5. Создание счёта. Копирование коммерческого предложения в счёт.

Для создания счёта после сохранения коммерческого предложения нажмите на кнопку Копировать в – Текущий счёт. И счёт уже готов!

Модальное окно, которое открывается при нажатии на кнопку Копировать в.

Если требуется, в режиме редактирования счёта можно выбрать нужные реквизиты.

Поле для выбора реквизитов для выставления счёта

6. Отправка коммерческого предложения или счёта клиенту

Для отправки документа нажмите на кнопку Просмотр или Отправить.

Далее выберите как способом Вы бы хотели отправить документ клиенту:

• по электронной почте;
• в виде ссылки на документ.

7. Создание договора

1. Загрузите шаблон договора в Настройках – Работа с документами – Настройки документов – вкладка Договор/ Приложение или можете использовать предложенный по умолчанию шаблон договора.
2. Перейдите в Работу и нажмите на кнопку Создать документы во вкладке Счёт для создания договора и Приложения к нему.

3. Внести правки в проект договора можно в режиме редактирования, а в режиме просмотра проставить факсимильную подпись и отправить документы клиенту.

8. Акт выполненных работ

А для создания акта выполненных работ во вкладке Счёт нажмите на кнопку Акт.

Заполненный акт выполненных работ выгрузиться в виде excel файл.

Так выглядит акт выполненных работ, открытый в Excel

9. Платежи и расходы, Финансы

Заносите информацию в Платежи и расходы о получаемых платежах и текущих расходах по данной работе.

Данные о рентабельности и прибыли объекта будут рассчитываться автоматически в случае, если счёт был отправлен клиенту и имеет статус Отправлен.

Раздел Платежи и расходы в уже созданной работе

Посмотреть финансовую информацию по всем проектам и по компании в целом можно в разделе Финансы вверху (на шапке) страницы.

Раздел Финансы. Здесь хранится информация о балансе счетов компании и сотрудника, история движения денежных средств.

10. Канбан-доска

Канбан-доска или доска статусов текущих работ – удобный инструмент, который позволяет отслеживать сроки и этапы выполнения текущих задач.

Так выглядит Канбан-доска, абсолютно новый функционал в Obermaster

По вертикали отображаются столбцы/статусы работ, которые можно задать самостоятельно в Настройках – Мой аккаунт - Настройки доски задач.

Настройки - Настройки доски задач

По горизонтали – список ответственных за работы сотрудников. Если работа не была распределена на сотрудника, то такая работа будет отображаться внизу Канбан-доски в разделе Без ответственного.

Назначить ответственного за работу сотрудника можно:

1. При создании новой работы, указав его в поле Ответственный
2. В карточке работы в поле Ответственный выбрать сотрудника из выпадающего списка

Изменить внешний вид карточки работы на Канбан-доске вы можете, нажав на иконку шестерёнки рядом с наименованием столбца/статуса на самой Канбан-доске (не в Настройках).

11. Диспетчерская

Диспетчерская – визуальная доска, на которой вы можете посмотреть плановую загрузку выездных сотрудников, а также историю уже совершённых выездов.

В Диспетчерской можно увидеть как плановые, так и уже прошедшие выезды сотрудников

По вертикали здесь отображается рабочее время сотрудников, а по горизонтали – список сотрудников.

Распределяя выезды, вы можете понять в какое время сотрудник занят, а где образовались «окна».

Если сотрудник в мобильном приложении, меняет статус работы (Начать выезд, Начать работу), то в Диспетчерской также можно увидеть фактически проведённое сотрудниками время в дороге и на объекте, а также его месторасположение на карте в момент смены статуса.

Карта в Диспетчерской. Так выглядит месторасположения объекта (кружок с красной обводкой) и сотрудников на карте в момент смены статуса.

Полезные ссылки

1. В личном кабинете, а также на нашем сайте мы выложили более подробное руководство пользователя, которое дополняем после каждого обновления.
2. Чтобы оставаться в курсе наших обновлений, подписывайтесь на наш Телеграм-канал или группу ВКонтакте
3. Видеоуроки по работе в программе можно посмотреть также в нашей группе во Вконтакте или на youtube-канале