1 сентября должен был вступить в силу новый порядок подписания электронных документов сотрудниками организации — с квалифицированной электронной подписью (КЭП) физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД) от руководителя организации. Но срок перехода продлили на год: изменения начнут действовать 1 сентября 2024 года. Делимся опытом, как организациям работать сейчас и подготовиться к переходу.
Как работать с ЭЦП в переходный период
С 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2024 года действует переходный период. Новые ЭЦП сотрудников с сертификатом организации уже не выдают, но пользоваться старыми ещё можно. Если у вас есть действующая ЭЦП сотрудника, вы можете подписывать документы по старым правилам.
Мы рекомендуем организациям подготовиться к переходу заранее и в течение этого года выпустить электронные подписи физлиц и машиночитаемые доверенности. Если вы уже выпустили КЭП и МЧД, следует пользоваться ими.
Как работать с ЭЦП с 1 сентября 2024 года
Согласно Федеральному закону от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ, электронные подписи сотрудников с сертификатом юрлица перестанут действовать 1 сентября 2024 года. С этого момента документы нужно будет подписывать квалифицированной электронной подписью физического лица и прикреплять доверенность от организации в машиночитаемом формате.
Доверенность нужна, если документы подписывает не директор компании, а сотрудник, например бухгалтер. Она подтверждает полномочия работника, так как в подписи физлица нет данных о его связи с организацией.
Трудности перехода
По нашему опыту, новые правила усложнили подписание документов. Раньше компания через оператора ЭДО получала электронные подписи и для директора, и для сотрудников. Выпуск сертификата занимал 5–7 минут, а пользоваться им можно было 1–1,5 года.
Сейчас этот процесс состоит из нескольких этапов.
- Каждому сотруднику нужно выпустить сертификат физлица. Это можно сделать через портал «Госуслуги», МФЦ, оператора ЭДО или ФНС.
- Организация должна выпустить доверенность на имя сотрудника в машиночитаемом формате и направить её в налоговую инспекцию.
Особенно много работы прибавилось у бухгалтеров на аутсорсинге. Им нужно до 1 сентября следующего года выпустить сертификат физлица и получить доверенности от каждой компании, с которой они работают. По новым правилам бухгалтер подписывает документы своей электронной подписью и прикрепляет доверенность компании.
Мы начали переход на ЭЦП физлиц и доверенности в августе, и столкнулись с тем, что большинство сервисов документооборота не позволяют отправить машиночитаемую доверенность в налоговую инспекцию. Нам удалось это сделать только в сервисе «Контур.Экстерн», а до этого приходилось относить доверенность на бумаге в ФНС.
Вероятно, неготовность сервисов к работе по новым правилам стала основной причиной переноса сроков. Но для бизнеса это хорошая новость, так как у компаний есть год, чтобы разобраться в новых процессах и наладить документооборот.
Чтобы настроить бухучёт в вашей компании и перейти на аутсорсинг, оставляйте заявку.