Как организовать почту?

-

Вступление

Хранить всё во "Входящих"? Или аккуратно разложить по папкам?

Такой выбор встает перед нами, когда мы организуем свою почту, и оба способа имеют свои плюсы и минусы.

Хранить во "Входящих"

Из плюсов: не требует вообще никаких действий.

Из минусов:

• Сложно найти нужное письмо, если не помнишь точных параметров для поиска,
• Со временем ящик достигает предела вместимости, что-то нужно будет удалить, но сложно определить, что именно,
• Бонусом для перфекционистов: общее ощущение бардака.
• И количество писем выглядит устращающе:

Пример папки "Входящих", не разбиравшейся 2 года

Создать папки и хранить в них

Из плюсов: всё по полочкам.

Из минусов:

• Раскладка по папкам занимает время,
• Ящик со временем забивается,
• В крайнем варианте - папок больше, чем писем.

При этом при грамотном подходе именно такой вариант позволит создать удобную и эффективную систему организации информации.

Система, которая позволяет это сделать, называется GTD и описана в книге "Как привести дела в порядок".

Работа с почтой по GTD

Суть метода можно свести к двум тезисам:

1. Не держите информацию в голове, выписывайте её.
2. Рассортируйте контент, чтобы легко его находить.

К реализации. Сначала контент входящей почты мысленно делим на:

1. Задачи
2. Встречи
3. Информацию

Что делаем с задачами?

Задачи делим на:

• Короткие (⏱️). Это задачи, на выполнение которых нужно не более двух минут. Их ещё называют "двухминутки". Пример: позвонить И.И., подтвердить бронь.
• Разовые (✅). Это задачи, которые делаются за одно действие. Пример: сверить и поправить статусы заявок по отчёту.
• Проектные (💼). Это задачи, которые выполняются более чем за одно действие. Пример: открыть новый Дилерский Центр.

Что с ними делаем в почте:

• Короткие (⏱️) → делаем сразу. Это будет быстрее, чем переносить письмо в папку в почте и/или фиксировать в задачнике.
• Разовые (✅) → переносим их и дальнейшую переписку из "Входящих" в отдельную папку под названием @В РАБОТЕ (а если в Outlook выбрать параметр «Группировать по беседам», то в папке вся переписка будет в одной группе).
• Проектные (💼) → есть два варианта. Первый: переносим их из "Входящих" в отдельную подпапку с названием проекта под папкой @В РАБОТЕ. Второй: без подпапки переносим в папку @В РАБОТЕ.

Что делаем со встречами?

Есть три варианта:

1. Принять → и тогда событие автоматически упадёт в "Календарь" с базовым напоминанием за 15 минут.
2. Отклонить → и тогда событие упадёт в "Корзину".
3. Под вопросом → и тогда неплохо бы перенести такое событие в папку @В РАБОТЕ, так как вам нужно будет принять и озвучить решение, а это задача.

Что делаем с информацией?

Для начала важно научиться разделять информацию на три типа:

1. Справочная (🗂) – это письма с инструкциями, нужными контактами и прочей информацией, которую полезно сохранить.

Письмо с инструкцией, которую полезно сохранить

2. Рассылки (📑) – регулярные письма с одинаковыми названиями и контентом. Обычно это регулярные отчёты, отбивки техподдержки, чеки по командировкам.

Регулярное письмо, к которому возможно потребуется обратиться позже

3. Информация (🗑) – письма, цель которых проинформировать вас о чем-то без необходимости дальнейших действий.

Информационное письмо, которое после прочтения больше не потребуется

Что с ними делаем в почте?

• Справочные (🗂) → перекладываем в папку @СПРАВКА.
• Рассылки (📑) → создаем для них папку @РАССЫЛКИ и, самое важное, создаем правила в почте, чтобы письма переносились туда автоматически. Это сильно экономит время при обработке "Входящих".

Важный момент: автоматизировать нужно только те письма, над которыми не нужно совершать действия.

