Электронный документооборот позволяет существенно сократить время на обработку документов, уменьшить расходы на канцелярские товары и оргтехнику. Но некоторые компании все еще оформляют договоры и счета на бумаге, потому что боятся делать ошибки в файлах ЭДО.
Вместе с экспертом разбираемся, насколько страшны ошибки в ЭДО и как исправить самые распространенные из них.
Ошибка на старте: переход на ЭДО без обучения сотрудников
Есть нюансы, которые отличают порядок заполнения документов в ЭДО от бумажных. Их часто не учитывают начинающие пользователи ЭДО.
«В нашей практике есть характерный пример. Компания распечатывает договор, подписывает его с двух сторон, после этого присваивает ему номер и дату от руки и регистрирует в системе. Но в ЭДО нельзя вносить изменения в документ после подписания, нужно сначала зарегистрировать договор с номером в ЭДО, а потом подписывать. К тому же получается, что номер договора можно увидеть, только открыв файл — контрагент может не обратить на это внимания после получения договора и присвоить ему другой номер. В результате возникает путаница», — говорит Виталий Занин, руководитель проекта Электронный документооборот в ЭТП ГПБ.
Избежать этой и других элементарных ошибок можно, если заранее позаботиться об обучении сотрудников. Для этого, например, специалисты ЭТП ГПБ проводят семинары в офисе клиента или онлайн — обычно достаточно одного занятия.
После подключения оператор ЭДО предоставляет круглосуточную техподдержку. Если компания не пользуется веб-сервисами оператора, а интегрирует ЭДО, допустим, в 1С, техподдержку тоже оказывают, просто делать это немного сложнее, потому что нужно учитывать общий ИТ-ландшафт компании.
Неверные данные в неформализованных документах
К неформализованным документам ФНС не предъявляет строгих требований по оформлению, и они могут быть сохранены в любом формате: doc, xlsx, jpg, pdf. При работе с ними в ЭДО можно допустить те же ошибки, что и в бумажных документах. Например, вписать неправильные реквизиты для оплаты, номер или название контрагента — обычно это просто опечатка.
Многие компании сохраняют бумажный документооборот, чтобы исправлять такие ошибки задним числом (то есть оформляют документ заново с той же датой). «Это самая частая причина отказа от перехода на ЭДО, — замечает Виталий Занин. В электронных документах действительно нельзя поставить прошедшую дату, но это не значит, что нельзя вносить в них правки.
Любой документ можно аннулировать, исправить и перевыпустить с текущей датой. Например, если ошибку нашли в действующем договоре, его можно переподписать, указав, что он вступил в силу, например, месяц назад. Еще один вариант — оформить к договору дополнительное соглашение и указать верные данные вместо ошибочных. Это стандартная юридическая практика.
Неправильные данные в формализованных документах
Формализованные документы подаются в ФНС для отчетности. В первую очередь к ним относятся универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры. Согласно приказам ФНС № 820 и 189, такие документы нужно оформлять по установленному образцу и сохранять в ЭДО только в формате xml. Если после подачи отчетности налоговая нашла ошибку в документе, она отправит запрос с просьбой проверить данные.
Здесь алгоритм такой же, как при исправлении неформализованных документов. Можно выпустить корректирующий счет-фактуру и уведомить контрагента. В ФНС тоже нужно сообщить, что документ исправлен, — это можно сделать при подаче отчетности в следующем квартале или полугодии.
«Еще один большой плюс ЭДО — доступ к документам в любой момент с любого устройства. Отчетность за прошлый год можно открыть парой кликов, а не искать в коробках в офисной подсобке. К тому же архив ЭДО нельзя нечаянно удалить: все файлы хранятся на серверах оператора», — подчеркивает Виталий Занин.
Использование некорректной цифровой подписи
Существует несколько видов электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. В ЭДО пользуются в основном квалифицированной подписью: она самая регламентированная, дает документам юридическую силу. Неквалифицированную тоже можно использовать, но только если контрагенты подписали об этом соглашение, то есть согласились, что она приравнивается по силе к квалифицированной.
Система ЭДО может еще на этапе регистрации документа указать на ошибку, если это простая электронная подпись, а не усиленная или подпись отозвал удостоверяющий центр и она недействительна.
Отправка документов в роуминге не тому адресату
Когда у вашей компании один оператор ЭДО, а у контрагента — другой, обмен документами между ними называется роумингом. Иногда у получателя несколько учетных записей у разных операторов ЭДО, и если заранее не уточнить, куда направлять документ, может получиться, что контрагент ждет его в другой учетной записи.
Если документ уже попал не в ту систему, его можно отозвать и отправить верному получателю.
В целом при работе как с электронными, так и с бумажными документами нужна простая внимательность, чтобы минимизировать вероятность ошибок. В ЭДО исправить ошибку так же просто, как на бумаге, при этом обмен документами с контрагентами — в разы быстрее.
Если вы хотите работать с ЭДО, но что-то останавливает, спросите у наших экспертов.
