Частые ошибки в работе с ЕИС

Частые ошибки в работе с ЕИС и как их исправить

С проблемами при работе с ЕИС по большей части сталкиваются заказчики. Однако в связи с развитием данного ресурса и его более глубокой интеграцией в закупочный процесс и поставщики тоже все чаще и чаще вынуждены решать различные проблемы при работе с ЕИС.

Проблемы с ЕИС можно разделить на 5 групп:

• Проблемы при работе с протоколами электронной площадки;
• Проблемы при работе с заявкой на закупку;
• Проблемы при работе с контрактами;
• Проблемы при работе с планом-графиком;
• Иные случаи.

Что делать, если возникли проблемы с протоколами электронной площадки?

1️⃣В систему не приходят заявки участников с электронной площадки

Решение: у вас не настроена интеграция с электронной площадкой. Необходимо выполнить интеграцию, используя рекомендации в соответствующей инструкции в разделе «Обучение». Затем, необходимо использовать кнопку «Подгрузить сведения» во вкладке «Результат работы комиссии» в протоколе для подгрузки туда заявок с электронной площадки.

2️⃣Заказчик создает нового члена комиссии в справочнике членов комиссии. Однако, после создания, добавить его в новую комиссию не удается, в поиске по справочнику новый член комиссии не отображается.

Решение: это происходит из-за неверного выбора организации в поле «Связанная организация». Это поле необходимо заполнять названием вашей организации, а не фактической организации, в которой работает член комиссии. Кроме того, проверьте статус члена комиссии, должен стоят статус «Актуальна». Если в справочнике уже есть член комиссии со статусом «Неактуальна», либо же с другой связанной организацией, следует не редактировать старого члена комиссии, а добавлять нового. Точно так же следует поступить, если данные члена комиссии изменились и необходимо их отредактировать.

3️⃣Заказчик пытается изменить в справочнике комиссий состав комиссии, которая уже использовалась в закупках, однако изменения не сохраняются.

Решение: если комиссия уже использовалась в закупках ранее, редактировать ее нельзя. Следует создать новую комиссию.

Что делать, если возникли проблемы при работе с заявками на закупку?

1️⃣При формировании заявки на закупку, система показывает блокирующий контроль о несовпадении кода ОКПД в заявке и в плане-графике.

Решение: проверьте код ОКПД в плане-графике. Если он совпадает тем кодом, который вы указали в заявке на закупку, вероятно, проблема в том, что в плане-графике указан код ОКПД длиной более 4 знаков.

Что делать, если возникли проблемы при работе с контрактами?

1️⃣Сведения об исполнении контракта не прошли контроль на ЕИС, документ находится в фильтре «Контроль по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ не пройден». Заказчик внес изменения в сведения на ЕИС.

Решение: при наличии в ней существующих в системе сведений об исполнении контрактов в любом статусе, необходимо сначала обратиться в службу технический поддержки для удаления соответствующих документов из системы, а затем, создать заявку на повторную их загрузку из ЕИС. Документы будут загружены из ЕИС на следующий день.

Обращаем ваше внимание, что работать с любыми документами необходимо исключительно через систему, личный кабинет в ЕИС следует использовать исключительно для проверки и размещения направленных из системы сведений.

2️⃣При заполнении документа «Исполнение контракта» заказчик не находит необходимый платежный документ в справочнике документов.

Решение: в этом случае необходимо выделить поле мышью и начать набор названия документа вручную.

3️⃣Заказчик хочет направить через систему контракты по процедурам закупки у единственного поставщика. Как это сделать?

Решение: если ваша процедура была проведена по любым пунктамч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, кроме п. 23, то необходимо создать в системе обычную заявку на закупку. При этом заявки на закупку, созданные по пунктам 3, 6, 10 - 11, 13 - 19, 22 - 23, 28, 31 - 33, 35, 37 - 39, 44, 45, 47 - 48, 55 ч. 1 ст. 93 подлежат обязательному согласованию в системе, соответственно, эти заявки пройдут весь положенный для них маршрут согласования в системе, а заявки по пунктам ч. 1 ст. 93, для которых согласование регламентом не предусмотрено, после направления на маршрут сразу попадут в фильтр «Принятые к исполнению» (если заказчик – ГРБС, сначала попадут в фильтр «На согласовании» в ГРБС, откуда их необходимо повторно отправить по маршруту). В этом фильтре необходимо выбрать необходимую заявку и нажать на кнопку «Сформировать контракт» для формирования контракта. Документ появится в соответствующем фильтре.

