Бухгалтеры отвечают однозначно: отпуск и командировка несовместимы. Однако бывают нестандартные случаи, когда деловая поездка и отдых идут друг за другом или работодатель отзывает сотрудника из отпуска и направляет в командировку. Ostrovok.ru Командировки разбирает такие спорные вопросы в этой статье.
Отпуск сразу после командировки
Сотрудник имеет право уйти в отпуск на следующий день после завершения бизнес-поездки. В этом случае порядок действий такой:
- До деловой поездки, как обычно, выпускается приказ о командировке, и работник получает на руки аванс и суточные.
- Необходимо заранее — до командировки — ознакомить сотрудника с приказом об отпуске под роспись. Если в организации используется электронный документооборот, приказ об отпуске можно подписать и во время делового путешествия.
- Уже после возвращения из отпуска он в течение трёх дней заполняет и сдаёт авансовый отчёт о деловой поездке.
Сотрудника отзывают из отпуска в командировку
Согласно статье 125 ТК РФ, работодатель может отозвать сотрудника из отпуска только при его согласии, при этом не допускается досрочное возвращение для:
- работников, не достигших 18 лет,
- беременных женщин,
Если работник согласен поехать в деловую поездку во время своего отпуска, выпускается приказ об отзыве на работу. Тогда неотгулянные дни он может использовать в другое удобное время, например, уйти в отпуск сразу после командировки или добавить сэкономленные дни к следующему отпуску.
Командировка на следующий день после отпуска
Если сотрудник возвращается из отпуска накануне командировки, бюрократические формальности лучше уладить заранее: ознакомиться с приказом о командировке, получить суточные и забронировать билеты, трансфер и проживание.
Вылет в отпуск из места командировки
Работодатель обязан оплатить только те расходы, которые связаны с командировкой. Компания может возместить сотруднику некоторые затраты, не связанные напрямую с бизнес-поездкой, например, билет из места отпуска в город проживания, однако тогда организации придётся заплатить с этого билета НДФЛ и страховые взносы.
Вылет в командировку из места отпуска
Если сотрудник отправляется в командировку не из своего города, а из места отпуска, то компания оплачивает билеты и указывает эти расходы для налоговой как расходы организации. Как обычно, сотруднику выплачивают суточные и возмещают обратный рейс из деловой поездки, отель и представительские расходы, согласованные компанией.
Отпуск в месте командировки
Работодатель обязан возместить все расходы во время делового путешествия: проезд, проживание, суточные и другие затраты на все командировочные дни.
Но если командировка плавно перетекла в отпуск и сотрудник не вернулся домой из другого города, обратный билет ему не оплатят. Дело в том, что работник в это время находился в отпуске, а, значит, получил выгоду. Компания может пойти навстречу и купить обратный билет, однако с этих расходов ей придётся уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Разделяйте бронирования по направлениям, чтобы компании было проще отчитаться перед налоговой: билет к месту командировки бухгалтерия зачтёт как расход организации, а обратный билет из отпуска — как налогооблагаемые расходы.
Отпуск во время командировки
Ежегодный отпуск не может совпадать с командировкой: в этом случае командировка прерывается. После того как сотрудник вернётся из отпуска, его (по документам) направляют в следующую командировку и выпускают новый приказ.
Выводим формулу: разделять командировку и отпуск, заранее планировать даты деловой поездки и автоматизировать бронирование и работу с документами для бОльшей гибкости.