Не буду писать длинную преамбулу. Скажу, что специалисты административной поддержки бизнеса часто сталкиваются с проблемой выбора тех или иных отделочных материалов, мебели и оборудования. Здесь хочу поделиться с вами советами, что нужно делать, чтобы ваш выбор был максимально правильным и обоснованным.
1. Определите верхнюю границу бюджета. Скорее всего, при защите бюджета на проект у вас была заложена точная или хотя бы ориентировочная сумма на него, которая рассчитывалась из предполагаемых затрат на составляющие элементы. Подходя уже непосредственно к выбору тех или иных материалов (мебель, ковролин, освещение и т.д.), еще раз посмотрите на нее и зафиксируйте верхнюю границу, сколько вы готовы потратить.
2. В рамках вашего бюджета подберите достаточно большое количество разнообразных вариантов («длинный список»: это может быть 10, 20 или даже 30 и более) тех материалов или изделий, которые вы выбираете.
3. Составьте анкету для сравнения различных производителей и марок. Каждому анализируемому параметру проставьте балл. Например, от 1 до 10. Кроме того, в зависимости от ваших целей всем параметрам можно проставить веса. Для наиболее важных критериев вес может составить 1, для менее важных может быть 0,4 или 0,5.
С моей точки зрения, наиболее важными критериями для сравнения являются: оценка внешнего вида (соответствие дизайн проекту или просто «нравится» лицам, принимающим решения), цена, срок гарантии, опыт поставки аналогичного количества изделий для других проектов, срок изготовления, физические параметры (например, для кресел это может быть количество возможных настроек, характеристики используемых тканей), и так далее.
4. По результатам оценки проведите ранжирование и выберите "короткий список", с которым вы будете дальше работать. Не стоит здесь оставлять сильно много позиций, достаточно 3-5 штук.
4. Проведите физические испытания. Например, в случае ковролина испытайте, как он будет чиститься после того, как на него пролили кофе, или как он реагирует на шпильки или зацепки мебелью; для кресел - также обращайте внимание на чистку и его реакцию на физическую силу. Оцифруйте также результаты испытаний. Эти данные также впишите в анкету и проставьте для них веса.
5. Соберите фокус группу и проведите пользовательское тестирование. В случае кресел попросите 10, 30, 50 ваших коллег посидеть в оцениваемых креслах и оценить, насколько они им удобны, насколько в целом им они нравятся. Такие же испытания можно делать и с ковролином, и с любыми другими материалами и изделиями. Результаты также оцифруйте и добавьте в таблицу.
6. Теперь у вас есть полная картина сравнения с подтвержденной методикой. Скорее всего у вас уже есть лидер. Если же две-три позиции получили одинаковое количество баллов, то вы должны определить для себя, что наиболее важно и исходя из этого сделать уже финальный выбор. Если вы создаете уникальный по красоте офис - то посмотрите еще раз на внешний вид, если хотите сэкономить - то закупайте самый дешевый из "победителей", а если ключевой фактор - счастье людей, то посмотрите, что понравилось вашим коллегам на этапе тестирования.
7. Закупайте, если у вас нет сложных закупочных процедур и вам не придется придумывать велосипед, чтобы приобрести нужные позиции))