Чтобы при передаче товаров продавцом покупателю не возникло никаких непредвиденных ситуаций или мошеннических действий, используется такой документ, как доверенность на ТМЦ. Как правильно оформить его и в каких случаях его использование обязательно, расскажет эта статья.
Зачем используется доверенность на ТМЦ
Доверенность на ТМЦ — это документ, подтверждающий право доверенного лица получать товарно-материальные ценности от имени субъекта хозяйствования. Она может быть необходима в случаях, когда руководитель предприятия не может лично принимать товары от поставщиков, а поручает это другому сотруднику. Доверенность на ТМЦ позволяет избежать проблем с документальным оформлением движения ценностей, а также с контролем за их сохранностью и учётом.
Используется это документ во всех случаях, когда речь идёт о передаче товаров от покупателя продавцу, в особенности если:
- приобретённые материальные ценности покупатель забирает у продавца самостоятельно;
- приобретённые материальные ценности продавец сам доставляет покупателю;
- передача приобретённых ТМЦ проходит на нейтральной территории.
Наличие этого документа обязательно и при обращении к услугам транспортных компаний. Если ТК будет забирать материальные ценности для перевозки по поручению покупателя, на имя водителя составляется доверенность. Также она составляется, если ТК будет действовать от имени продавца и обеспечит перевозку ТМЦ покупателю.
Стандартно бланк документа содержит следующие сведения:
- наименование и ИНН, ОГРН выдающего субъекта хозяйствования;
- номер и дату доверенности, а также срок её действия;
- фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверенного лица;
- наименование и ИНН поставщика, от которого получаются ТМЦ;
- ссылку на договор или иной документ, на основании которого осуществляется поставка ТМЦ;
- перечень и количество получаемых ТМЦ;
- подпись руководителя (доверителя) и печать субъекта хозяйствования.
Как оформить доверенность на ТМЦ
Документ оформляется в письменном виде и заверяется подписью руководителя (доверителя). Он может быть составлен в произвольной форме, либо выписан на бланке стандартного образца.
Правила выдачи и сроки действия доверенности для физических лиц содержатся в статье 185 Гражданского кодекса РФ.
Для ИП доверенность может быть составлена письменно в произвольной форме, а для юридических лиц согласно с постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.1997 она выписывается на бланке формы М-2 или М2-а.
Чтобы оформить доверенность на ТМЦ, нужно выполнить следующие шаги:
- Составить доверенность на ТМЦ по одной из форм: М-2 или М-2а.
- Заполнить её, указав все необходимые сведения о выдавшей её организации и лице, от имени которого она выдаётся, а также о доверенном лице, поставщике, договоре и получаемых товарах или ценностях.
- Подписать готовый документ руководителем (доверителем) и поставить печать.
Доверенное лицо предъявляет этот документ при каждом получении ценностей или товаров, а также подписывает накладные и акты их приёма-передачи.
Внимание! В бланке доверенности должны быть перечислены все передаваемые ценности. Если передача товаров/ценностей осуществляется по счёту-фактуре, накладной или другому отчётному документу, ссылка на него прописывается в бланке доверенности.
Как составить доверенность на ТМЦ по форме М-2
Заполненный бланк доверенности установленного образца М-2 выдаётся доверителем для единоразового получения торгово-материальных ценностей. Он имеет специальную отрывную часть, которую доверенное лицо заполняет и оставляет продавцу.
Чтобы составить доверенность на ТМЦ по форме М-2, нужно скачать бланк доверенности и заполнить его по следующим правилам:
- В шапке документа укажите наименование организации, код ОКПО, номер, дату выдачи и срок действия доверенности.
- Внесите данные о потребителе и плательщике, а также фамилию, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица, которое будет получать ТМЦ от поставщика.
- Укажите наименование поставщика, от которого получаются товары/грузы, и ссылку на договор или иной документ, на основании которого осуществляется их поставка.
- На оборотной стороне доверенности перечислите наименование и количество получаемых товаров, а также поставить подпись руководителя организации и печать.
- Передайте заполненный бланк доверенному лицу, которое должно предъявлять его при каждом получении ТМЦ.
Чем бланк доверенности на ТМЦ М-2 отличается от М-2а
Доверенность по форме М-2, как уже сказано выше, формируется для одного факта передачи/приёмки товаров, поскольку имеет отрывную часть.
В отличие от неё доверенность по форме М-2а не имеет отрывного талона и может быть выписана на некоторый срок. Стандартным считается срок до 14 дней, но при необходимости она может действовать и дольше. Срок действия, вместе с учётным номером регистрации, присваиваемым документу согласно с журналом учёта, также указывается в бланке доверенности.
Доверенность на получение или выдачу ТМЦ можно передавать контрагентам в бумажном или электронном виде. В электронном виде быстро обмениваться документами с контрагентами помогут сервисы «Астрал Софт» «Астрал Докс» и «Астрал.ЭДО».
Заключение
Обезопасить себя от рисков, связанных с передачей материальных ценностей и товарно-денежными отношениями поможет доверенность на ТМЦ. Документ можно составить от руки или воспользоваться готовым бланком.