ТЕХНИКА
МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ТЕХНИКИ
У меня есть два типа проблем: срочные и важные.
Срочные не важны, а важные - всегда несрочные.
Идея распределять время по важности и срочности возникла у 34-ого президента США Дуайта Эйзенхауэра. А оформил и популяризировал ее Стивен Кови в своем бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» при описании третьего навыка:
Сначала делайте то, что необходимо делать сначала.
ВАЖНЫЕ
1 - сделайте это немедленно
Критические ситуации. Неотложные Профилактические действия. проблемы. Проекты с горящим сроком исполнения.
II - запланируйте
Установление связей. Поиск новых возможностей. Анализ и планирование. Восстановление сил.
НЕВАЖНЫЕ
II - делегируйте
Посторонние разговоры и телефонные звонки. Маловажная корреспонденция, сообщения.
Неважные встречи. Предстоящие неотложные дела. Ненужные отвлечения.
IV - минимизируйте
Рутина. Пустая трата времени.
Праздное времепрепровождение.
Технику можно использовать для распределения задач на день или долгосрочного планирования.
Поставьте цель, которую вам важно реализовать.
И распишите все текущие дела по квадрантам, честно сверяясь с тем, насколько эти дела приближают вас к реализации цели. Не забудьте про отдых и важные дела из других сфер - они так же могут влиять на результат.
СРОЧНО И ВАЖНО
Квадрат кризисов. Дела, которые требуют немедленного исполнения. Важные задачи, которые вышли из под контроля или возникли внезапно.
Требуют немедленного исполнения.
Например, сделать отчет, по которому горят сроки, или вылечить больной зуб.
Вопросы - это точно так важно и срочно? Что изменится, если я не сделаю это дело? Каковы последствия? Насколько они критичны?
Задача для этого квадрата - стараться минимизировать такие задачи. Опасность - стресс, выгорание, состояние постоянной борьбы. С этим поможет планирование и следующий квадрат.
НЕ СРОЧНО И ВАЖНО
Квадрат планирования. Перспективные задачи, которые напрямую влияют на достижение ваших целей. Например, анализ или ежедневные физические занятия.
Вопросы - какие дела, если делать их регулярно, приведут меня к большим переменам? Какие действия наиболее ключевые и эффективные в реализации моей цели?
Задача для этого квадрата - дать таким задачам больше времени. Это основа нашей эффективности.
Именно здесь баланс, дисциплинированность, видение перспективы, минимизация кризисных ситуаций.
СРОЧНО И НЕ ВАЖНО
Квадрат иллюзий. Дела, которые мы наделяем срочностью, но они мало влияют на наши результаты. Мы могли бы заниматься шагами, приближающими нас к цели, но вынуждены заниматься бесконечной перепиской. Что создает иллюзию постоянной занятости. Это те самые - хорошо бы, но у меня абсолютно нет времени.
Вопросы - насколько выполнение этой задачи приближает меня к цели? Как это можно оптимизировать? Кому и как я мог бы это делегировать? Что для этого необходимо? С чего малого я могу начать?
Задача для этого квадрата - стараться делегировать, минимизировать, оптимизировать такие задачи.
НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО
Квадрат, убивающий наше время. Сюда утекает наше время. Обычно это самые легкие и приятные дела, на которые мы с удовольствием тратим время.
А затем приходит чувство вины, неудовлетворенность жизнью и разочарования. Например, залипание в соцсетях, просмотр новостей.
Вопросы - как я чувствую себя после того, как потратил время на эти задачи? А спустя время?
На что бы я и правда хотел тратить время? Что меня наполняет и приносит чувство удовлетворения?
Задача для этого квадрата - максимально минимизировать подобные задачи. И работать со своим состояниям - запланируйте качественный отдых в квадрате 2.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основная задача эффективного управления временем
- держаться подальше от квадратов 3 и 4, уменьшать задачи из квадрата 1 и усиливать свое внимание на квадрате 2.
Основа распределения времени по важности и срочности - понимание своих принципов и миссии.
Что изменится в моей жизни, если я буду делать эти задачи? Насколько это соответствует моим целям, мечтам и идеалам?
Если я не сделаю эту задачу, как это повлияет на мою жизнь? На чем бы я хотел сосредоточить свое внимание? Какие действия дадут наибольший результат в перспективе?