Доля компаний с удалёнными сотрудниками в общем объёме растёт. Количество россиян, желающих работать удалённо, в 2023 году выросло на 79% по сравнению с прошлым годом.
Однако в расчётах с удалёнными сотрудниками есть свои подводные камни. Расскажем о трёх ошибках, которые допускают многие бухгалтеры.
Ошибка 1. Не облагают НДФЛ и взносами компенсации, не подтверждённые документально
Нормы НК по НДФЛ и взносам дополнили новой необлагаемой выплатой - это возмещение дистанционным сотрудникам расходов, связанных с работой. От НДФЛ и взносов освобождены компенсации в размере, который подтверждён документами, либо выплаты без документов на основании локального акта компании, но не больше 35 руб. за день. Такую же выплату компании вправе учитывать в расходах. Проблема в том, что правила для налога на прибыль и НДФЛ со взносами вступают в силу в разное время.
Как правильно?
Компенсацию в 35 руб. можно учитывать в расходах с 31 августа 2023 г. А вот освобождение выплаты в 35 руб. от НДФЛ и взносов начнёт действовать только с 1 января 2024 г. В 2023 г. НДФЛ и взносами не облагается только возмещение расходов, которые подтверждены документами. Вы вправе уже сейчас предусмотреть компенсацию в 35 руб. в локальных актах, чтобы учитывать её в расходах. Но до конца года начисляйте на выплату взносы и удерживайте НДФЛ.
Ошибка 2. Занижают компенсацию или оплачивают всё подряд
Закон обязывает обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию, а также возместить иные расходы (ст. 312.6 и 312.9 ТК). Точного списка нет. Из-за этого возникают споры.
Как правильно?
Размер компенсации нужно обосновать. Обычно выплата состоит из двух частей. Первая — компенсация за использование личного оборудования. Вторая — возмещение затрат. Но налоговая не примет расходы, если вы будете оплачивать интернет за весь месяц, гасить счета на электричество и т. д. Учитывайте рабочее время сотрудника и платите компенсацию пропорционально сумме.
Занижать или вовсе не платить компенсацию тоже рискованно. Сотрудник может взыскать её через суд. В одном деле работница потребовала компенсировать использование роутера, сетевых фильтров, рабочего кресла, клавиатуры, мыши с ковриком, антивируса, смартфона, защитного стекла и чехла для смартфона. С учётом должностных обязанностей сотрудницы суд встал на её сторону (решение Коминтерновского районного суда г. Воронежа от 30.08.2022 № 2-3559/2022).
Ошибка 3. Не увеличивают зарплату на районный коэффициент
Если компания находится в местности, где районных коэффициентов нет, то и удалёнщикам, как правило, зарплату выдают без их учёта.
Как правильно?
Ориентироваться нужно не на место нахождения работодателя, а на место жительства сотрудника. Если он проживает в районе Крайнего Севера или приравненных к нему местностях, умножайте зарплату на коэффициент (письмо Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1).