Если ваша процедура была проведена по п. 23 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ, необходимо создавать заявку по этой процедуре в специальном наборе фильтров «Особые закупки по п. 23 ч. 1 ст. 94 44-ФЗ».

Оставшиеся ошибки в работе с ЕИС мы рассмотрим в следующей части данного поста, не пропустите обновления в нашей группе.

Что делать, если возникли проблемы при работе с планом-графиком?

1️⃣Заказчик пытается отправить на ЕИС план-график, однако система выдает ошибку с текстом вида «Ошибка обработки запроса upload… Password check for user with login […] has failed».

Решение: у вас не настроена интеграция с ЕИС. Необходимо выполнить интеграцию, используя рекомендации в соответствующей инструкции в разделе «Обучение».

2️⃣Заказчик направил план-график на ЕИС, на контроль в ЕИС план-график не направлялся. При проверке направленного плана-графика на ЕИС, заказчик обнаруживает ошибку, которую необходимо исправить.

Решение: следует отправить план-график на доработку в системе и внести необходимые изменения. Затем, направить план график на ЕИС повторно.

Однако, если заказчик уже успел удалить план-график в ЕИС (делать этого не следует!), система не даст направить измененный план-график обычным способом. Для направления плана-графика в этом случае следует использовать пункт меню «Направить документ в ЕИС как новый».

3️⃣При вводе кода ОКПД на вкладке товары/работы/услуги, при попытке заменить ранее введенный код, справочник кодов не выдает в поиске нужного кода.

Решение: для корректного поиска по справочнику, необходимо полностью удалить из поля ранее введенный код ОКПД и осуществить поиск нужного кода повторно. Аналогичное решение применяется и при замене кода в других документах.

4️⃣При попытке направить план-график в ЕИС появляется ошибка: «Не найден план-график закупки по ID». Проблема обычно возникает в двух случаях:

• Если заказчик удалил в ЕИС ранее отправленный из системы план-график;
• Если заказчик пытается направить на ЕИС версию плана-графика, сформированную не из последней версии в системе. Это происходит, когда в системе существует версия плана-графика, не прошедшая контроль на ЕИС, а формирование изменений делается из предыдущей версии, содержащейся в фильтре «Опубликовано».

Решение: в первом случае необходимо выбрать в меню вместо пункта «Отправить документ в ЕИС» пункт «Отправить документ в ЕИС как новый». Во втором случае, следует удалить версию плана-графика, которую заказчик пытается направить, перейти в фильтр «Контроль по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ не пройден», отправить находящуюся здесь версию по маршруту на доработку и внести в нее изменения повторно. Затем направить данную версию в ЕИС.

5️⃣При формировании позиции плана-графика при указании уполномоченного органа необходимый уполномоченный орган отсутствует в справочнике организаций.

Решение: необходимо добавить уполномоченному органу права для размещения извещений на ЕИС. Необходимо связаться с уполномоченным органом, после чего подтвердить появившуюся заявку в ЕИС (личный кабинет руководителя. Пункт меню «Администрирование» – «Права Уполномоченных органов/ Уполномоченных учреждений на согласование сведений»).

6️⃣Была сделана заявка на загрузку плана графика/контрактов/исполнение контрактов с ЕИС, однако, загрузки не происходит. У заявки стоит аналитический признак «На регистрации».

Решение: для регистрации заявки необходимо обратиться в службу технической поддержки системы. После регистрации заявки, план-график будет загружен в систему в течение 3 часов, контракты – на следующий день.

Обращаем ваше внимание, что в систему автоматически не загружаются документы, которые были изменены в ЕИС, а также документы, размещенные вами в ЕИС до начала работы в системе. По этой причине, кроме форс-мажорных обстоятельств, не допускается работа с документами в ЕИС.

7️⃣Заказчик хочет добавить для позиции плана-графика новую целевую статью («цепочка КБК»), которая отсутствует в справочнике, однако, доступ к редактированию справочника закрыт.

Решение: необходимо обратиться в ваш ГРБС, доступ к редактированию справочника доступен только для ГРБС. Если вы – представитель ГРБС, следует обратиться в службу технической поддержки для добавления вам доступа к редактированию справочника.

8️⃣В ЕИС пришел протокол о несоответствии контролируемой информации. Необходимо внести изменения в план-график.

Решение: все необходимые изменения в план-график вносятся только через систему – редактирование плана-графика напрямую в ЕИС не допускается. Для редактирования необходимо найти ваш план-график в фильтре «Контроль по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ не пройден», выбрать его и нажать на кнопку [Отправить по маршруту], после чего он перейдет в фильтр «На доработке».