Пример-1: в письмо с отчетом по складским остаткам может потребоваться заглянуть за информацией несколько раз в месяц, но делать с ним, по сути, ничего не нужно. Такие письма можно и полезно автоматизировать.

Пример-2: после письма с отчетом по тайному покупателю нужно будет провести разбор с продавцом. Это задача, её путь → в папку @В РАБОТЕ. После разбора письмо можно будет вручную перенести в @РАССЫЛКИ, чтобы, например, сравнить со следующим результатом.

• Информация (🗑) → их девиз - "прочитать и удалить", доп. папок не нужно.

Резюме

Вот и вся схема. Давайте сведём её воедино.

Для работы нам нужно три папки:

@В РАБОТЕ - сюда уходят письма с задачами (✅). При этом "двухминутки" (⏱️) делаем сразу, а для проектов (💼) можно создать подпапки.

@СПРАВКА - здесь складируем инструкции, правила, контактную и прочую информацию, которую после прочтения полезно сохранить (🗂). Информацию, которую после прочтения сохранять не нужно, удаляем сразу (🗑).

@РАССЫЛКИ - здесь храним автоматические рассылки с информацией, которая может потребоваться в будущем (📑). Перенос писем туда из "Входящих" автоматизируем с помощью правил.

Итогом разбора и автоматизации станет пустая папка "Входящие", сфокусированные в одном месте задачи, и лежащая по местам справочная информация с быстрым доступом к ней.

Пример структуры папок

Бонус: пара советов

Совет 1: создайте папки поиска.

Полезно бывает иметь письма от конкретного адресата в одном месте. При этом такой подход не согласуется с вариантом структуры почты выше, ведь от одного и того же адресата могут быть как задачи, так и отчёты со справочными письмами.

Здесь выручат «папки поиска». Они находят контент от адресата во всех папках и отображают в одном месте, никуда их при этом не перемещая.

Как создать в версиях Outlook до 2019: инструкция-1.

Как создать в версиях Outlook после 2019: инструкция-2.

Таким образом у вас и в почте порядок, и найти письмо от конкретного адресата легко.

Совет 2: создавайте справочные письма.

Иногда справочная информация приходит не письмом, а в рабочем чате, или вообще была озвучена по телефону/в устной беседе.

В таком случае создайте письмо, перенесите туда нужную информацию, отправьте себе и перенесите в папку @СПРАВКА. Ещё можно создать правило, чтобы письма от вас переносились в эту папку автоматически.

Совет 3: создайте аналогичные папки в личной почте.

Логика переноса писем та же. Чем полезно:

• Всегда под рукой промокоды (в папке @РАССЫЛКИ). Ни одна пицца не была куплена без них 😊.
• Чеки не заполняют "Входящие" и их легко найти. Пригодилось, когда мой платёж по ЕПД не могли найти. Нашёл в папке, отправил в саппорт, вопрос закрылся.
• Легко найти интересные статьи. Интересные - в папке @В РАБОТЕ, читаю в транспорте. Не интересные - в корзине.
• В @СПРАВКЕ календарь забегов на год, подборки, что посмотреть в городе, различные инструкции.

Совет 4: ставьте галку "Выполнить правило сейчас".

При создании правил для почты в конце есть незаметный чек-бокс "Выполнить правило сейчас". Её нажатие сразу перенесёт все письма в нужную папку и применит другие параметры. Помню, как радовался, когда при первом разборе почты у меня за раз уходило из @ВХОДЯЩИХ по 20-50 писем в корзину или в @РАССЫЛКИ.

Так выглядит кнопка в версиях Outlook после 2019

Совет 5: удаляйте лишнее.

Раз в неделю / месяц или во время особенно скучных скайпов пройдитесь по папкам и удалите устаревшие письма. Так вам будет легче найти нужные, а дополнительным плюсом будет соблюдение лимита почтового ящика. Не забудьте про папку «Отправленные», письма в ней тоже имеют вес!

На этом всё, всем успешной настройки почты и пустых "Входящих"!