В связи с тем, что одна из моих компетенций внедрение изменений с целью развития компании, я регулярно сталкиваюсь с кадровым перестановками.
Одно из которых - увольнение как по инициативе самих сотрудников, так и по инициативе компании.
В режиме реального времени работаю над 3 проектами:
1. 3 сотрудника (от руководителя до специалиста), которые проработали в компании от 5-20 лет поменяли свои должности, а один из них уволился. Он отвечал за работу отдела по возврату и претензиям от клиентов.
И сейчас нужно обеспечить бесперебойный режим работы в связи с периодом активных продаж, когда количество возвратов и претензий кратно возрастает.
А 2е перешли в другие подразделения компании с изменившимся функционалом. Что потребовало деликатный подход к передаче дел и функций, накопленных за 20 лет, и комфортному обучению новым функциям в новом подразделении.
2. Кратно масштабированный отдел работы с маркетплейсами потребовал упорядочения и синхронизации, исполняемых функций каждого члена команды.
3. Наставничество руководителя розничной сети с целью максимально быстрой адаптации, восполнения необходимых компетенций и достижения плановых показателей продаж.
Во вторник состоялась встреча по работе над проектом с уволившимся сотрудником.
Я пригласил людей заинтересованных в решении вопроса и взаимодействовавших с уволившимся.
В начале встречи сделал оффтоп (вопрос не относящийся к теме встречи), после этого обозначил повестку дня.
Посмотрел на эмоциональное состояние каждого участника встречи, кто напряжен, кто расслаблен, кто пришел с претензий. Важно определить атмосферу собравшихся. Если люди пришли в состоянии конфликта, то начинать надо не с "разжигания костра", это важно для конструктивного диалога.
Так как сотрудник ушел не передав полностью все рабочие процессы, обрисовал повестку дня:
- Поток ценностей.
- Функционал сотрудника.
- Какие задачи остались требующие срочных решений.
Начали с того, что определить и зафиксировать действия сотрудника в бизнес-процессах компании, оформив это в виде карты потока ценностей.
Перечислить имеющиеся регламенты и инструкции и их местонахождение.
Данная процедура проходила в формате вопрос-ответ ко всем участникам встречи. Тем формируется полная картина, отражающая не только его функционал, но и взаимодействие с коллегами.
Регулярно встречаю ситуацию на которой такая встреча позволяет выявить отсутствующий функционал и улучшить бизнес-процесс. Если есть сотрудник, которому передали функции, то он за эту встречу погружается в свои должностные обязанности.
А если нет сотрудника на замену, то эта встреча помогает распределить функции между другими сотрудниками, до появления ответственного лица.
Когда в вашей компании или отделе все оцифровано, когда все регламенты и функциональные карты сотрудников находятся в надлежащем состоянии, такая встреча носит информационный характер, проходит быстро и онбординг нового сотрудника или перераспределение функций происходит без стресса и требует только отрегулировать мотивационную часть сотрудников, взявших на себя эти функции.
В противном случае эта встреча начинает процесс оцифровки и создания функциональных карт сотрудников, что тоже полезно для бизнеса.
Для того чтобы увольнение прошло быстро и без потерь для бизнеса забирайте чек-лист "Что нужно сделать при увольнении".
Результатом данной встречи стало:
1. Выяснили, что не на каждом участке процесса требующего регламента этот регламент есть.
2. Не все регламенты актуальны.
3. Создана карта потока ценностей, список действий сотрудника в обследуемом бизнес-процессе компании.
4. Такой подход позволяет поместить всех в единое информационное поле всех проблем с понятными формулировками, определить порядок их решения с учетом мнения членов команды.
5. Определены первые шаги по обеспечению функционирования бизнес-процесса который обеспечивал уволившийся сотрудник.
Кадровые перестановки это всегда стресс, в стрессе сложно вспомнить всё, что надо сделать, чтобы не навредить бизнесу, по этому я подготовил материал, который поможет пройти этот путь максимально легко.
Забирайте памятку чек-лист "Что нужно сделать при увольнении", чтобы обезопасить себя и бизнес.