В фильтре «На доработке» документ будет доступен для редактирования. Для редактирования Позиции ПГ необходимо выделить документ и нажать на кнопку [Редактировать] или же воспользоваться двойным щелчком левой кнопкой мыши по документу.

В открывшейся форме документа необходимо внести корректировки в соответствии с причиной, по которой данный план-график не прошёл контроль по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ.

В случае, если не соответствует финансирование или указан КБК, который отсутствует в документе, на основании которого проводится контроль, то данную строку необходимо скорректировать на нужный КБК или удалить строку финансирования в Позиции ПГ. Удаление строки происходит по кнопке [Удалить строку].

В случае, если данная Позиция ПГ создана не верно или необходима корректировка ИКЗ, то данную Позицию ПГ необходимо отменить и создать новую Позицию ПГ. Для этого на вкладке «Основные данные» в поле «Отменена» необходимо указать значение «ДА». Но если на вкладке «Финансирование» указано не верное КБК, то необходимо его скорректировать, чтобы в ЕИС не отправлялось некорректная строка финансирования.

После внесения всей необходимой информации о предполагаемой позиции ПГ, документ следует сохранить по кнопке [Сохранить].  Исправленный план-график закупок необходимо будет повторно отправить по маршруту на согласование. А согласованный документ необходимо отправить в ЕИС и на финансовый контроль.

Аналогичным образом следует поступить в том случае, если редактирование позиции плана-графика понадобилось сделать уже после его отправки из Системы в ЕИС, но до момента его отправки в ЕИС на контроль. Если вы обнаружили ошибку в позиции на этом этапе, следует также данную Позицию ПГ в Системе отменить и создать новую Позицию ПГ с верными данными. Затем повторно отправить план-график в ЕИС.

Что делать, если возникли иные проблемы?

1️⃣У заказчика в списке документов отображаются не только его документы, а также и документы других организаций.

Решение: для ГРБС в системе предусмотрено отображение не только своих документов, но и документов подведомственных организаций. Для включения отображения только своих документов необходимо нажать на кнопку «Автофильтр» над списком документов и применить соответствующие фильтры, например, фильтр по заказчику.

Обращаем ваше внимание, что в списке документов отображаются фильтры только по тем столбцам, отображение которых у вас включено. Для включения/выключения столбцов необходимо нажать на кнопку со значком таблицы над нумерацией документов «Настройка видимости и порядка колонок» и поставить галочки напротив необходимых пунктов. После этого новые фильтры соответственно выбранным столбцам станут доступны в кнопке «Автофильтр».

2️⃣Заказчик не видит в фильтре необходимые документы.

Решение: необходимо проверить выбранный «Период» в верхней части окна. Если необходимый документ не попадает в выбранный период, он не будет отображаться в списке. Кроме того, если документ только что отправился по маршруту, он может не отображаться в фильтре сразу. Необходимо подождать и использовать кнопку «Обновить» (2 зеленые стрелочки) для обновления содержимого фильтра.

3️⃣Заказчик видит, что документ уже изменил свой статус на ЕИС (например, опубликован, или не прошел контроль), однако в системе статус не меняется.

Решение: изменение статусов в системе не происходит одновременно с ЕИС. Следует подождать, когда в систему придет измененный статус из ЕИС. Для мониторинга актуального статуса документа в системе используйте кнопку «Обновить» (2 зеленые стрелочки). Не следует пытаться работать с документом, имеющим неактуальный статус.

4️⃣Заказчик обратился в техподдержку ЕИС. Техподдержка ЕИС запросила XML-файлы из системы.

Решение: XML-файлы можно получить самостоятельно. Для этого необходимо направить документ в ЕИС повторно, но вместо «Отправки документа в ЕИС» выбрать пункт «Отправка документа в ЕИС с получением XML». Далее, сформированные XML-файлы можно будет найти, нажав «Журнал отправки документа в ЕИС» и кликнув по ссылке в тексте. В открывшемся окне файлы можно скачать, нажав на них мышью, либо по правой кнопке мыши на каждый файл, выбрав в меню – «Сохранить как…». Полученные 2 файла необходимо приложить к своему обращению в ЕИС.

5️⃣С 01.01.2022 введено обязательное электронное актирование. Как работать с ним в системе?

Решение: работа с электронным актированием в системе подробно описана в базе знаний на сайте разработчика системы по адресу https://helpgz.keysystems.ru/ru/complex-operations/elektronnoe-aktirovanie

Мы постарались разобрать все основные проблемы и решения в работе с ЕИС, но если у вас остались какие-либо вопросы, ждем их.